Guías y Modelos

Muchas de las empresas con códigos de conducta, políticas escritas y controles dentro de su estructura, sucumben cada vez más en acciones corruptas, teniendo entre otras causas la incursión en mercados emergentes con antecedentes de corrupción, las presiones internas por resultados financieros, acuerdos con clientes, soborno a vendedores y comisiones por adquisición de negocios, entre otros.

Las políticas y procedimientos que regulan las copias de seguridad, deben garantizar la integridad de los datos después de la copia, el almacenamiento y recuperación de la información, de tal forma que ante un Plan de Contingencia la organización pueda continuar su operación con normalidad dentro del menor tiempo posible después de la contingencia.

Las empresas cada vez dependen más de las aplicaciones informáticas para alcanzar sus objetivos, por lo cual es fundamental considerar los riesgos que afectan los procesos de negocios, entre los que encontramos controles a los registros, segregación de funciones, consecutivos, totales de control y auditorías que se emiten directamente de los aplicativos informáticos, siendo la guía, un acompañamiento para realizar dicha evaluación.

El Control de Autorización es clave para el fortalecimiento del sistema de control interno en cualquier organización, pues el mismo cubre actividades que se desarrollan en el día a día de los procesos por parte de los colaboradores, que a su vez fueron designados partiendo del nivel que tienen dentro de la estructura organizacional.

Es común escuchar en aquellas organizaciones que no tienen un sistema de control interno robusto, o que simplemente por ser de una estructura pequeña, un solo colaborador dentro de un proceso tiene el control desde el inicio de la operación hasta el final, o realiza más de dos etapas de dicha operación, lo cual ante los ojos de toda la organización pareciera ser un proceso normal, un colaborador comprometido con la organización que puede hacerlo todo, o un colaborador que nos ahorra un cargo adicional.

El presente documento presenta las responsabilidades y temas más comunes de los comités de auditoría. Importa mencionar que cada comité de auditoría es único y debe adaptarse al entorno específico de la compañía. Los comités de auditoría se reúnen formalmente con los auditores internos y externos, al igual que con miembros de la administración, varias veces al año.

La Organización de Cooperación y de Desarrollo Económicos (OCDE), constituye un foro único en su género, donde los gobiernos trabajan conjuntamente para afrontar los retos económicos, sociales y medioambientales que plantea la globalización.

Este Código de conducta comercial y política de ética cubre una amplia gama de prácticas y procedimientos comerciales. No cubre todos los problemas que puedan surgir, pero incluye principios básicos para guiar a todos los empleados de la empresa.

La destrucción del inventario debe documentar claramente, los productos destruidos, las causas, los asistentes y el método de destrucción, entre otros aspectos, pero en todos los casos dejando evidencia del procedimiento adelantado.

La toma del inventario físico debe estar acompañada de una guía que registre los lineamientos a seguir antes, durante y después del inventario, de tal forma que cada una de las partes tengan una orientación en cada etapa.

Desarrollar inventarios cíclicos representa un ahorro en costos y mejora en la eficiencia de la operación, así como permite identificar oportunamente las desviaciones en sus saldos.

La segregación de funciones es un control clave dentro de cualquier organización independientemente de su tamaño o industria. Su enfoque se orienta a que ningún colaborador tenga el control desde el inicio de la operación hasta el final, o realice más de dos actividades de control dentro de un proceso. Considerando lo anterior, las organizaciones deben propender por el equilibrio entre las diferentes funciones y niveles de supervisión, mitigando así los errores, irregularidades o conflictos de interés potenciales.

Los indicadores clave de rendimiento son fundamentales dentro el fortalecimiento del sistema de control interno, dado que permiten medir el cumplimiento de las metas y evaluar los resultados y desempeño presentados en cada uno de los procesos.

La conciliación permite validar la integridad y completitud de los datos que tienen dos fuentes distintas de información, tal como ocurre con la conciliación bancaria, en donde se compara el auxiliar de bancos (fuente contabilidad) con el extracto bancario (fuente banco). Así las cosas, las organizaciones deben conocer como diseñar dicho control y así como la evaluación de su efectividad.

La Revisión de la Gerencia actúa como un control preventivo, el cual permite anticiparse a los eventos no deseados y por tanto actuar sobre las causas del riesgo, implementando acciones correctivas.