Guías y Modelos

La destrucción del inventario debe documentar claramente, los productos destruidos, las causas, los asistentes y el método de destrucción, entre otros aspectos, pero en todos los casos dejando evidencia del procedimiento adelantado.

La toma del inventario físico debe estar acompañada de una guía que registre los lineamientos a seguir antes, durante y después del inventario, de tal forma que cada una de las partes tengan una orientación en cada etapa.

Desarrollar inventarios cíclicos representa un ahorro en costos y mejora en la eficiencia de la operación, así como permite identificar oportunamente las desviaciones en sus saldos.

La segregación de funciones es un control clave dentro de cualquier organización independientemente de su tamaño o industria. Su enfoque se orienta a que ningún colaborador tenga el control desde el inicio de la operación hasta el final, o realice más de dos actividades de control dentro de un proceso. Considerando lo anterior, las organizaciones deben propender por el equilibrio entre las diferentes funciones y niveles de supervisión, mitigando así los errores, irregularidades o conflictos de interés potenciales.

Los indicadores clave de rendimiento son fundamentales dentro el fortalecimiento del sistema de control interno, dado que permiten medir el cumplimiento de las metas y evaluar los resultados y desempeño presentados en cada uno de los procesos.

La conciliación permite validar la integridad y completitud de los datos que tienen dos fuentes distintas de información, tal como ocurre con la conciliación bancaria, en donde se compara el auxiliar de bancos (fuente contabilidad) con el extracto bancario (fuente banco). Así las cosas, las organizaciones deben conocer como diseñar dicho control y así como la evaluación de su efectividad.

La Revisión de la Gerencia actúa como un control preventivo, el cual permite anticiparse a los eventos no deseados y por tanto actuar sobre las causas del riesgo, implementando acciones correctivas.

Implementar el Comité de Riesgos dentro de organizaciones diferentes a las del sector financiero, permite la identificación y gestión oportuna de los riesgos por un nivel especializado, así como contribuye en el cumplimiento de las prácticas de administración de riesgos en las diferentes líneas de negocio de las organizaciones.

El Comité de Auditoría debe contar con los lineamientos que regulan el desarrollo de su trabajo, para contribuir en la supervisión y vigilancia sobre la integridad de los estados financieros, el cumplimiento de los requisitos legales establecidos por la regulación, la independencia de la auditoría externa, el cumplimiento de los procedimientos de auditoría interna, así como supervisar la efectividad del sistema de control interno desde los objetivos y estrategias establecidos por las organizaciones.

La segregación de funciones es una de las principales actividades de control interno destinada a prevenir y/o reducir el riesgo de errores o irregularidades, y en especial el fraude interno en las organizaciones.

Hablar sobre la administración de riesgo de Fraude y de su materialización desde los más altos niveles de las organizaciones, es una realidad no reconocida por un porcentaje importante de las organizaciones, pues se considera que "nunca va a pasar un fraude en la organización", sin embargo, las estadísticas y las noticias de fraude nos anteponen a otra realidad de la cual solo somos conscientes, cuando dichos riesgos se materializan y más aún cuando cuantificamos los costos económicos y reputacionales para la organización.

La identificación de riesgos de fraude en las organizaciones, demanda un análisis de los procesos y de los controles tanto establecidos por la organización como de los que se deben implementar.

Documentar el plan estratégico es un documento mandatorio en las organizaciones y para lo cual utilizar un modelo cómo guía para su construcción, permite optimizar el tiempo tanto de su elaboración cómo para el seguimiento.

Todo el proceso ha de ser monitoreado con el fin de incorporar el concepto de mejoramiento continuo, así mismo el sistema de control interno debe ser flexible para reaccionar ágilmente y adaptarse a las circunstancias. Las actividades de monitoreo y supervisión deben evaluar si los componentes y principios están presentes y funcionando en la entidad.

El panorama de informes corporativos es muy dinámico. La creciente complejidad de los modelos de negocio, la conciencia cada vez mayor acerca del cambio climático y de la escasez de recursos, las tecnologías disruptivas y la comunicación 24/7 están desafiando las percepciones externas y las expectativas sobre el rol de los negocios en el siglo XXI, y sobre cómo debe medirse el éxito.