Auditoría de TI

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool. 

Hoy día, las organizaciones se encuentran inmersas en un mundo cada vez más digitalizado y por ello, buscan herramientas que optimicen sus procesos operativos y de control. En este entorno, la Automatización Robótica de Procesos (Robotic Process Automation - RPA) emerge como una tecnología transformadora, especialmente en el ámbito de la auditoría. Esta herramienta permite automatizar tareas repetitivas y basadas en reglas, liberando a los profesionales para enfocarse en actividades de mayor valor agregado. Basado en principios probados, RPA mejora la eficiencia y eleva la precisión y la cobertura en los procesos de auditoría.

Recordemos, ¿qué es RPA? La Automatización Robótica de Procesos es una tecnología innovadora que emplea bots o robots de software para realizar tareas repetitivas, estructuradas y gobernadas por reglas específicas. Estos bots imitan la interacción humana con sistemas informáticos, como clics en interfaces, entrada de datos o navegación por aplicaciones, sin necesidad de modificar los sistemas subyacentes. Es importante aclarar que RPA no equivale a inteligencia artificial (IA) en sí misma, aunque puede integrarse con ella para potenciar sus capacidades. En esencia, RPA se centra en la automatización de procesos estándar, tales como los siguientes:

• Captura de datos: extracción automática de información de fuentes diversas, como correos electrónicos, documentos o bases de datos.
• Comparación de información: análisis cruzado de datos para identificar discrepancias.
• Generación de reportes: creación de informes personalizados basados en datos procesados.
• Validación de transacciones: verificación de operaciones financieras contra criterios preestablecidos.
• Acceso a sistemas contables o ERP: interacción con plataformas como SAP, Oracle o Microsoft Dynamics para obtener o ingresar datos.

Al automatizar estas actividades, RPA reduce la carga manual, minimizando el tiempo y los recursos dedicados a labores rutinarias. La auditoría, tanto interna como externa, se basa en procesos sistemáticos que a menudo involucran revisiones repetitivas de datos y transacciones. Estas tareas consumen un tiempo considerable y son propensas a errores humanos, como omisiones o cálculos incorrectos. Aquí radica el valor de RPA: transforma la auditoría de un enfoque reactivo y basado en muestras a uno proactivo y exhaustivo. Algunos de los beneficios clave incluyen:

• Eficiencia: reduce drásticamente las horas invertidas en tareas rutinarias, permitiendo a los auditores concentrarse en análisis estratégicos.
• Precisión: elimina errores manuales en cálculos, transcripciones y validaciones, asegurando resultados consistentes.
• Cobertura ampliada: en lugar de revisar muestras estadísticas, RPA permite examinar el 100% de las transacciones, mejorando la detección de anomalías.
• Trazabilidad: cada acción del bot se registra automáticamente, creando un rastro auditable que facilita la revisión posterior.
• Reducción de costos: disminuye los gastos en auditorías internas y externas al optimizar recursos.
• Auditoría continua: los bots operan 24/7, permitiendo monitoreo en tiempo real en lugar de revisiones periódicas.

La RPA acelera procesos, fortalece la integridad y la confiabilidad de la auditoría en un entorno regulatorio cada vez más exigente. En la auditoría, RPA se aplica para recopilar evidencia objetiva y realizar pruebas sustantivas de manera eficiente. Sus usos principales son:

• Obtención de evidencia automatizada: extracción de reportes directamente desde sistemas ERP.
• Reconciliaciones automáticas de cuentas y saldos.
• Cruce de saldos con auxiliares para verificar consistencia.
• Pruebas sustantivas automatizadas: validación de transacciones contra reglas predefinidas, como límites de gasto o políticas internas.
• Comparación de listas de proveedores con listas negras para detectar conflictos de interés.
• Identificación de partidas inusuales, como transacciones atípicas que podrían indicar fraudes.
• Confirmaciones externas: envío masivo de correos electrónicos para confirmaciones de saldos o transacciones.
• Registro automático de respuestas recibidas.
• Archivado de evidencia digital para cumplir con requisitos normativos.
• Revisión de controles automatizados: comprobación diaria de accesos a sistemas y segregación de funciones.
• Validación de la integridad de datos para prevenir manipulaciones.

Estas aplicaciones permiten a los auditores entregar informes más robustos en menos tiempo, cumpliendo con estándares como las Normas Internacionales de Auditoría. RPA empodera a los auditores para actuar preventivamente, reduciendo la exposición a riesgos operativos y financieros.

Ahora bien, la implementación de RPA requiere un enfoque estructurado para maximizar sus beneficios. Las fases recomendadas son:

• Identificación del proceso: seleccionar tareas repetitivas, manuales y basadas en reglas, como reconciliaciones o validaciones.
• Análisis de factibilidad: evaluar si el proceso es estándar y tiene pocas excepciones; identificar potenciales barreras.
• Diseño del bot: definir flujos de trabajo, reglas de negocio, accesos requeridos y medidas de seguridad.
• Desarrollo y pruebas: construir el bot y validarlo con el equipo de auditoría para asegurar precisión.
• Implementación y monitoreo: desplegar el bot, registrando logs, errores y oportunidades de mejora.
• Escalamiento: integrar tecnologías avanzadas como IA (por ejemplo, procesamiento de lenguaje natural o visión computacional) para manejar tareas más complejas.

Una implementación exitosa depende de la colaboración entre equipos de TI, auditoría y cumplimiento. Por ejemplo, para una auditoría de facturación: Un bot descarga facturas del ERP, compara precios con contratos, identifica diferencias y genera reportes de excepciones. Resultado: Reducción de un 70% en el tiempo dedicado a pruebas sustantivas. Al integrar esta tecnología, las organizaciones pueden transformar sus procesos de control, reduciendo riesgos y costos mientras cumplen con normativas estrictas. Sin embargo, su éxito depende de una implementación cuidadosa y la gestión de riesgos asociados. Por ello, los auditores deben estar atentos a las anteriores consideraciones para conseguir los resultados esperados y lograr que la RPA constituya un apoyo fundamental en su trabajo.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia.