Auditoría Externa

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool

Un tema del que poco se comenta, pero que puede tener importantes repercusiones en el ámbito de la responsabilidad profesional, son las reclamaciones por servicios prestados en auditoría. Si bien son relativamente poco frecuentes, pueden llegar a ser excepcionalmente caras. Cuando un tercero que ha participado en una negociación no está conforme, por ejemplo una compra o una fusión, en la que ha participado el auditor examinando la situación financiera y las cifras involucradas en la transacción, podría alegar negligencia e incumplimiento de deberes, ausencia de buena fe y trato justo y reclamar valores asociados al precio de compra, la pérdida de ingresos del negocio y otros daños.

Los reclamos o quejas de los terceros o clientes normalmente versan sobre los siguientes asuntos:

• La calidad técnica del trabajo de auditoría.
• El cumplimiento normativo o de plazos.
• El comportamiento ético, independencia o conducta de algún miembro del equipo.
• La comunicación insuficiente o poco clara durante el encargo.
• Los honorarios o la relación comercial.

Los reclamos no necesariamente implican temas de fraude o negligencia (aunque hay ocasiones donde puedan haberse presentado). En muchas ocasiones, se originan por expectativas del cliente, mal gestionadas por el auditor o la firma. Los motivos típicos de reclamos pueden agruparse así:

Temas técnicos:

• Supuestos o presuntos errores en la aplicación de normas de auditoría (NIA) o de calidad.
• Documentación insuficiente.
• Procedimientos considerados inadecuados o incompletos.
• Opiniones fuera de tiempo, “tardías” o inconsistentes con la evidencia.

Temas de relaciones y de comunicación

• Falta de claridad sobre limitaciones del trabajo.
• No explicar adecuadamente hallazgos o ajustes propuestos.
• Cambios de alcance o costos no comunicados oportunamente.

Temas éticos y de conducta

• Dudas sobre independencia.
• Conflictos de interés no declarados.
• Actitudes inapropiadas del equipo.

Temas contractuales

• Incumplimiento de plazos.
• Disconformidad con la facturación.
• Expectativas no cubiertas porque el contrato estaba mal definido.

La atención de un reclamo puede implicar que diversos expertos y abogados revisen la documentación del auditor: informes de auditoría, documentos de trabajo, evaluaciones de riesgos, personal de auditoría, comunicaciones con y sobre el cliente, y registros de formación profesional continua. Aunque se determine que el equipo de auditoría desempeñó correctamente sus funciones y no fue responsable de los supuestos motivos de reclamo o daños del tercero, seguramente fue necesario incurrir en horas dedicadas al tema e invertir dinero en la defensa.  Atender una reclamación normalmente requiere mucha documentación y a menudo implican el uso de expertos para evaluar la adhesión de la firma al estándar de atención. Estos procesos, además de costosos también pueden ser largos. Una reclamación de auditoría puede tardar varios años y muchos honorarios de abogados en resolverse.

Frente a este escenario, es importante que el auditor o firma prepare su defensa. Una de las claves está en la NIGC 1, la cual exige procesos robustos para gestionar quejas y reclamos y tener en cuenta las siguientes consideraciones.

Políticas previas al encargo:

• Cartas de encargo claras: delimitación de alcance, limitaciones, responsabilidades del auditor y de la administración.
• Evaluación de riesgos del cliente: identificar clientes potencialmente conflictivos.
• Criterios de aceptación y continuidad del cliente: documentar riesgos de reputación y litigios.

Durante el encargo:

• Evidencia suficiente y adecuada.
• Revisiones de calidad (EQCR o revisiones internas).
• Comunicación documentada con administración y gobierno corporativo.
• Explicación del nivel de seguridad y de las limitaciones inherentes a la auditoría.

Después del encargo:

• Archivado oportuno y debidamente bloqueado.
• Seguimiento de hallazgos comunicados al cliente.
• Registro de insatisfacciones expresadas verbalmente.

Ahora bien, para gestionar el reclamo, debe existir un canal formal (correo, formulario o responsable designado) y documentar cuidadosamente fecha, hechos, interlocutores y evidencia. Efectuar una evaluación inicial para determinar la naturaleza o tipo de reclamo. Luego, efectuar una revisión independiente, por parte de un miembro sénior no involucrado o por el responsable de calidad y analizar la evidencia, papeles de trabajo, comunicaciones y contrato. A partir de allí, hay que dar una respuesta formal al reclamante, de manera respetuosa, técnica y enfocada en hechos. De ser necesario, se deben adoptar acciones correctivas internas, tales como ajustes a políticas, capacitación o clarificación de procesos, así como retroalimentación al equipo.

En los casos en que el reclamo haya escalado (por términos legales, regulatorios o reputacionales), la defensa debe basarse en los siguientes pilares:

• El contrato y la carta de encargo: Debe definir claramente el alcance, las responsabilidades del cliente, las limitaciones del auditor y el nivel de seguridad razonable,
• La documentación de auditoría. Hay que recordar que “Lo no documentado, no se hizo.” Debe haber evidencia suficiente, juicios profesionales explicados, así como revisión y supervisión clara.
• Cumplimiento de las NIA y comunicación oportuna con el cliente. Correos, minutas, advertencias al cliente y desacuerdos documentados. Muchas defensas se ganan por evidencia de haber comunicado problemas al cliente.

De ahí la importancia de mantener rigurosos procedimientos de aceptación del cliente, demostrar competencia profesional, escepticismo, evitar las promesas de resultados que la auditoría no pueda dar y revisar de manera oportuna el trabajo del equipo y sus informes, Esto evitará costos futuros que pudiera ocasionar un cliente problemático que pretenda hacer una reclamación. 

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia.