Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Se suele entender por fraude un acto intencional de uno o más individuos entre la gerencia, los encargados del gobierno corporativo, los empleados o terceros, que implique el uso del engaño para obtener una ventaja injusta o ilegal. Si bien el fraude es un concepto jurídico amplio, el auditor se ocupa del fraude que causa una inexactitud material en los estados financieros. En específico, los tipos de errores intencionales relevantes para el auditor son:

• Inexactitudes resultantes de informes financieros fraudulentos.
• Inexactitudes resultantes de la apropiación indebida de activos.

Aunque el auditor puede sospechar o, en ciertos casos, identificar la ocurrencia de fraude, no hace determinaciones legales de si el fraude realmente ha ocurrido. El fraude, ya sea información financiera fraudulenta o apropiación indebida de activos, normalmente implica un incentivo o presión para cometerlo, una oportunidad percibida y cierta racionalización del acto (de acuerdo con la teoría del triángulo del fraude). Por ejemplo:

• Puede existir un incentivo o presión para cometer informes financieros fraudulentos cuando la administración está bajo presión de fuentes externas o internas a la entidad, para lograr un objetivo de ganancias esperado (y quizás poco realista) o un resultado financiero.
• Una oportunidad percibida para cometer fraude puede existir cuando un individuo cree que el control interno puede ser anulado, por ejemplo, porque el individuo está en una posición de confianza o tiene conocimiento de deficiencias específicas en el control interno.
• Las personas pueden ser capaces de racionalizar la comisión de un acto fraudulento. Algunos individuos poseen una actitud, carácter o conjunto de valores éticos que les permiten cometer un acto deshonesto a sabiendas e intencionalmente. Sin embargo, incluso las personas honestas pueden cometer fraude en un entorno que les impone suficiente presión.

El fraude puede ocurrir dentro de cualquier organización, independientemente de su tamaño o sofisticación, incluso cuando los controles internos parecen efectivos. A pesar de ello, muchos clientes de auditoría y auditores son tomados por sorpresa cuando se dan cuenta de un presunto fraude. Es importante entonces revisar cómo deben responder los auditores si surgen sospechas o acusaciones de fraude durante una auditoría de estados financieros.

Frente a una posibilidad de fraude, la consideración clave para un auditor es si el mismo podría resultar en una incorrección material de los estados financieros. Si bien las denuncias de fraude siempre deben ser consideradas adecuadamente por el auditor, no todos los actos fraudulentos necesariamente tendrán un impacto material en los estados financieros. En todo caso, los auditores nunca deben obtener conclusiones acerca de la culpabilidad o inocencia de alguien, ya sea oralmente o por escrito.

En su lugar, el auditor debe aconsejar a su cliente que busque asesoría legal sobre los pasos a seguir en respuesta a las acusaciones. A pesar de que la acción o inacción del cliente para abordar la sospecha de fraude puede afectar la trayectoria del trabajo de auditoría y plantear cuestiones tales como si una empresa de auditoría puede emitir una opinión o retirarse del trabajo, no es el papel del auditor ser asesor legal del cliente de auditoría. En cambio, el auditor debe centrarse en una respuesta de auditoría adecuada a la situación dentro del contexto de las normas de auditoría generalmente aceptadas. Otras actuaciones que puede adelantar el auditor, además de evitar juicios de culpabilidad, son las siguientes[1]:

Notificar a las personas adecuadas

Dependiendo de quién sea sospechoso del fraude, se debe identificar a los miembros apropiados de la administración o a los encargados de la gobernanza para contactar y se debe notificar solo a aquellas partes del cliente que necesiten saberlo. Además, debe considerarse si está legalmente obligado como auditor a informar la sospecha de fraude a una autoridad reguladora o aplicación fuera de la organización. En ausencia de un requisito legal o reglamentario, hay que recordar que es deber profesional del auditor mantener la confidencialidad del cliente en tales asuntos.

Indagar

El auditor debe reunir datos esenciales sobre las sospechas o relevantes para la auditoría. Si la persona sospechosa ha confesado fraude o si ya se han obtenido pruebas irrefutables con respecto a las acusaciones, debe preguntarse qué medidas disciplinarias se han tomado y si el cliente ha eliminado el acceso del sospechoso al sistema de contabilidad y los activos de la organización. Dependiendo de las circunstancias específicas (y con la orientación del departamento de recursos humanos de la empresa), el cliente puede haber terminado el empleo del sospechoso y cambiado las contraseñas, los bloqueos, el acceso a cuentas bancarias, sistemas de contabilidad, etc.

Comprender el plan del cliente para investigar las acusaciones de fraude

Si el fraude es material, es probable que el cliente necesite contratar a un asesor legal, quien luego puede contratar a un investigador forense o notificar a las autoridades policiales aplicables a dirigir la investigación.

Documentar las acciones y determinar el efecto de la situación en la auditoría

Considerar los posibles resultados de la investigación de fraude de un cliente y su impacto en la auditoría, que podría incluir el despido del empleado acusado de mala conducta, un reclamo de fianza de fidelidad, acción legal o una combinación de estos. La forma en que un cliente responde a tales acusaciones o sospechas de fraude afectará directamente la forma en que un auditor debe responder. Si un cliente no toma en serio tales acusaciones, puede ser necesario retirarse del compromiso. Todo ello debe documentarse apropiadamente.

Algunas preguntas clave

Al recopilar información relacionada con acusaciones o sospechas de fraude durante una auditoría, el auditor debe considerar las siguientes preguntas clave:

• ¿Quién investigará la actividad sospechosa y dará seguimiento a las acusaciones?
• ¿Cuáles son las políticas del cliente y qué resultados pueden surgir de su investigación, como el despido del empleado, un reclamo de fianza de fidelidad, una acción legal o una combinación de estos?
• ¿Qué errores en los estados financieros son sospechosos? ¿Qué transacciones son sospechosas? ¿Qué activos se sospecha que faltan?
• ¿Quién es el sospechoso? ¿Hay más de uno?
• ¿Cuánto tiempo ha estado empleado el sospechoso en la organización? ¿Cuál es el período bajo sospecha?
• ¿Qué roles o posiciones tuvo el sospechoso a lo largo de su permanencia en el empleo?
• ¿Qué acceso tiene o tuvo el sospechoso a los activos y sistemas de la empresa?
• ¿Cuáles son las posibles formas en que el sospechoso podría haber cometido fraude, teniendo en cuenta su acceso y autorización a activos y sistemas? ¿El sospechoso ha confesado haber cometido fraude? Si es así, ¿qué confesó el sospechoso?
• ¿Existen controles que mitiguen el riesgo de fraude y limiten la cantidad de posibles fraudes cometidos?
• ¿Puede estimar una cantidad de "peor escenario" de cuánto efectivo o cuántos activos fueron robados?
• ¿Qué errores en las finanzas podrían resultar del presunto fraude? Considere el posible impacto en los activos netos iniciales si se trata de años anteriores.
• ¿Qué medidas disciplinarias ya se han tomado contra el sospechoso? ¿El cliente puso al empleado sospechoso en licencia y limitó su acceso a activos y sistemas?

Todo ello le ayudará al auditor en su proceso frente a una sospecha de fraude.

[1] Algunos apartes de este artículo están basados en: https://www.journalofaccountancy.com/issues/2022/aug/fraud-suspected-dos-donts-auditors.html

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia