Auditoría Interna

Por: Hervé GLOAGUEN

Hace unas semanas, mi amigo Kyle McMullan compartió los resultados de su encuesta sobre «el presupuesto adecuado para una auditoría», con un resultado sorprendente (al menos para mí):

- El 42% de los encuestados tienen auditorías de 300 a 750 horas (de unos 40 días a 100 días, dependiendo del número de horas por día - de 7 a 8 horas),

- el 35% tenía auditorías de 750 a 1500 horas (de 100 a 200 días).

Según la encuesta de Kyle, 100 días es la duración mediana de una auditoría, es decir, 20 semanas o de 750 a 800 horas. Cuando se va hacia los 200 días, esto suena como construir una torre de Babel.

En este artículo, describo los problemas que crean las auditorías largas para las partes interesadas de la función de auditoría.

Para el CEO y el Comité de Auditoría: la necesidad de un momento «Amazon prime», no un «efecto túnel»

En cuanto se anuncia la auditoría, se crea la expectativa de ver los resultados muy pronto.

La mayoría de las funciones de auditoría interna en la profesión tienen menos de 5 auditores. Incluso para equipos más grandes como los que tuve que supervisar, es una buena idea mantener el número de auditores en un encargo limitado a 5 auditores. Más allá de 5 auditores, un encargo de auditoría adolece de un cierto nivel de complejidad, burocracia e ineficacia. Esto significa que con un equipo de entre 2 y 5 auditores, una auditoría de 100 días (20 semanas) se entrega como muy pronto al cabo de un mes, muy probablemente después de dos a tres meses, teniendo en cuenta los contratiempos y el tamaño medio del equipo.

Para una actividad basada en el riesgo en un entorno empresarial en rápida evolución, ¿son aceptables para el Comité de Auditoría dos o tres meses de plazo de entrega? ¿Y es una propuesta de valor sostenible para el futuro? Tal vez haya llegado el momento de tener una filosofía «Amazon Prime»: la conclusión de la auditoría en la puerta del Comité de Auditoría en el menor tiempo posible!

El día de la marmota: la auditoría interminable para el cliente

Según lo expuesto anteriormente, la duración probable de la auditoría sería de dos a tres meses. Esto significa un largo período para los equipos que se quedan sometidos a revisión de solicitudes de documentos, entrevistas, recorridos, debriefs periódicos y actualizaciones, etc. Como en la película «Groundhog Day» (1993), con Bill Murray, el cliente sigue reviviendo el mismo día una y otra vez con los auditores a su alrededor.

En mi opinión, las auditorías de alto contacto son deseables, pero el «encanto» del equipo de auditoría se perderá al cabo de pocas semanas, y dudo mucho de que un período de varios meses ayudara a transformar la imagen de la auditoría interna de «mal necesario» a «asesores de confianza». Lo más probable es que no. Más bien, el cliente sacará la botella de champán cuando los auditores -¡por fin! - se hayan ido.

La visibilidad del CAE y la actividad anual de auditoría: ofrecer al CEO y al Comité de Auditoría una diversidad de opiniones de auditoría

Siendo realistas, un auditor realiza como máximo entre 200 y 220 días de trabajo al año:

365 días

- menos fines de semana (104 días)

- menos las vacaciones (de 25 a 35 días en Europa, más los días festivos: Navidad, Nochevieja, Acción de Gracias, etc.),

- menos la formación (de 5 a 10 días si se gestiona razonablemente el desarrollo profesional),

- menos las ausencias por enfermedad normalizadas (5 días),

- menos la burocracia interna (reuniones, desplazamientos: ¿5 días?).

Eso supone un máximo de 220 días, que se reduce a 200 días en muchas geografías. Esto es menos para los directores de auditoría y CAE que tienen más tiempo administrativo (reuniones de Comité de Auditoría y otros).

Como CAE del Grupo Allianz, a escala global con en algún momento 900 auditores en 40 países y todos los continentes, he calibrado mi capacidad global nominal en 200 días por auditor.

Así pues, un equipo de 2 auditores puede «producir» anualmente 400 días de trabajo de auditoría, y esto suponiendo un proceso perfectamente ajustado en el que las auditorías se realizan de forma consecutiva y sin fallos. Con una auditoría media de 100 días, el equipo de 2 emitirá 4 dictámenes al año. Un equipo de 5 emitirá, en el mejor de los casos, 10 informes en un año.

Con un entorno complejo (líneas de productos, negocios, geografías u organización), ¿es suficiente? Con posiblemente un Comité de Auditoría cada trimestre, ¿tiene lo suficiente para informar y hacer que el Comité de Auditoría se interese?

Atractivo de la auditoría interna: auditores perder frente a la competencia

Parte de la propuesta de valor y del atractivo de la función de auditoría interna es la posibilidad de «ver y aprender todo lo posible». Tanto si se trata de una carrera completa como de una etapa de unos pocos años, la auditoría interna ofrece la posibilidad de adquirir un conocimiento y una visión transversales de la empresa.

Sin embargo, como individuo, al dedicarse a auditorías largas que duran de dos a tres meses, ¿a cuántos clientes verá en su año de auditoría? Probablemente un máximo de 4 a 5.

Creo que cuando se trata de atraer y retener talento, la auditoría interna compite con las empresas de contabilidad y consultoría. ¿Es la propuesta de valor de la AI de 4 a 5 clientes al año suficiente para competir? Probablemente no, ya que la competencia tiene más que ofrecer:

- Un consultor con experiencia (jefe de proyecto, director) en una gran empresa de consultoría como @BCG vería normalmente de 5 a 8 clientes al año, quizá hasta 10 debido a la participación parcial en múltiples compromisos.

- Un auditor experimentado de una Big 4 (gerente o gerente senior) trabajaría normalmente con entre 6 y 12 clientes al año (dependiendo mucho del sector).

Un enfoque de «diseño del alcance en función de los costos, las necesidades del cliente y las personas».

Mi experiencia me dice que el último punto sobre la atracción de talento es el más crítico. Los auditores comprometidos aportan calidad y valor, con una mayor productividad.

Esto me llevó en Allianz a definir un presupuesto estándar de auditoría y un tamaño de auditoría de 55 a 60 días laborables (unas 400 horas) con un máximo por encargo de 120 días, y un mínimo de 20 días:

- Cada auditor debería participar en entre 5 y 8 auditorías al año. Sobre la base de 200 días al año, esto significa de 25 a 40 días por auditor y misión. Las auditorías suelen implicar de 2 a 3 auditores, es decir, de 50 a un máximo de 120 días por auditoría.

- Incluso para las entidades más grandes, como Alemania, Francia o Italia, 120 días por auditoría es un máximo.

- Algunas auditorías específicas (revisión limitada, QA, controles reglamentarios, auditorías de sucursales, revisiones consultivas, etc., según nuestra taxonomía de tipos de auditoría) requerirán sólo 20 días, es decir, 2 auditores para una intervención corta.

La principal consecuencia de este enfoque es que el alcance es el resultado, y no el motor, del tamaño de la auditoría. Si un objeto de auditoría es grande y requiere más capacidad, se realizarán dos o más auditorías, pero no una auditoría interminable.

Las auditorías cortas permiten la creación de un momento Amazon Prime para el Comité de Auditoría, evitan una experiencia del Día de la Marmota para el cliente y hacen que la función de auditoría sea atractiva y competitiva con las empresas de auditoría y consultoría externas

Encuesta sobre el presupuesto adecuado para una auditoría

Hervé Gloaguen
Founder and CEO
Paracas - Advisors GmbH
https://www.paracasadvisors.com/ 

 Hervé Gloaguen