Una de las prácticas habituales de control interno es contar con diferentes políticas al interior de las compañías. Es importante, no obstante, que los empleadores dejen en claro a sus empleados qué temas y políticas de cumplimiento son esenciales para la organización, en la actual sobrecarga de información. Un auditor debe verificar este hecho.
Hace unos años, bastaba un documento corto, de unas 10 o 15 páginas que contenía las pautas básicas de actuación para un empleado. Se mencionaban temas de gobierno corporativo, conflictos de intereses, reembolsos de gastos, horarios y limitaciones en el uso de recursos informáticos. Hoy día, los documentos de políticas corporativas son cientos de páginas y los empleados deben comprenderlas. Dado el aumento en cantidad y variedad, las empresas necesitan un sistema que les permita distribuir, rastrear y controlar las versiones de las políticas y todo esto debe fluir sin problemas.
Actualmente, la información se recibe vía correos electrónicos, textos, notificaciones de redes sociales y mensajes a través de dispositivos personales y de trabajo. En solo EE UU se espera que en 2019 se hayan enviado más de 246 mil millones de correos electrónicos. Teniendo en cuenta lo anterior, al observar la cantidad de llamadas recibidas cada día, con el volumen de información que se recibe en las redes sociales y el correo electrónico, existe un mayor potencial para que un empleado pierda la información crítica que ha pasado a través de sus redes de comunicación. En un mundo con múltiples flujos de comunicación, ¿cómo deben saber y comprender los empleados qué información es esencial?
Para las empresas, la comunicación es crítica entre el empleador y el empleado; las empresas deben priorizar estos desafíos de comunicación para que la empresa funcione correctamente. Por lo tanto, muchas organizaciones han pedido que sus empleados den fe de una o varias políticas corporativas. Una certificación protege no solo al empleador, sino también al empleado. La mayoría de los empleados desean conocer las políticas corporativas y la mejor manera de cumplirlas.
Dependiendo de la función del empleado en la organización, un empleador puede requerir que el empleado divulgue cualquier conflicto de intereses, por ejemplo: Relaciones con miembros de la junta directiva, con un proveedor o un inversionista. Cuando el empleador le pide al empleado que certifique que ha leído una política o que ha revelado cierta información, el empleado debe comprender los beneficios y que la declaración de estas políticas protege a ambas partes. Tener un sistema en su lugar también ayuda a disuadir cualquier violación. La publicación y difusión periódica contribuye al conocimiento de las políticas.
Pero no basta el conocimiento de la política. Es importante para los empleadores, asegurarse que los empleados entiendan las políticas. Los empleadores deben tomar las medidas necesarias para ayudar a sus empleados a comprender lo que es esencial para la organización. Capacitaciones específicas, recordatorios, tener pistas de auditoría, junto con los controles de versión, ayuda a garantizar que el empleador y el empleado trabajen juntos y que la empresa funcione con los estándares más altos posibles, además de evitar incumplimientos normativos. Un auditor, de advertir deficiencias en este proceso, hará las recomendaciones pertinentes.
C.P. Iván Rodríguez
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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