Auditoría de TI

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

La contabilidad, bien sea entendida como arte, ciencia o incluso técnica, posee diferentes procesos que permiten registrar, analizar e interpretar de manera sistemática la información financiera de una organización. Actualmente, a pesar del auge de la tecnología, gran parte de los procesos contables se ejecutan de manera manual, en alrededor de un 75%^[1]. Esto evidencia que existe un amplio potencial para que la automatización se incorpore con más intensidad en la vida cotidiana de los contadores.

Una de las dificultades que tienen las organizaciones para lograr mayores niveles de automatización contable es la subjetividad humana, que se ve reflejada en las diferentes expectativas o implicaciones contables que tiene la aplicación de ciertos principios o normas contables en situaciones específicas. Esto también ocurre al interior de las firmas de auditoría, en que diferentes socios pueden tener apreciaciones variadas sobre algún tema de análisis o de evaluación.

A pesar de ello, hay un progresivo incremento en la automatización de los procesos contables, puesto que ofrece un camino relativamente seguro para obtener eficiencia y precisión. Uno de los beneficios de la automatización es evitar riesgos, algunos ejemplos de ello son^[2]:

Actividades de conciliación

Los procesos de conciliación, toda vez que requieren una gran cantidad de trabajo correctivo manual, tienen amplias oportunidades para la automatización. Un contador normalmente debe descargar un extracto bancario o un registro de transacciones, luego transferirlo a una hoja o libro electrónico y revisar manualmente ambas fuentes de información para asegurarse de que las transacciones coincidan.

Estos procesos manuales son susceptibles a fallar, incluso si los datos coinciden. Algo tan simple como arrastrar una fórmula a la celda incorrecta puede hacer que todos los saldos de sus transacciones se muestren incorrectos. La automatización minimiza este tipo de errores evitables con un ahorro de tiempo significativo y una disminución en el riesgo de cumplimiento.

Cálculos de ingresos

Se puede ahorrar tiempo al automatizar un componente de los cálculos de contabilidad de ingresos. Se trata de un proceso que requiere cargar las políticas en un sistema, de modo que se apliquen de manera uniforme a cada transacción, lo que implica la reducción de errores, la mitigación de los riesgos de cumplimiento, la mejora de la precisión, el ahorro de tiempo y la presentación de informes y análisis más profundos. Hacer esfuerzos periódicos para aumentar la cantidad de trabajo automatizado vale la pena para cualquier equipo de contabilidad.

Adquisiciones

Las adquisiciones requieren una gran cantidad de información manual recopilada en varios departamentos y áreas dentro de una organización. Por ejemplo, el equipo de cuentas por pagar necesita encontrar e implementar una nueva herramienta. Luego, el equipo de adquisiciones tiene que reunirse con el equipo de cuentas por pagar, juntar los requisitos, priorizar las características, evaluar si esta solución ya está presente en su lista de prioridades tecnológicas, entrevistar a cada proveedor y evaluar el contenido que entregan. También hay actividades con el departamento legal, consultas sobre precios y hacer otros análisis. En este tema, la automatización puede tener efectos transformadores.

Ahora bien, el uso de la automatización en la contabilidad ha tenido un impacto significativo en el trabajo de los auditores. Es el caso de la gestión eficaz de los riesgos asociados con la automatización contable, lo cual puede lograrse mediante la adopción de un flujo de trabajo de auditoría digital integrado y un enfoque de auditoría basado en el riesgo. Para tal efecto, que los auditores pueden tomar para gestionar los riesgos son los siguientes:

• Identificar riesgos: los auditores deben identificar los riesgos asociados con la automatización contable, tales como errores de lógica humana, pruebas y supervisión inadecuadas, y posibles daños financieros o de reputación.

• Evaluar los riesgos: se deben evaluar los riesgos identificados y determinar la probabilidad y el impacto potencial de cada riesgo.

• Desarrollar un plan de respuesta al riesgo: sobre la base de la evaluación de riesgos, los auditores deben desarrollar un plan de respuesta al riesgo que describa las acciones que se tomarán para mitigar o gestionar los riesgos identificados.

• Aprovechar la automatización: puede emplearse para definir controles o pruebas sustantivas, identificar anomalías en los datos y respaldar la evaluación de riesgos.

• Monitorear los riesgos: los auditores deben monitorear los riesgos identificados y la efectividad del plan de respuesta al riesgo a lo largo del tiempo.

• Información: los auditores deben mantenerse informados sobre las tecnologías emergentes y su impacto potencial en el proceso de auditoría y la gestión de riesgos.

La automatización puede proporcionar enormes ganancias en términos de eficiencia, productividad y seguridad. Por ello, la auditoría también puede hacer buen uso de la automatización. Desde documentos de trabajo hasta análisis, la automatización de auditorías basadas en la nube puede agilizar el proceso de confirmación de auditoría, aumentar la productividad, reducir costos, mejorar la experiencia del cliente y combatir el fraude. Esto puede evidenciarse así:

• Las herramientas de automatización, como la automatización robótica de procesos (RPA)^[3], pueden detectar de manera más eficiente las anomalías contables, así como ofrecer a los auditores la oportunidad de medir con mayor precisión el riesgo de errores materiales de manera oportuna y para muchos clientes de auditoría.

• Al procesar automáticamente los datos y ejecutar pruebas de auditoría en toda la población de registros contables se puede mejorar la efectividad de la auditoría, haciendo que los auditores dediquen sus esfuerzos a áreas de mayor riesgo, como la evaluación de los resultados de las pruebas de auditoría.

• El uso de herramientas de IA por parte del auditor puede dar lugar a que dichas herramientas identifiquen continuamente las transacciones materiales a medida que se registran (suponiendo que existan controles).

La automatización puede hacer fluir los datos a través de la auditoría desde la evaluación de riesgos, ayudar a los auditores a definir controles o pruebas sustantivas a realizar, y proporcionar una auditoría más eficiente y rentable para los clientes. También puede brindar una fuente de empoderamiento para el personal de auditoría junior, ya que la investigación integrada y los estándares profesionales están disponibles durante todo el trabajo.

Si bien la relación entre el auditor y la automatización contable puede ser compleja, esta les permite a los auditores desempeñar un papel más proactivo en la gestión de riesgos, generar rendimientos positivos al mejorar la efectividad de los procesos de auditoría y proporcionar una mayor comprensión del negocio.

No obstante, existen riesgos de incorporar errores lógicos humanos, pruebas y supervisión inadecuadas, y posibles daños financieros o de reputación. Por ello, los auditores tienen la responsabilidad de comprender y controlar los riesgos de la automatización, e identificar oportunidades para mejorar la eficacia de los procesos de auditoría.

^[1] Tomado de: https://www.businesswire.com/news/home/20220419005249/en/Three-Quarters-of-Businesses-Are-Forced-to-Manage-Manual-Accounting-Tasks-Due-to-Data-Errors-and-Inconsistencies-Across-Ecommerce-Platforms-Losing-5-7-Full-Days-of-Work-Each-Month

^[2] Ejemplos tomados de: https://www.cpapracticeadvisor.com/2023/06/12/the-state-of-accounting-automation/80938/

^[3] Para más información: https://powerautomate.microsoft.com/es-mx/what-is-rpa/

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.