ANTECEDENTES DE LA EMPRESA

Empresa prestadora de servicios médicos (servicios de urgencias) mediante el uso de ambulancias. Cuenta con más de 700 ambulancias y 3000 empleados.

Facturación anual: 80 millones de dólares.

HALLAZGOS

• Uno de los principales costos de la empresa son las refacciones y mantenimiento de las ambulancias. Para gestionarlos, la empresa cuenta con un software donde a cada ambulancia se le identifica por un número al cual se le cargan todas las refacciones y mantenimientos realizados a las mismas. Todo repuesto utilizado debía tener asignada una unidad o caso contrario debía mediar la autorización de un gerente de taller.
• El personal de auditoria hacía recuentos físicos periódicos con el objeto de verificar faltantes de stock, los cuales siempre eran satisfactorios ya que el inventario físico coincidía con el teórico arrojado por el sistema.
• Ahora bien, un grupo de mecánicos advirtieron que si bien el sistema funcionaba correctamente no había controles que consideraran la razonabilidad ni de detalle sobre las refacciones y mantenimientos realizados a las distintas unidades. De esta forma comenzaron a realizar “arreglos ficticios”, con el objeto de sustraer repuestos y venderlos en el mercado paralelo. Se identificaron casos en los que a una misma unidad se le cambiaron dos y hasta tres veces al año las cubiertas y/o la batería. Esta situación se daba en mayor medida en algunas unidades donde los mecánicos habían llegado a un “arreglo” con los choferes para que ellos presentaran las solicitudes de reparación o cambios de piezas, y de esta forma viabilizar la irregularidad. Esta situación irregular se advirtió por una denuncia anónima, mediante el sistema de denuncias implementado por la Compañía.

IMPACTO

La pérdida anualizada rondó los 430.000 dólares.

Este desfalco ocurrió por las siguientes situaciones que se dieron en forma concomitante:

• Ausencia de adecuados procedimientos de control para la aprobación del uso de los repuestos. Ausencia de supervisión por parte del jefe de repuestos.
• Ausencia de adecuados controles por oposición de intereses. Nadie de otros sectores realizaba controles de razonabilidad sobre los consumos de repuestos de las ambulancias.
• Ausencia de ambiente de control. La falta de un ambiente de control facilitó la comisión de las irregularidades, ya que los mecánicos al verificar que nadie estaba controlando los consumos de repuestos vieron facilitado su accionar delictivo.

CONSECUENCIAS

Al detectarse la situación por una denuncia anónima, se realizó una auditoría de todos los repuestos cambiados a las unidades con un costo mayor a 200 dólares, se verificó la vida útil normal de cada tipo de repuesto y la asiduidad de los cambios por unidad. Asimismo, se verificó que había cambios de repuestos no autorizados por el gerente, asignados a las distintas unidades. Esta falla del sistema permitía que se realizaran cambios sin la aprobación del gerente.

A partir de esta situación, la empresa tomó las siguientes medidas:

• Separó a 5 mecánicos y 16 choferes.
• Todo comprobante de solicitud de reparación que involucre repuestos de más de 300 dólares debe ser aprobado por el Gerente del taller.
• Se incorporaron reportes automáticos y alertas al sistema que informan cuando los cambios realizados a una unidad son atípicos.

Ghirardotti, M. y Milner, J. (2013). Detección de mantenimientos ficticios a través del sistema de denuncias, La Auditoría Interna y la Prevención del Fraude, Kreston CSM, pp. 34-35.

John Milner                                                          Martín Ghirardotti

Fuente: http://www.revistadelfraude.com

El anterior artículo cuenta  con la autorización original de la Revista de Fraude de la Asociación de Examinadores de Fraude Certificados,ACFE Capítulo México, donde se realizó la publicación primaria, y se autorizó su publicación en www.auditool.org