Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
En ocasiones, es necesario explicar conceptos e informes de auditoría a un público externo a este tema. A veces el auditorio está formado por profesionales de ventas y marketing, gerentes de operaciones o empresarios y dueños de negocios. Personas con las que se interactúa con frecuencia en las empresas clientes, que necesitan comprender los conceptos básicos que deben aplicar a sus negocios.
Algunos consejos para comunicarse con una audiencia de profesionales en otros campos y que realmente entiendan lo que necesitan saber acerca del tema, son los siguientes:
Evitar el lenguaje técnico y un excesivo detalle de datos
No se trata de mostrar un profundo conocimiento de la auditoría. Se trata de informar lo relevante. Hay que exponer el panorama general; de acuerdo con las preguntas recibidas, se sabrá qué tan lejos deben ir los detalles. Hay casos en que la pregunta puede parecer demasiado profunda. Si es posible, se puede aclarar lo pertinente al interlocutor posteriormente.
Emplear cuadros y gráficos
El uso de imágenes es bastante útil. No obstante, hay que saber emplearlas. Por ejemplo, un gráfico circular con 20 sectores, cada uno etiquetado con pequeños subtítulos que nadie puede leer, no es efectivo para transmitir información. En este caso sería aconsejable un gráfico circular muestre todos los segmentos con más del 10% o 15% del total y se puede incluir un segmento general para lo demás. Así mismo, hay que seleccionar el tipo de gráfico que mejor se adapte al tema que se está presentando. Se puede emplear un gráfico circular para la participación en el mercado, un gráfico de barras para comparar varias cifras o departamentos, y gráficos de líneas para mostrar tendencias.
Ser conciso y concentrarse en los números o temas clave
Hay que identificar los puntos clave que más desea comunicar (no más de tres o cuatro, en principio), y brindar una comprensión concisa de los mismos. Si hay otros asuntos menores, pueden presentarse en otro momento o de una manera resumida en conjunto. De las situaciones más relevantes y con mayor impacto en la entidad, hay que presentar primero las que requieren mayor atención. Luego se presentarán los demás temas.
No apresurarse
Si bien el tiempo suele ser limitado, no es buena idea presentar demasiada información a alta velocidad. La audiencia podría no comprender los temas ni discernir cuáles asuntos son más importantes que otros. Es mejor presentar los temas más importantes de una manera normal y efectuar pausas breves entre los diferentes asuntos. Así se le permitirá a la audiencia apropiarse de lo que se está informando.
Permitir preguntas e intervenciones
Las pausas son una buena ocasión para que alguien de la audiencia efectúe alguna pregunta. Hay que escuchar cada pregunta con atención y repetirla para asegurarse que fue debidamente entendida. Esto permite darse cuenta si el tema ha sido comprendido por el público. También permite que se relacione fácilmente la pregunta con la respuesta. Ahora bien, así sean pocas las personas que pregunten, es probable que en el auditorio haya muchas otras personas que quizás desean formular las mismas preguntas, pero no se atreven y aun así quieren saber la respuesta. De otra parte, al recibir preguntas es posible percibir si el tema no fue entendido, lo que da ocasión de reformularlo y presentarlo de manera diferente para transmitirlo adecuadamente.
Entregar resumen de la presentación
Puede ser una buena idea entregar un resumen de puntos clave, una copia de las diapositivas o del informe. ¿Cuál es el mejor momento, al inicio o al final de la charla? Si bien no hay una definición única al respecto, hay que usar el criterio y sentido común. No hay que olvidar que algunas personas aprenden mejor escuchando y otras leyendo. Sin embargo, el mensaje debe llegar a todos.
No hay que olvidar que el auditor es quien mejor conoce los conceptos, cifras y resultados de la auditoría y, en ese sentido, tiene la responsabilidad de asegurarse de que sus clientes tengan suficiente comprensión para lograr éxito en su trabajo.
C.P. Iván Rodríguez -
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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