Por: Marco Hernando Bonilla M. Colaborador de Auditool
Las herramientas en auditoría desempeñan un papel clave al permitir la automatización de tareas, la optimización de la gestión y la detección oportuna de riesgos, errores y fraudes. Además, facilitan el acceso y análisis de grandes volúmenes de datos, lo que fortalece el cumplimiento normativo y mejora el desempeño operativo de las organizaciones.
Si bien existen numerosas soluciones, como los softwares de análisis de datos, en esta ocasión haré un repaso por algunas herramientas que, sin duda, ayudarán a conocer, planificar y ejecutar la auditoría con mayor eficiencia y eficacia.
Cuadernillo de caracterización empresarial
El cuadernillo de caracterización empresarial fue diseñado por el suscrito como una herramienta para dar cumplimiento a los objetivos establecidos en la NIA 315, aplicable a la auditoría de estados financieros. Su propósito principal es facilitar la identificación y valoración de los riesgos de incorrección material, a partir del conocimiento de la entidad, su entorno y su sistema de control interno.
Esta herramienta requiere, esencialmente, recopilar información relevante, analizarla y obtener resultados concretos conforme a las instrucciones asociadas a cada actividad sugerida. Es fundamental asegurar la calidad de la información recolectada, ya que de ella dependerá la posibilidad de elaborar un plan de auditoría orientado al riesgo, así como de obtener un diagnóstico preliminar claro y útil de la entidad evaluada.
Diagrama de Gantt
El diagrama de Gantt es una herramienta clave de gestión que, aplicada al contexto de auditoría, permite visualizar de manera clara las tareas programadas, sus plazos de ejecución y los responsables asignados a cada una. Esta herramienta facilita la planificación, coordinación y seguimiento del progreso del proceso auditor, aportando estructura y control a cada etapa.
Su efectividad radica, además, en el trabajo colaborativo. Es fundamental que el equipo de auditoría tenga un conocimiento integral de la entidad objeto de estudio y que cada miembro, desde su área de responsabilidad, contribuya activamente compartiendo información y experiencia para el desarrollo eficiente del trabajo conjunto.
Técnica de la espina de pescado
El diagrama de Ishikawa, también conocido como “espina de pescado” o diagrama causa-efecto, es una herramienta visual que facilita el análisis de la causa raíz de un problema. Su propósito es identificar y organizar de forma estructurada las posibles causas que originan un resultado no deseado, agrupándolas en categorías como personas, procesos, equipos, materiales y entorno.
En el contexto de auditoría y control interno, su aplicación resulta especialmente valiosa al momento de analizar hallazgos o riesgos identificados. Determinar las causas subyacentes no solo permite diseñar acciones de control más eficaces, sino también estimar y valorar el impacto que estos problemas podrían tener sobre los estados financieros, los resultados de la organización y, en consecuencia, la opinión del auditor.
La ley de Pareto
La Ley de Pareto, también conocida como el principio 80/20, establece que en muchas situaciones el 80% de los resultados provienen del 20% de las causas. Esto significa que una minoría de factores es responsable de la mayoría de los efectos. Aplicado a la productividad, este principio sugiere que solo el 20% de las tareas que realizamos a diario generan el 80% de nuestros resultados.
La clave está en identificar esas actividades clave que aportan mayor valor y enfocar los esfuerzos en ellas.
En el ámbito empresarial, este enfoque permite detectar qué procesos generan más impacto y concentrar los recursos en optimizarlos. En auditoría, esto se traduce en prestar especial atención al análisis financiero, a las comparaciones de saldos, y a la identificación de variaciones significativas en partidas como provisiones, ajustes o comportamientos atípicos. Estos elementos pueden revelar áreas críticas de riesgo o mejora, y son fundamentales para una evaluación eficiente y enfocada.
Matriz DOFA
El análisis DOFA es una herramienta de planificación estratégica que permite evaluar las Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de una organización. Su principal valor radica en la identificación de factores internos (fortalezas y debilidades) y externos (oportunidades y amenazas) que pueden incidir en el logro de los objetivos empresariales.
En el contexto de la auditoría, el análisis DOFA resulta especialmente útil para detectar, desde las primeras fases, debilidades, riesgos y amenazas relevantes. Esto facilita una planeación más focalizada de la auditoría, orienta el seguimiento durante su ejecución y contribuye a sustentar con mayor precisión los hallazgos y conclusiones en el informe final.
Manual de instrucciones auditoría y control interno
El texto de mi autoría, “Formación de líderes en auditoría y control interno, buenas prácticas”, recoge la experiencia de más de 20 años como auditor interno y externo en un sin número de entidades públicas y privadas y la formación obtenida académicamente en especializaciones y maestría y como docente universitario, lo cual es para mi muy grato compartir; en dicho texto encontrará todo el proceso auditor, los elementos necesarios para evaluar el control interno, suficientes herramientas y metodologías para el diseño de papeles de trabajo entre otra información.
Libro Formación de líderes en auditoría y control interno, Buenas Prácticas
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