Por: C.P. Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool
La labor de los directores de área de cumplimiento o de los oficiales de cumplimiento requiere el apoyo decidido de la Junta Directiva (o Directorio). Si bien los miembros de juntas e instancias directivas tienen diferentes y amplias responsabilidades, esto no los exime de desconocer ciertos temas. Los directores generales de cumplimiento enfrentan enormes desafíos, y en ocasiones uno de ellos, es conseguir y obtener el apoyo de la junta corporativa.
A continuación, se presentan algunas consideraciones que deben tenerse en cuenta al interior de las organizaciones, de manera que se faciliten las relaciones entre la Junta y el área de cumplimiento y cuya verificación debe ser materia de análisis y evaluación por parte de los auditores:
Experiencia y conocimiento sobre el tema de cumplimiento al interior de la Junta
Es importante que los miembros de la junta corporativa comprendan cómo es un programa de cumplimiento, cómo funciona y qué se debe hacer para que el programa sea efectivo. Aquí es donde un miembro de la junta con experiencia y/o conocimiento en labores de cumplimiento puede ayudar. Un miembro de la junta que entienda este tema se asociará naturalmente con el director de cumplimiento y ayudará a promover las iniciativas que surjan al respecto. Tal soporte es invaluable y puede mejorar dramáticamente el desempeño de un programa de cumplimiento.
Capacitar a la Junta
El director del área de cumplimiento debe asegurarse que haya acciones de capacitación a la junta o directorio, pues es usual que no estén informadas debidamente sobre los programas de ética y cumplimiento al interior de las organizaciones. El cumplimiento hace parte de la cultura corporativa; hay que recordar que una cultura ética promueve el desempeño financiero de una empresa. Es necesario enfatizar en este punto una y otra vez. Un programa de capacitación regular es crítico, no una presentación anual ante la junta, sino una presentación trimestral para fines de capacitación y educación. El entorno de riesgo está cambiando rápidamente: desde problemas serios de acoso hasta privacidad de datos y seguridad cibernética, las compañías enfrentan un panorama que cambia rápidamente y deben mantenerse al tanto de tales riesgos y estrategias de mitigación que involucran la cultura corporativa y el cumplimiento.
De otra parte, es importante que las juntas o directorios conozcan cómo supervisar y monitorear un programa de cumplimiento corporativo. En ocasiones, hay que proporcionar una explicación detallada para describir qué información es relevante, cómo se recopila la información y qué información debe proporcionarse a los miembros de la junta para su revisión y respuesta.
Contar con herramientas para monitorear el cumplimiento:
En cuanto sea posible, es conveniente tanto para la junta como para el director del área de cumplimiento, contar con alguna herramienta que informe, ojalá en tiempo real, las estadísticas clave de cumplimiento y los indicadores de rendimiento. En el merado pueden explorarse alternativas. Hay que adoptar la automatización como una herramienta para avanzar en el desempeño y la supervisión del cumplimiento. Los miembros de la junta corporativa podrían acceder igualmente a alguna herramienta que facilite y simplifique las labores de supervisión.
Construir relaciones personales:
Los directores del área de cumplimiento deberían establecer una relación personal, en un marco de independencia, con los miembros clave de la junta, y con el presidente del comité de auditoría en particular, que puede ser responsable de la supervisión del programa de cumplimiento. Estas relaciones interpersonales facilitan abordar temas de ética y cumplimiento. Tal vía de comunicación es invaluable para el éxito general de un programa de cumplimiento.
Un buen auditor, además de evaluar la consistencia del programa de cumplimiento y los reportes preparados por el área respectiva, debe entender la cultura organizacional de la empresa y las relaciones entre el área de cumplimiento y la junta o directorio. No basta con que el director del área suministre cuadros circulares y gráficos de barras. Debe proporcionar orientación detallada y específica. Hay que tener la tranquilidad de que la junta entienda su papel y trascienda la capacitación y las certificaciones de haber leído el código de conducta.
C.P. Iván Rodríguez
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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