Auditoría Interna

Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool

Auditoría: “acción consistente en auditar, es decir, estudiar y analizar toda la documentación relativa a una empresa, institución u organismo, para determinar si la información que ofrece la misma se corresponde con la situación real de su patrimonio, para determinar si sus sistemas de gestión y producción son los correctos para el funcionamiento de la misma y la consecución de sus objetivos. Las auditorías se llevan a cabo por empresas independientes (auditoras) y son una herramienta muy útil para saber que una entidad funciona correctamente; por ejemplo, la auditoría sirve para presentar resultados ante la administración tributaria o para suministrar información a los posibles accionistas y en los organismos e instituciones públicos, para garantizar la correcta aplicación de los fondos. Algunas auditorías están reglamentadas por ley, las empresas e instituciones han de someterse a ellas obligatoriamente, cada cierto tiempo. Pero los órganos de dirección de una empresa también pueden encargar a una auditora que estudie los planes, los objetivos, los sistemas de control y de producción, entre otros. La auditoría tiene como fin identificar y corregir posibles ineficiencias o errores que se estén cometiendo (auditoría interna)”.

A pesar de este claro y contundente concepto, en ciertas empresas públicas y privadas, desde sus estados financieros y sus notas, sus presupuestos y sus resultados, han presentado pruebas de visos grandes de irregularidades, debilidades o inconsistencias que, al contrastarlas con los informes de los organismos de control o frente al dictamen de la revisoría fiscal, no aparecen reflejadas ni denunciadas. En este sentido, la auditoría no debe hacer parte de un simple formato o protocolo obligado en las estructuras, debe ser fruto de la obligatoriedad de su existencia dada por la norma, entendida como unidad que proporciona garantías y credibilidad de la gestión administrativa a sus clientes, socios, usuarios y comunidad.

Esta dura reflexión dilucida el porqué del alto volumen de corrupción y fraude que afrontan las empresas públicas y privadas. Es aquí donde las auditorías son los entes llamados a denunciar sin reservas, tapujos o dobleces, con independencia y transparencia, los resultados encontrados, desde el producto de un trabajo profesional auditado.

Veamos a través de un ejemplo algunos casos que son evidentes y que usualmente no son observados por las auditorías:

• Grandes fondos en cuentas bancarias sin generar actividades productivas que contrarresten los efectos inflacionarios de la economía (rentabilidad).
• Partidas conciliatorias de vieja data sin depurar.
• Ausencia de arqueos de cajas menores y tesorería.
• Depósitos oficiales en entidades financieras privadas por periodos excesivamente largos.
• Inversiones en títulos valores crecientes y permanentes, cuando la misión u objetivo de la entidad es de crédito en vivienda o educación como función social.
• Inversiones temporales en empresas con alto riesgo.
• Manejo de fondos, inversiones y bienes sin las pólizas de garantías necesarias.
• Cartera con gran porcentaje de créditos vencidos, sin adecuadas gestiones de cobro y seguimientos del proceso judicial, con limitada defensa de los intereses.
• Existencia de anticipos sin legalizar con vigencias superiores a un año.
• Alto stop de inventarios vencidos, sin provisiones y acciones de recuperación.
• Ausencia de inventarios físicos periódicos que aseguren la existencia y custodia, y el mantenimiento y registro.
• Registro permanente de construcciones en curso sin reclasificar y ajustar al gasto por depreciación.
• Altos volúmenes de bienes en propiedad planta y equipo subutilizados, obsoletos y sin adecuado mantenimiento y que no corresponden a la actividad básica de la empresa.
• Parque automotor sin justificación y operación misional.
• Compra reiterada de elementos y suministros sin la concepción de un plan de compras anualizado.
• Avalúos de inmuebles sin estudios técnicos por autoridades reconocidas.
• Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales, impuestos y otros.
• Acumulación de pago de vacaciones que devela falta de rotación y programación obligada.
• Cálculos actuariales no muy reales en la estimación de la provisión y amortización del pasivo pensional.
• Inobservancia del proceso contractual.
• Fraccionamiento de contratos.
• Pólizas de cumplimiento y garantías sin la cobertura necesaria que respalden los contratos.
• Contratos sin liquidar.
• Plantas paralelas de personal.
• Presupuestos comprometidos pero con limitada ejecución, acrecentando los costos de la inversión final.
• Gastos desbordados, no propiamente relacionados con la misión.
• Inadecuada gestión en el recaudo de ingresos imputados.
• Debilidades en los sistemas de información clave en el control de las operaciones propias.

Como una manera de constatar nuestras apreciaciones sobre el tema, bastaría con revisar la formulación de las notas explicativas, parte integral de los estados financieros de las empresas, dada su presentación a nivel de detalle, mayor información sobre cuentas y operaciones de la organización y que la auditoría debería observar con mayor rigor.

Sencillamente, es un tema para reflexionar, puesto que la corrupción, el fraude, la falta de compromiso y la ilegalidad con que se están administrando las empresas públicas y privadas siguen erróneamente perpetuándose sin la observancia de una auditoría profesional, considerada en la mayoría de los casos como un protocolo y no como una realidad.

Desde la auditoría es mucho lo que se puede atenuar de este azote, simplemente con el cumplimiento de lo que significa auditar.

Fuente: Libro. “FORMACIÓN DE LÍDERES EN AUDITORIA Y CONTROL INTERNO, Buenas Prácticas"

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Muchas gracias.

 Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000:2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. 

Economista graduado de la Universidad Central de Colombia, Especialista en Auditoría y Control Interno (Universidad Militar Nueva Granada), y Pedagogía y Docencia Universitaria (Universidad la Gran Colombia). Estudiante de Maestría en Educación.

Además, cuenta con su propio blog denominado www.marcontrol.blogspot.com donde permanentemente escribe sobre temas de auditoría, control interno y hacienda pública y resuelve inquietudes a cientos lectores que lo consultan a nivel Hispanoamérica. Su libro el ABC DE LA Hacienda Pública recoge de la Constitución y las leyes el actuar de la administración pública y la utilización que este hace de sus recursos. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia