Auditoría Externa

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool  

En un reciente artículo[1], Jim Wetekamp, CEO de Riskonnect, ofrece orientación sobre cómo llevar a cabo auditorías exitosas en un entorno de trabajo remoto. Allí se plantea que, a medida que la pandemia COVID-19 magnifica las amenazas existentes y crea constantemente nuevos riesgos para que las organizaciones evalúen, los líderes empresariales están buscando una mayor seguridad de que la supervisión, las capacidades y los controles adecuados están en su lugar, y buscan ayuda en la auditoría.

Con el trabajo a distancia y las restricciones de viaje que limitan la movilidad en muchas partes del mundo, los líderes de auditoría a su vez están encontrando un inmenso valor en los beneficios del trabajo digital: principalmente velocidad, participación más amplia de las partes interesadas e informes sólidos y centralizados. Muchos equipos de riesgo y cumplimiento han advertido que las auditorías remotas pueden ser, en muchos sentidos, más fáciles e incluso más eficaces que las auditorías en sitio.

Llevar a cabo la debida diligencia digitalmente, sin embargo, viene con una curva de aprendizaje. Wetekamp presenta algunos consejos para obtener el máximo valor en la labor de auditoría, ya sea que la organización ya haya adoptado completamente las auditorías digitales o que esté empezando este camino.

Reevaluar continuamente las prioridades

Evaluar trimestralmente, o con la frecuencia que las condiciones lo dicten, cómo la pandemia está afectando a su plan de auditoría. ¿Necesita centrarse más en la comprobación de los protocolos de seguridad internos, dada la necesidad de equipo de protección personal y distanciamiento social? Con los empleados trabajando desde casa indefinidamente, ¿están la ciberseguridad y la red llegando al extremo?

Las auditorías deben tener en cuenta la forma en que está haciendo negocios hoy en día. Y a medida que la pandemia evoluciona, cada mes, semana e incluso día podría verse drásticamente diferente. Hay que revisar y ajustar continuamente el plan de auditoría anual de acuerdo con las condiciones del negocio, las solicitudes de gestión y la dinámica de la industria/mercado. Hay que alinear al equipo y a las partes interesadas clave en los riesgos críticos y urgentes y centrar la atención en la auditoría de las áreas y procedimientos que protegerán más el negocio.

Invertir en herramientas que fomenten la conexión y la colaboración

La auditoría es una función basada en el equipo y basada en relaciones. Naturalmente, es más difícil colaborar y conectarse con colegas y propietarios de procesos cuando trabajan de forma remota. La videoconferencia, con el uso compartido de pantalla, las reuniones grabadas, las capacidades de la pizarra y mucho más, puede eliminar las barreras de distancia y permitir a los auditores revisar los procedimientos o documentos juntos, en tiempo real, tal como lo harían en persona.

Estas herramientas también ayudan a los auditores a captar señales visuales útiles que normalmente se observan in situ durante las entrevistas en vivo. Y hablar "cara a cara" ayuda a los auditores a crear una relación y confianza con los auditados, que es una parte muy importante del proceso.

Asegurarse que el equipo y los auditores estén alineados para el éxito

Una auditoría remota exitosa requiere un poco de trabajo de preparación y configuración de expectativa. Obtener los datos de prueba y la documentación requerida puede ser aún más difícil de lo habitual cuando la gente no está trabajando en el mismo edificio. Es mucho más difícil perseguir a la gente por la información que se necesita cuando no se puede simplemente acercarse al escritorio de alguien y preguntar.

Hay que comenzar proporcionando orientación sobre cómo trabajar de forma eficaz de forma remota. Asegurarse de que todos los auditores y las partes interesadas estén alineados en el proceso de auditoría virtual, incluidos los plazos de respuesta, lo que se espera de ellos y lo que necesitan compartir antes y después de las reuniones. Hay que hacerles saber de antemano cuáles son sus prioridades como parte de la auditoría, la documentación específica que necesitarán proporcionar y lo que se tratará durante la reunión para permitirles tiempo suficiente para prepararse.

Invertir en la tecnología apropiada

Muchos equipos de hoy en día planifican, capturan y realizan un seguimiento de la actividad de auditoría mediante hojas de cálculo guardadas en varias unidades de red internas. Este enfoque era cuestionable antes de COVID, y es francamente ineficaz para las auditorías realizadas virtualmente. Los equipos de auditoría necesitan una forma centralizada de garantizar el cumplimiento, medir el progreso, evaluar los resultados con respecto a los puntajes de auditoría anteriores y hacer que las personas sean responsables de sus acciones.

Invertir en la tecnología adecuada permite a los equipos de auditoría y aseguramiento aplicar una metodología de auditoría coherente, reducir las posibilidades de que falten problemas y mejorar las respuestas de la organización al panorama del riesgo de pandemia en constante evolución. Un sistema automatizado basado en la nube crea un repositorio de toda la información relacionada con la auditoría y la comparte fácilmente con todas las partes involucradas, por lo que nadie tiene que perseguir la información necesaria. Los profesionales de auditoría y seguridad pueden estar seguros de que están basando las decisiones en los datos más actualizados (en lugar de correos electrónicos y archivos obsoletos) y pueden asignar tareas y recordatorios a los colegas para que no haya olvidos involuntarios. Con análisis avanzados y representaciones visuales instantáneas de datos, estas herramientas también eliminan los tediosos informes manuales, aceleran el ciclo de auditoría y liberan tiempo para que los equipos se centren en mejorar las estrategias de auditoría.

Del mismo modo que el trabajo remoto permanente será una opción para muchos empleados después de COVID, es probable que las auditorías virtuales permanezcan en el tiempo. Ya sea que una auditoría sea virtual o in situ, el aprovechamiento de las herramientas de la manera correcta puede mejorar la visibilidad de la función de auditoría entre los líderes superiores. Al ser capaz de evaluar la eficacia de las prácticas de gobernanza, riesgo y cumplimiento de manera más rápida y precisa, la auditoría puede consolidar su posición como un socio estratégico para lograr la gestión general de riesgos y los objetivos empresariales de la organización. 

[1] Ver: https://www.corporatecomplianceinsights.com/virtual-internal-audits-pandemic/

CP Iván Rodríguez -

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia