Por: Marco Hernando Bonilla M. Colaborador de Auditool
“El cuadernillo de caracterización empresarial”, fue diseñado por el suscrito, para ser utilizado como papel de trabajo en auditoría financiera, pues posibilita al auditor cumplir con la norma internacional de auditoría NIA 315, en el sentido de identificar y valorar los riesgos de incorrección material en los estados financieros mediante el conocimiento de la entidad y su entorno, incluido el control interno.
Esto, a través del levantamiento de información determinante, que al ser analizada en cada una de las actividades sugeridas en el contexto del cuadernillo, nos enseña la generalidad de la organización en su conjunto y nos proporciona indicios claves de las áreas, cuentas y procesos que son susceptibles de evaluación a la hora de planear la auditoría.
Al final, con su complementación y resultados se convertirá en la memoria institucional de la empresa y la construcción de la herramienta DOFA, como diagnóstico preliminar a considerar.
Actividad 1. Plantilla del cronograma de trabajo. El cronograma de trabajo, corresponde a una matriz de asignación de tareas al equipo auditor, en función del tiempo y que al final tiene la bondad de conocer toda la organización en la medida que cada integrante socialice el tema asignado en el resto del equipo.
Actividad 2. Naturaleza de la entidad o empresa. La naturaleza de una empresa describe qué tipo de empresa es y cuáles son sus objetivos generales. Describe su estructura jurídica, sector, productos o servicios, y todo lo que hace una empresa para alcanzar sus objetivos; información que el equipo de auditoría deberá tener presente a la hora de evaluar cada área, proceso y/o cuenta, para que la organización en todas sus actuaciones y operaciones sea fiel a su objeto de constitución.
Actividad 3. Misión, visión y objetivos. La misión y visión de una empresa ayuda a comunicar los propósitos y objetivos de una organización y la forma en que estos van a lograrlo. Es importante en este capítulo revisar si la misión expuesta por la organización auditada corresponde al sentido de su creación y constitución.
Actividad 4. Estructura orgánica. Es la organización formal en la que se establecen los niveles jerárquicos, sirve para referenciar o determinar los niveles de toma de decisiones y se especifica la división de funciones, la interrelación y coordinación que debe existir entre las diferentes unidades organizacionales. Para el ejercicio de auditoría y como una manera de conocer el quehacer organizacional, es necesario en principio identificar las áreas misionales y áreas de apoyo, con algunas de sus funciones, y la conveniencia de su estructura piramidal para toma de decisiones, asociado con perfiles de personal asociados igualmente con la misión.
Actividad 5. Normatividad sustancial que le aplica. El normograma sirve como guía a los miembros de la organización en la aplicación de aquellas disposiciones que debe cumplir y/o hacer cumplir de acuerdo con su competencia; para la auditoría cobra especial interés aquellas normas relacionadas con la contratación, régimen laboral, contabilidad, presupuesto, tributaria y por supuesto las asociadas a las áreas misionales para que de manera suscita se definan términos de referencia sobre las mismas.
Actividad 6. Información complementaria. La información complementaria incluye indicadores clave, razones financieras, número de sucursales y filiales, cantidad de clientes, planta de personal, presupuesto total, entre otros datos relevantes. Esta información permite conocer el entorno, la magnitud y el tipo de organización, lo cual es fundamental para definir el alcance de la auditoría, el perfil del equipo auditor y los recursos necesarios para su ejecución.
Actividad 7. Estados financieros. Los estados financieros se constituyen en el primer y principal referente para auditar, y es sobre estos estados, que le es posible al equipo auditor formular la planeación desde: su alcance, conformación del grupo interdisciplinario, selección de las pruebas, y objetivos primarios, entre otros.
Con este propósito y como una manera de comenzar nuestro estudio y evaluación, es necesario reconocer en primera instancia cuáles son las cuentas misionales y las cuentas de apoyo relevantes, que, en primera instancia, proporcionen al equipo auditor indicios sobre qué cuentas del balance y de resultados deben tener presente e incluir en la planeación de la auditoría dada su materialidad y ocurrencia.
Tenga presente que los estados financieros deben venir acompañados de las notas explicativas a los estados financieros, con los requisitos establecidos en disposiciones vigentes, información que para los propósitos de este cuadernillo resulta clave conocer dado que contienen información contable, administrativa, de gestión y cumplimiento relevante e importante que facilitan la obtención de información requerida por todos los grupos de interés.
En esta actividad es necesario solicitar el último informe financiero que complemente el conocimiento de las finanzas de la empresa.
Actividad 8. Presupuesto. Un presupuesto es un plan de las operaciones y recursos de una empresa, que se formula para lograr en un cierto período los objetivos propuestos y se expresa en términos monetarios. Aunque tiene una correlación con el estado de resultados de los EEFF, es necesario establecer la fuente potencial de sus ingresos, así, como la materialidad en la ejecución de los gastos. Cabe anotar que para las empresas públicas el presupuesto es un indicador de gestión, un instrumento de control y un plan financiero. Como complemento a esta actividad se requiere solicitar e último informe de gestión.
Actividad 9. Planes y programas. Los planes son guías detalladas que establecen acciones a seguir, los proyectos son esfuerzos temporales y únicos que buscan lograr un resultado específico, y los programas son conjuntos de proyectos interrelacionados que se gestionan de manera coordinada para lograr objetivos estratégicos más amplios. Conviene en este ejercicio inicial, seleccionar los programas más relevantes a fin de avisar que se ajusten a la misión y a la metodología propuesta para su programación, ejecución y control, en razón a los procesos contractuales y presupuestales.
Actividad 10. Informes de auditoría. En el informe de auditoría se describirán los hechos o situaciones detectadas, de tal forma que se expongan las observaciones y/o hallazgos, de acuerdo con los objetivos planteados en la auditoría. En este aparte del ejercicio, se busca detectar en informes anteriores debilidades que la entidad presenta para incluirlos en la planeación de la auditoría y hacerle seguimiento; de otra parte obviar procesos que han sido evaluados en otros ejercicios de auditoría y no generar desgaste en la atención de la administración. Es sin duda un referente importante a la hora de planear, tomando como referencia el plan de mejoramiento.
Actividad 11. Diagnóstico DOFA. Este tipo de análisis representa un esfuerzo para examinar la interacción entre las características particulares de su negocio y el entorno en el cual éste compite. Aunque la matriz DOFA tiene diferentes aplicaciones, al final cada una de ellas, se constituye en un referente primario a tener en cuenta a la hora de planear y ejecutar la auditoría, ya que sus elementos de Amenazas y Debilidades, uno externo y el otro interno, proporcionan el punto de partida de riesgos críticos, susceptible de evaluar por parte de la auditoría, que una vez contrastado con los otros dos elementos, Oportunidades y Fortalezas, generan el equilibrio adecuado para sugerir acciones preventivas y de mejoramiento.
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