Auditoría Externa

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

En el actual entorno empresarial, en el que las organizaciones de diferentes industrias producen cada vez más datos e información, el diseño y ejecución de pruebas para que se logre una cobertura apropiada se convierte en todo un desafío para los auditores. En un reciente artículo publicado en el portal internalaudit360, se aborda este tema. A continuación, te presentamos las ideas principales junto con algunas consideraciones pertinentes.

La diversidad de los datos, su ubicación y sus fuentes dificultan la aplicación del muestreo y, por tanto, la realización de un análisis a partir de sus resultados, así como el hecho de tomar una buena cantidad de tiempo en su proceso. Por ello, una forma eficaz de auditar los datos es emplear consultas automatizadas y tableros que permitan la visualización de datos. Afortunadamente, en el mercado existen varias herramientas para esta actividad.

Ahora bien, la automatización de las pruebas de auditoría implica cierta claridad respecto de los datos y sus características para un diseño útil de la prueba y un buen análisis de resultados. Es importante entonces definir, entre otros, los siguientes asuntos:

• La población de datos objeto del análisis
• El tipo de datos que se utilizará para desarrollar la consulta automatizada
• La información que se requiere extraer de la población de datos
• La manera en que deben presentarse los resultados obtenidos

Como en todo proceso de automatización, deben tenerse en cuenta diversos factores, como asegurarse de que los datos requeridos estén disponibles en los sistemas de TI de la organización, que sean precisos y que estén debidamente actualizados. De ser necesario, deberían contar con un historial suficiente para poder ejecutar las pruebas que requieran un horizonte de tiempo adecuado. También, es útil que las consultas automatizadas puedan actualizarse en función de los resultados obtenidos y revisados, de manera que la información más relevante y significativa esté disponible para el auditor.

Ahora, automatizar el proceso de pruebas de auditoría contribuye a lograr eficiencia en el examen de las poblaciones de datos, ya que se ahorra tiempo al aplicar los procedimientos. Las consultas automatizadas, los tableros y los cuadros de mando permiten determinar excepciones que el auditor puede revisar en detalle en lugar de dedicar tiempo a revisar grandes muestras de información. Asimismo, la automatización de pruebas trae beneficios a la labor de auditoría, entre los que se cuentan:

• Mayor precisión: los procesos automatizados ayudan a garantizar que las auditorías sigan procedimientos estandarizados y los pasos se realicen de manera precisa. Esto contribuye a reducir el riesgo de errores y omisiones.
• Mejor visibilidad: los procesos automatizados también pueden contribuir a tener una mejor visión de los riesgos de la organización. Esto le permite a la alta administración y a la auditoría tomar mejores decisiones sobre la mitigación de riesgos.

La automatización y la auditoría continua

Uno de los enfoques de trabajo de auditoría que se ve más beneficiado con la automatización es el de la auditoría continua. Gracias a esta ayuda, los auditores pueden monitorear resultados obtenidos en tiempo real, así las excepciones y situaciones de alerta pueden revisarse con mayor frecuencia que en una programación habitual de una auditoría periódica. De esta manera, se logra mayor proactividad en beneficio de la organización, pues hay análisis y resultados más oportunos y se pueden adoptar correctivos prontamente para la rectificación temprana de los problemas.

Por su parte, el uso de tableros y paneles de datos facilita la elaboración de informes y presentaciones para el comité de auditoría de la junta y la alta gerencia. Asimismo, el director ejecutivo de auditoría (CAE por sus siglas en inglés: Chief Audit Executive) puede centrarse más fácilmente en los resultados que desea comunicar, y hacerlo de una manera más ágil y práctica que cuando lo hace mediante textos y párrafos explicativos.

Ahora bien, la automatización de los procesos de auditoría interna requiere tiempo y un presupuesto financiero que debe estar acorde con el tamaño y la complejidad de los datos de la organización. De modo que la automatización proporcione información pertinente a sus comités de auditoría en términos de valor agregado, con ahorro de tiempo y recursos, con una cobertura (en algunos casos cobertura total) sobre la población de datos en lugar de emplear una muestra y con la ventaja de la extracción de excepciones en tiempo real. Esto permite una actuación proactiva frente a los riesgos por parte de la gerencia y los comités de auditoría para la rectificación oportuna de los problemas identificados.

Dentro de los factores que deben tenerse en cuenta al evaluar la opción de automatización, con el propósito de aplicar auditoría continua, están los siguientes:

• Calidad de los datos: es un tema crítico. Si los datos son inexactos o incompletos, los resultados de la automatización no serán confiables.
• Experiencia técnica: se requiere experiencia técnica para diseñar e implementar un proceso de automatización. Si bien esto puede ser una barrera para algunas organizaciones, puede contratarse personal experto para solucionarlo. Acá hay que tener en cuenta los recursos necesarios para hacerlo.
• Gestión del cambio: los procesos automatizados pueden requerir cambios en la forma en que se realizan las auditorías y eso se constituye en un desafío para las organizaciones que se resisten al cambio. Hay que saber incorporar el tema en la cultura organizacional.

A pesar de los beneficios que trae la automatización, hay que considerar algunas dificultades y desafíos propios de los procesos de implementación de la automatización (o de proyectos similares):

• Costos iniciales: implementar un sistema de automatización de pruebas puede ser costoso, incluyendo la adquisición de software y la capacitación del personal.
• Falta de juicio humano: aunque la automatización es precisa, carece del juicio humano para evaluar situaciones complejas o excepcionales que requieren un análisis subjetivo.
• Necesidad de actualización constante: los sistemas de automatización requieren actualizaciones periódicas para mantenerse al día con las regulaciones y los cambios en el entorno empresarial.
• Limitaciones técnicas: algunas auditorías pueden implicar la revisión de documentos físicos o interacción con sistemas antiguos que no son fáciles de automatizar.
• Seguridad: la seguridad de los datos es una preocupación, ya que los sistemas automatizados pueden ser vulnerables a ataques cibernéticos si no se toman las medidas de seguridad adecuadas.

Las anteriores consideraciones son asuntos que deben ser considerados por los auditores en sus evaluaciones y recomendaciones en beneficio de los objetivos de la organización.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.