Auditoría Externa

En el ocaso del siglo XX, el orden del mundo fue trastocado por dos fenómenos de gran magnitud: el comienzo de la globalización y el surgimiento de las Tecnologías de Información y Comunicación (TIC).

Aunque ambos incidieron en los ámbitos económico, político y cultural, el primero favoreció la imposición de un solo modelo de desarrollo, mientras que el segundo, modificó radicalmente las formas de distribuir, adquirir y procesar el conocimiento, así como la generación de una diversidad de herramientas tecnológicas para tener acceso a él.

En una época histórica en la que la información disponible aumenta de forma acelerada y los cambios en el entorno son una constante que rige nuestra profesión, tanto empresas como personal profesional tenemos que evolucionar para hacer frente a los nuevos modelos en la organización del trabajo.

El reto consiste en que las organizaciones, con una mirada analítica, acepten la necesidad de garantizar la capacidad y responsabilidad de la profesión, así como la actualización continua a la velocidad de los cambios en virtud de desarrollar las competencias y habilidades técnico-contables que aseguren el óptimo desempeño, y con ello trascender los métodos tradicionales de formación mediante la reestructuración de los objetivos y programas de aprendizaje, basándose en metodologías más flexibles acordes a los contextos laborales. El enfoque tradicional de la enseñanza-aprendizaje a partir de la “transferencia de conocimiento” ya no es suficiente.

Con el vertiginoso desarrollo de Internet y de las TIC –en particular de aquellas que combinan texto, imágenes, sonidos y video–, estas se han colocado en el centro de un interesante debate respecto a su rol y sus posibles aplicaciones en los desafíos formativos de las empresas. La inserción de las TIC en los procesos de capacitación de las empresas sigue siendo limitada y tema de debate: ¿Para qué? ¿Con qué objeto? ¿Qué ventajas aportan más allá de la innovación?

Por ejemplo, las tecnologías por sí solas abren nuevas posibilidades, pero no pueden “organizar” significados o especificar funciones comunicativas, por más evolucionadas que sean. Se necesita, entonces, recurrir a prácticas que combinen diversas teorías y disciplinas, las cuales permitan estructurar currículos y contenidos con bases pedagógicas y didácticas, determinar recursos, definir participaciones e interacciones y seleccionar las mejores herramientas tecnológicas, una de ellas conocida como e-Learning.

Una efectiva alternativa de aprendizaje

El término e-Learning como una traducción de “aprendizaje electrónico” o “aprendizaje por medios electrónicos”, define a una modalidad de la educación a distancia, en donde el aprendizaje rompe las barreras del espacio, el tiempo y la distancia geográfica, aplicando metodologías basadas en las herramientas proporcionadas por las TIC. Además, ofrece la posibilidad de adquirir a cualquier hora, en cualquier lugar y por cualquier medio adecuado, los conocimientos, las competencias y las habilidades que son imprescindibles de la profesión contable.

Los elementos básicos de un curso e-Learning pueden resumirse en los siguientes:

- Un Sistema de Administración del Aprendizaje (Learning Management System, LMS) que constituye el núcleo alrededor del cual giran los demás elementos de la formación; básicamente, se trata de un software que se ocupa de:

• Gestionar los usuarios y passwords individuales de acceso para identificar quién realizó un curso.
• Realizar la entrega del curso y gestionar la actividad del usuario, lo que permite controlar su aprendizaje y visualizar su historial con información suficiente para identificar quién realizó el curso, qué curso realizó, fecha y calificación, entre otros.
• Gestionar los servicios de comunicación que funcionan como apoyo del material online, como foros de discusión, chats, entre otros.

- Objetos de aprendizaje que constituyen una entidad informativa digital desarrollada para la generación de conocimiento, habilidades y actitudes en función de las necesidades del participante. Son unidades mínimas de formación que cumplen con un único objetivo y que pueden ser secuenciadas, junto con otros objetos de aprendizaje para conformar cursos completos.

- Organización de los contenidos en objetivos, temas, subtemas, desarrollo, conclusiones y evaluaciones que pueden ser por tema o una sola evaluación final.

- Evaluación del aprendizaje por medio de pruebas electrónicas con preguntas de un banco de reactivos presentadas aleatoriamente, lo que permite diferentes versiones de evaluaciones. Las preguntas que integran las evaluaciones pueden ser de tipo opción múltiple, falso/verdadero, correlación de columnas, complementar oraciones y cualquier otra que permita comprobar el aprendizaje.

- Diseño de mecanismos que permitan asegurar que, en caso de no aprobar la evaluación final, el participante vuelva a tomar el curso; o bien, si el curso contiene evaluaciones por temas o subtemas, el participante no pueda iniciar el siguiente tema hasta haber acreditado el anterior.

- Sistemas de comunicación que pueden ser síncronos o asíncronos. Los sistemas síncronos ofrecen comunicación en tiempo real entre los estudiantes o entre los estudiantes y los facilitadores del curso, por ejemplo el chat o las aulas virtuales. En cambio, los sistemas asíncronos no ofrecen comunicación en tiempo real, pero aportan la ventaja de que las discusiones y aportaciones de los participantes quedan registradas para repasarlas o analizarlas posteriormente con mayor detenimiento, por ejemplo, en los foros de discusión.

Las características de los cursos e-Learning brindan las siguientes ventajas en el ámbito del aprendizaje:

• Los contenidos diseñados para esta modalidad son homogéneos y pueden distribuirse a gran escala.
• El diseño de los contenidos incluye una variedad de elementos multimedia como videos, audios, demostraciones, interacciones y recursos adicionales como ejemplos prácticos, lecturas y ejercicios.
• La actualización de los contenidos es más sencilla y rápida comparada con la de otras plataformas, sobre todo hablando de medios impresos (libros).
• Brinda flexibilidad al aprendizaje y permite que este se adapte al ritmo de cada estudiante, además de enfocarse en este último.
• Favorece el ahorro de tiempo y dinero, tanto para la empresa como para el estudiante.
• Proporciona un aprendizaje rápido, consistente y eficaz, por lo que es muy útil para la formación continua de los empleados.
• Permite un acceso inmediato (just in time, dónde y cuándo se necesita) a información y materiales actualizados. La información determinada puede ser consultada y revisada justo cuando se precise o requiera.
• Mejora la productividad de la profesión, porque evita perder tiempo en desplazamientos y la información se puede recibir en el puesto de trabajo o en el domicilio, permitiendo un mejor aprovechamiento del tiempo. Además, ya que los cursos on line están conformados por sesiones cortas, objetivos, temas y subtemas, el empleado no tiene que dedicarles periodos excesivamente largos ni descuidar sus actividades laborales del día a día.
• Reduce el gasto de enseñanza. Las empresas ahorran cuando sustituyen la formación presencial por el e-Learning, debido a que los gastos por desplazamientos y alimentación pueden llegar a representar un gasto muy importante del programa de formación.
• Fomenta la fidelidad del capital humano, ya que al mejorar la oferta de formación, esta es considerada por los empleados como un incentivo y como motivador para el logro de objetivos personales y profesionales.
• Genera eficacia y rapidez en la actualización de saberes, así como en implantación de nuevas políticas y sistemas de calidad.

En virtud de lo anterior, el e-Learning se adapta a las necesidades de los usuarios facilitando los procesos de enseñanza y aprendizaje al ofrecer mayor flexibilidad mediante el uso de Internet. Esta modalidad favorece en los estudiantes un aprendizaje autogestionable que les exige más responsabilidad y control durante el proceso de enseñanza y aprendizaje, lo que implica un mayor compromiso en la adquisición del conocimiento. Además, la reducción de costos, la eficiencia y ahorro de tiempo en la entrega de la instrucción, y la ventaja competitiva que otorga a las empresas, son solo algunos de los beneficios que trae consigo la implementación del e-Learning.

La educación a distancia y la norma de desarrollo profesional continuo

Para efectos de la Norma de Desarrollo Profesional Continuo (NDPC), se entiende por desarrollo profesional continuo: “…la actividad del conocimiento programada, formal, reconocida y permanente que el Contador Público, como asociado activo del IMCP, debe llevar a cabo con el fin de actualizar y mantener sus conocimientos profesionales en el nivel que exige su responsabilidad social”; de forma adicional establece que: “… el desarrollo profesional continuo: i. Permite la actualización y mantenimiento de los conocimientos profesionales; ii. Asegura, junto con la certificación, la calidad en el servicio que demanda la sociedad.”1

Por ello, el Instituto Mexicano de Contadores Públicos mediante la NDPC, en virtud de impulsar el desarrollo profesional continuo del Contador Público, contempla en la educación abierta y a distancia —específicamente en los programas de aprendizaje vía electrónica (e-Learning)—, una alternativa formal, reconocida y permanente para el aprendizaje.

Sin embargo, la misma NDPC en el Capítulo 4 “De la capacitación en educación a distancia o educación abierta”, establece que para que esta alternativa se reconozca como válida y los asociados puedan obtener puntos de desarrollo profesional, estos programas deben contar con ciertas características. Por ejemplo:

En el caso de programas de aprendizaje vía electrónica… tienen la obligación de contar con sistemas, controles y procedimientos que permitan verificar que los cursos de educación abierta, contengan lo siguiente…

Para ello, es necesario contar con un robusto Sistema de Administración del Aprendizaje (LMS) instalado en un servidor que se encargue de soportar los cursos e-Learning, realizar la entrega de los mismos y que permita, a su vez, gestionar usuarios, administrar los accesos, controlar y dar seguimiento al proceso de aprendizaje, realizar evaluaciones y generar informes, entre otros.

a) Accesos restringidos (passwords individualizados) que permitan identificar quién realizó el curso de autoaprendizaje.

El mismo LMS, al ser responsable de la entrega de los cursos y de administrar los accesos, será el responsable de identificar quién participó en un curso. Para ello, es requisito indispensable que a cada participante se le asigne una clave única de acceso asociada a un identificador único de usuario, lo que permitirá llevar el seguimiento por cada participante en los cursos. Las claves de acceso deberán considerarse strong passwords, lo que significa que deberá contener al menos 8 caracteres de longitud, con una combinación de palabras mayúsculas, minúsculas, números y símbolos, sin contener nombres reales o de usuario, etcétera.

b) Temario, objetivos, desarrollo del tema, conclusiones y evaluaciones (la evaluación puede ser general o por subtemas).

c) Evaluaciones finales de los programas de aprendizaje vía electrónica.

Con preguntas que deberán ser seleccionadas y presentadas de forma aleatoria de un banco de datos, con el objeto de asegurar y contar con una evaluación siempre diferente.

d) Una actualización periódica del contenido del curso.

e) Evaluaciones estructuradas en cualquiera de la(s) siguiente(s) categorías, de acuerdo con los contenidos del curso: opción múltiple,  falso/verdadero, correlación de columnas, complemento de oraciones con palabras o frases dadas en la evaluación, cualquiera otra que la modernidad y recursos educativos permita comprobar el avance del estudiante.

f) Mecanismos que aseguren que en aquellos cursos en los que se apliquen evaluaciones por subtemas, no se pueda dar inicio al siguiente tema sin haber acreditado el anterior.

g) Mecanismos que aseguren que en caso de no aprobar la evaluación final, el estudiante deberá volver a tomar el curso.

h) Información suficiente que permita identificar el nombre del participante, nombre del curso, fecha y calificación, la cual debe ser mínima de 70%.2

Para diseñar cursos e-Learning con estas características es necesario soportar su construcción en el Diseño Instruccional entendido como un proceso continuo y sistemático de especificaciones, basado en teorías instruccionales y de aprendizaje para desarrollar acciones formativas, que aseguren alcanzar los objetivos por medio de un análisis de las necesidades y metas educativas.

Lo anterior pone de manifiesto que la instrumentación exitosa de un curso e-Learning no solo depende de los elementos tecnológicos que lo soportan; se requiere además fundamentar su construcción y desarrollo a partir de un modelo pedagógico. Para ello se necesita involucrar entonces un sólido equipo humano con habilidades pedagógicas y estéticas que estructure los contenidos, los organice atendiendo a ese diseño y los actualice de forma periódica.

Un elemento fundamental del proceso de enseñanza-aprendizaje, y que también debe tomarse en cuenta al momento del diseño instruccional, es la evaluación del conocimiento adquirido. Los cursos de e-Learning deben considerar procesos de evaluación que activen conocimientos previos, recapitulen y sinteticen lo aprendido, promuevan la consulta, desarrollen la representación gráfica y proporcionen retroalimentación.

Una alternativa en el diseño de las evaluaciones es presentar un número determinado de preguntas de un banco de reactivos, lo que permitirá contar con diferentes tipos de evaluaciones, además de estructurarlas con diferentes tipos de preguntas atendiendo al diseño instruccional definido. De forma adicional se puede considerar programar las evaluaciones con ciertos “candados” como mecanismos para evitar dar inicio con un tema si no se acredita la evaluación del tema inmediato anterior o volver a tomar el curso si este no se acredita con la calificación mínima que se requiere. Cabe mencionar que estas últimas características también se definen atendiendo al diseño instruccional del curso.

Por último, y no por ello menos importante, a partir de la necesidad de actualizar los conocimientos adquiridos, los cursos de e-Learning deben ser revisados y renovados periódicamente. Lo anterior resulta más eficiente al mantener los contenidos en un formato electrónico.

La Norma de Desarrollo Profesional Continuo reconoce en los programas de aprendizaje vía electrónica que reúnan los requisitos anteriores, una herramienta formal y válida para la adquisición del conocimiento y actualización que requieren sus asociados, y al nivel que la sociedad y la profesión les exige.

1 Norma de Desarrollo Profesional Continuo, 2015.

2 Op. cit.

L.C.C. Juan Antonio Rodríguez Espínola/Socio de Auditoría en Deloitte

Mtra. María Elena Romano Pelayo/Encargada de Aprendizaje en Deloitte

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx