Auditoría Externa

Responsabilidad de los líderes de la firma (PRIMER ELEMENTO DE UN SISTEMA DE CONTROL DE CALIDAD)

Los líderes de la firma deben ser los promotores de una cultura interna de calidad, que incluya la implementación de políticas y procedimientos de control de calidad en su Manual y otro material y guías que constituyen el marco de referencia de un sistema de control de calidad 

Los socios de la firma como líderes toman todas las acciones y decisiones con respecto a los asuntos clave y práctica profesional, incluyendo la obligación de establecer un sistema de control de calidad para tener una seguridad razonable de que la firma cumpla con las normas profesionales y con los requisitos regulatorios y legales, y que los informes emitidos por los socios de los trabajos, sean adecuados en las circunstancias.

También son los indicados para nombrar al responsable del sistema de control de calidad, quien deberá tener la experiencia y capacidad suficiente para entender la problemática que se presente, además de diseñar políticas y procedimientos a la medida de las características y necesidades de la firma, y de tener la autoridad necesaria para implementarlos.

Es importante resaltar que los socios de la firma deben reconocer que las consideraciones comerciales no están por encima de la calidad del trabajo y que la evaluación al desempeño, compensación y promoción son un claro ejemplo de la primacía de la firma hacia la calidad, por lo que se deben asignar los recursos suficientes para desarrollar, documentar y respaldar la operación del sistema de control de calidad.

Como responsables de la calidad, los socios deben recordar en sus juntas al personal profesional, su adhesión a las políticas y procedimientos de control de calidad que utilicen en el desempeño de sus trabajos, es decir, las guías, los formatos y otras herramientas disponibles para uniformar el proceso de la auditoría en el trabajo desempeñado, así como invitarlos a expresar sus comentarios y sugerencias para mejorar las políticas y procedimientos de control de calidad de la firma.

 De ese modo, los líderes de la firma asignan la responsabilidad del sistema de control de calidad a personas que cuentan con suficiente experiencia, capacidad y autoridad para asumir esta responsabilidad.

Norma de control de calidad 

Esta norma señala que:

• La firma debe establecer políticas y procedimientos diseñados para promover una cultura interna que se base en el reconocimiento de que la calidad es esencial en el desempeño de los trabajos. Estas políticas y procedimientos deben requerir que el director general de la firma o su equivalente, asuma la responsabilidad última del sistema de control de calidad de la firma.
• Las políticas y los procedimientos deben referirse a la evaluación del desempeño, compensación y promoción del personal y sistemas de incentivos, con objeto de demostrar el compromiso primordial de la firma hacia la calidad.
• La firma debe asignar la responsabilidad de administración del negocio, de tal forma que los aspectos comerciales no predominen sobre la calidad del trabajo desempeñado.
• La firma debe dedicar suficientes recursos para el desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos de control de calidad.
• Cualquier persona a quien el líder ejecutivo de la firma, la Asamblea de Socios o el Consejo de Administración, le asigne la responsabilidad operacional del sistema de control de calidad, debe contar con experiencia y capacidad suficiente y apropiada, así como con la autoridad necesaria para asumir dicha responsabilidad.

Responsabilidad de los líderes sobre la calidad en la firma

La promoción de una cultura basada en la calidad depende, en gran medida, de la actuación cotidiana de los líderes de la firma y de las acciones y mensajes que envíen a su staff profesional, en los cuales demuestren que los aspectos económicos no están por encima de la calidad; es decir, que ninguno de los dos está por encima del otro.

Estas acciones y mensajes que fomentan la cultura de calidad se transmiten en cursos de capacitación, reuniones de trabajo y boletines de noticias, y se incorporan en documentación interna de la firma, en materiales de entrenamiento y en las evaluaciones al personal, ya que fomentan la cultura interna de control de calidad de la firma.

Los líderes de la firma deben asegurarse de que las políticas y procedimientos de control de calidad se documentan y comunican al personal.

Responsable último de la calidad

Es conveniente que las firmas de Contadores Públicos cuenten con un manual de control de calidad, en donde señalen las políticas y procedimientos, en relación con quien debe asumir la responsabilidad última del sistema de control de calidad. En general, de acuerdo con el tamaño y la característica de la firma, la responsabilidad última de la operación del sistema de control de calidad, puede recaer en:

• El líder ejecutivo de la firma.
• La Asamblea de Socios.
• El Consejo de Administración (o su equivalente).
• El socio único tratándose de firmas pequeñas.

En todo caso, la persona o personas en las que recaiga la responsabilidad de la operación del sistema de control de calidad, deben contar con la experiencia y capacidad suficiente y apropiada, en cuestiones profesionales y reglamentarias, para entender la problemática del control de calidad y desarrollar políticas y procedimientos a la medida de las necesidades de la firma, además de poseer la autoridad para implementarlos y exigir su cumplimiento.

Evaluación del desempeño, compensación y promoción del personal

Para demostrar el compromiso primordial de la firma hacia la calidad, sus políticas y procedimientos de control de calidad, debe hacerse referencia a la evaluación al desempeño, compensación y promoción (incluido un sistema de incentivos).

Con este compromiso la firma reconoce que su recurso más valioso es su staff profesional y que la calidad de los servicios que presta a sus clientes se correlaciona con la calidad de sus integrantes.

Los aspectos comerciales no predominan sobre la calidad del trabajo

Los socios de la firma deben tener presente que las consideraciones comerciales no están por encima de la responsabilidad que tienen como líderes promotores de una cultura de control de calidad. Es decir, sus políticas y procedimientos de control de calidad deben hacer referencia en este sentido, en donde se indique con claridad que los aspectos comerciales no predominan sobre la calidad del trabajo, situación que fortalece la cultura de calidad hacia el personal de la firma y genera el apego natural a los lineamientos establecidos para mantener un control específico de las acciones realizadas para cada compromiso.

Asignación de recursos suficientes para la implementación y soporte del sistema de control de calidad

La promoción de una cultura interna orientada hacia la calidad, debe incluir la asignación de recursos adecuados y suficientes para el desarrollo, documentación y soporte de las políticas y procedimientos de control de calidad, ya que sin ellos ningún sistema de control de calidad puede operar de manera adecuada.

La inversión de recursos para promover la cultura de calidad genera valor al hacer eficientes los procesos y dirigir de manera eficaz los esfuerzos para mitigar los riesgos y mejorar el trabajo de auditoría.

C.P.C. Daniel Álvarez Ramírez
Presidente de la Comisión Administradora de Calidad del IMCP

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx del Instituto Mexicano de Contadores Públicos www.imcp.org.mx