Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool
A manera de guía, relaciono algunas preguntas claves para evaluar el sistema de control interno contable de las organizaciones, dentro de los parámetros contemplados en el Modelo Coso, incluido el área en su conjunto. Dicha evaluación independiente obedece a examinar como cualquier proceso las operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas y responderá a los lineamientos de control interno para el proceso contable.
Esta evaluación responde y está en función de las siguientes etapas implementadas: Etapa de reconocimiento (identificación, clasificación, registro y ajustes); Etapa de revelación ( Elaboración de estados contables y demás informes; análisis, interpretación y comunicación de la información); Otros elementos de control y acciones implementadas. (Clasificación: Contaduría General de la Nación)
Etapa de reconocimiento.
Identificación.
- Existe una política mediante la cual las transacciones, hechos y operaciones realizados en cualquier dependencia u área, son debidamente informados al área contable a través de los documentos fuente o soporte?
- Están debidamente identificados los productos del proceso contable que deben suministrarse a las demás áreas de la empresa y a los usuarios externos?
- Están debidamente identificados los productos de los demás procesos que se constituyen en insumos del proceso contable?
- Se tienen identificados en la empresa los procesos que generan transacciones, hechos y operaciones y que por lo tanto se constituyen en proveedores de información del proceso contable?
- Los hechos financieros, económicos, y demás realizados por la empresa son de fácil y confiable medición monetaria?
- Las cifras existentes en los estados, informes y reportes contables se encuentran soportadas con el documento idóneo correspondiente?
- Son adecuadas y completas las descripciones que se hacen de las transacciones, hechos u operaciones en el documento fuente o soporte?
- Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente las normas de contabilidad generalmente aceptadas internacionalmente?
- Las personas que ejecutan las actividades relacionadas con el proceso contable conocen suficientemente el Régimen contable que le aplica de acuerdo con su naturaleza, sector y actividad?
- Los hechos financieros, económicos y demás, que han sido objeto de identificación, están soportados en documentos idóneos y de conformidad con la naturaleza de los mismos?
- Los documentos fuente que respaldan los hechos financieros, económicos, y demás contienen la información necesaria para realizar su adecuada identificación?
Clasificación
- Los hechos financieros, económicos, y demás llevados a cabo con los proveedores de la empresa han sido incluidos en el proceso contable?
- Los hechos financieros, económicos, y demás realizados por la empresa son de fácil y confiable clasificación en el Catálogo General de Cuentas según el sector a qué pertenecen?
- Son adecuadas las cuentas y subcuentas utilizadas para la clasificación de las transacciones, hechos u operaciones realizadas?
- Se elaboran y revisan oportunamente las conciliaciones bancarias para establecer los valores objeto de clasificación, registro y control del efectivo?
- Se ejecutan periódicamente conciliaciones de saldos recíprocos con otras empresas?
Registro y ajustes
- Se realizan periódicamente conciliaciones y cruces de saldos entre las áreas de Presupuesto, Contabilidad, Tesorería, y demás áreas y/o procesos de la empresa?
- Se realizan periódicamente tomas físicas de bienes, derechos y obligaciones y se confronta con los registros contables para hacer los ajustes pertinentes?
- Las cuentas y subcuentas utilizadas revelan adecuadamente los hechos, transacciones u operaciones registradas?
- Se hacen verificaciones periódicas para comprobar que los registros contables se han efectuado en forma adecuada y por los valores correctos?
- Se efectúan los registros contables en forma cronológica y guardando el consecutivo de los hechos, transacciones u operaciones realizadas?
- Se generan listados de consecutivos de documentos para hacer verificaciones de completitud de registros?
- El proceso contable opera en un ambiente de sistema de integrado de información y este funciona adecuadamente?
- Son adecuados los cálculos de valores correspondientes a los procesos de depreciación, provisión, amortización, valorización, y agotamiento, según aplique?
- Los registros contables que se realizan tienen los respectivos documentos soportes idóneos?
- Para el registro de las transacciones, hechos u operaciones se elaboran los respectivos comprobantes de contabilidad?
- Los libros de contabilidad se encuentran debidamente soportados en comprobantes de contabilidad?
Etapa de revelación
Elaboración de estados contables y demás informes.
- Se elaboran y diligencian los libros de contabilidad de conformidad con los parámetros establecidos en el Régimen de Contabilidad?
- Las cifras contenidas en los estados, informes y reportes contables coinciden con los saldos de los libros de contabilidad?
- Se efectúa el mantenimiento, actualización y parametrización necesarios para un adecuado funcionamiento del aplicativo utilizado para procesar la información?
- Las notas explicativas a los estados contables cumplen con las formalidades establecidas en el Régimen de Contabilidad?
- Se verifica la consistencia entre las notas a los estados contables y los saldos revelados en los estados contables?
- Análisis, interpretación y comunicación de la información
- Se presentan oportunamente los estados, informes y reportes contables al representante legal, y demás usuarios interesados?
- Se publica mensualmente en lugar visible y de fácil acceso a la comunidad el balance general y el estado de resultados?
- Se utiliza un sistema de indicadores para analizar e interpretar la realidad financiera, económica de la organización?
- La información contable se acompaña de los respectivos análisis e interpretaciones que facilitan su adecuada comprensión por parte de los usuarios?
- La información contable es utilizada para cumplir propósitos de gestión?
- Se asegura la empresa de presentar cifras homogéneas a los distintos usuarios de la información?
Otros elementos de control, acciones implementadas
- Se identifican, analizan y se le da tratamiento adecuado a los riesgos de índole contable de la empresa en forma permanente?
- Existe y funciona una instancia asesora que permita gestionar los riesgos de índole contable?
- Se realizan autoevaluaciones periódicas para determinar la efectividad de los controles implementados en cada una de las actividades del proceso contable?
- Se han establecido claramente niveles de autoridad y responsabilidad para la ejecución de las diferentes actividades del proceso contable?
- Las políticas contables, procedimientos y demás prácticas que se aplican internamente se encuentran debidamente documentadas?
- Los manuales de políticas, procedimientos y demás prácticas contables se encuentran debidamente actualizados, y sirven de guía u orientación efectiva del proceso contable?
- Se evidencia por medio de flujogramas, u otra técnica o mecanismo, la forma como circula la información a través de la entidad y su respectivo efecto en el proceso contable de la entidad?
- Se ha implementado y ejecuta una política de depuración contable permanente y de sostenibilidad de la calidad de la información?
- Los bienes, derechos y obligaciones se encuentran debidamente individualizados en la contabilidad, bien sea por el área contable o en bases de datos administradas por otras áreas?
- Los costos históricos registrados en la contabilidad son actualizados permanentemente de conformidad con lo dispuesto en el Régimen de Contabilidad?
- Se cuenta con un área contable debidamente estructurada de conformidad con la complejidad, desarrollo tecnológico y estructura organizacional de la organización?
- Los funcionarios involucrados en el proceso contable cumplen con los requerimientos técnicos señalados por la entidad de acuerdo con la responsabilidad que demanda el ejercicio de la profesión contable en el sector?
- Se ha implementado una política o mecanismo de actualización permanente para los funcionarios involucrados en el proceso contable y se lleva a cabo en forma satisfactoria?
- Se producen en la empresa informes de empalme cuando se presentan cambios de representante legal, o cambios de contador?
- Existe una política para llevar a cabo en forma adecuada el cierre integral de la información producida en todas las áreas o dependencias que generan hechos financieros, económicos, sociales y ambientales?
- Los soportes documentales de los registros contables se encuentran debidamente organizados y archivados de conformidad con las normas que regulan la materia?
Una vez realizada las pruebas de control y/o sustantivas de las preguntas en cuestión, se procederá a hacer las anotaciones resultantes de las observaciones que de acuerdo con la materialidad e importancia merecen ser tenidas en cuenta en el informe de evaluación del control interno contable de la organización a un corte establecido.
Características de los informes.
Preciso: Sin desviaciones significativas en razón a la naturaleza de la organización y a los objetivos de la Auditoria.
Conciso: De manera sucinta, donde lo comunicado sea realmente importante y material.
Objetivo: Producto de hechos reales y no estar sujeto a varias interpretaciones.
Soportado: Teniendo como referente las pruebas, documentación e información que valide lo afirmado
Hasta pronto,
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