Auditoría de TI

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

La transformación digital ha estado en marcha en gran número de actividades laborales desde que comenzaron las computadoras. El mercado de transformación digital ha tenido un gran crecimiento en cuanto a recursos destinados; principalmente, en el sector de servicios y, en particular, en el de los servicios financieros. La transformación ha estado impulsada en gran medida por la automatización de procesos administrativos repetitivos, lo que ha impulsado la adopción de nuevas tecnologías.

Hoy día se observa cómo la automatización ya está ocurriendo en diferentes procesos casi de manera inadvertida. Desde el llenado automático de detalles de contacto hasta las sugerencias de texto predictivo para correos electrónicos: la automatización ha creado la fluidez que se espera en las experiencias digitales. Ahora bien, aunque la alta administración con frecuencia es entusiasta frente a la automatización, todavía puede haber una resistencia significativa de los equipos de trabajo. El mayor obstáculo es la falta de comprensión de lo que implica la automatización y sus beneficios, a corto y largo plazo.

Actualmente, los programas y aplicaciones permiten proporcionar buenas experiencias digitales, que pueden ser escalables tanto para el personal como para los clientes. Las actualizaciones tecnológicas son útiles para hacer más eficientes las mejores prácticas manuales, permiten conciliar las cuentas y, potencialmente, advertir diferentes desviaciones.

Si bien las hojas y libros electrónicos han sido (y aún son) de gran ayuda, los desarrollos en programas y aplicativos como servicio, computación en la nube y la creciente demanda de trabajo híbrido han hecho que ciertas actividades y trabajos estén evolucionando. Un auditor puede pasar varias horas trabajando en conjuntos de datos comparativos; sin embargo, las soluciones de software personalizadas para diferentes tipos de actividades pueden crear los informes automáticamente. Los auditores pueden analizar rápidamente datos comparativos mes a mes y año a año, lo que facilita a las firmas escalar sus operaciones, monitorear su trayectoria de objetivos y detectar anomalías.

Es así como la automatización ayuda a los auditores. La automatización ayuda a hacer la tarea de compilar y comparar datos, lo que facilita el análisis de la información, teniendo en cuenta el contexto. Por ejemplo, la automatización puede ayudar a conciliar automáticamente algunas cuentas en función de ciertos criterios o validar datos de amortización automáticamente. Asimismo, muchas otras tareas rutinarias se pueden delegar a una máquina.

En lugar de procesar los números, mirar los datos y hacer gráficos, las áreas de auditoría pueden usar la automatización para hacer un uso más eficiente del tiempo. Esto es especialmente importante ya que no todas las firmas pueden permitirse el lujo de un analista de datos. Los auditores pueden usar el tiempo liberado de las tareas rutinarias para reflexionar críticamente y comunicar sus hallazgos, lo que permite ayudar a enfocar las recomendaciones a los clientes con una mejor asignación de recursos.

Especialmente, desde la pandemia, la transformación digital ha florecido en todas las industrias, pero los presupuestos, a menudo, van a los departamentos de marketing y ventas de front-end. En cambio, los departamentos de finanzas y contabilidad de back-end (que han estado funcionando con éxito) con frecuencia no obtienen los mismos recursos para sus transformaciones digitales, lo cual es una realidad que debe ser entendida por los auditores. Ahora bien, el trabajo remoto durante los confinamientos reveló deficiencias en ciertos procesos digitales de los clientes de auditoría, que pusieron de relieve la necesidad de inversión. Como resultado, ha habido un incremento en los procesos de automatización.

El repentino requerimiento de un trabajo híbrido generalizado y el soporte de tecnologías basadas en la nube se ha convertido en una prioridad para los ejecutivos. Por ello, las organizaciones de diferentes industrias planean invertir en iniciativas digitales, con nuevas tecnologías como inteligencia artificial y aprendizaje automático, análisis de datos y servicios en la nube.

Un tema que debe tenerse en cuenta, cuando se habla de transformación digital, es que los líderes de las áreas de auditoría suelen ser personas que superan los 40 años, lo que podría introducir una dificultad adicional, puesto que se requiere un cambio cultural. Si bien la alta dirección de las organizaciones y de las firmas pueden apreciar resultados financieros potenciales, puede haber resistencia al cambio en virtud de la edad de ciertos directivos.

También puede ocurrir que los miembros del equipo de auditoría duden en si deben mejorar sus habilidades e interrumpir los procesos existentes que creen que están funcionando. A diferencia de los equipos más jóvenes y nativos digitales felices por la ayuda, los auditores mayores podrían quejarse, frecuentamente, de que la automatización no tenga total transparencia o podrían estar evitando aprender nuevas habilidades. Es necesario entender cómo la automatización puede reducir el potencial de errores que hacen que los equipos se estresen y creen fricciones con los clientes.

Adicionalmente, los equipos de auditoría requieren habilidades, estándares, así como diferentes atributos para una implementación exitosa de un programa de automatización. Los miembros del equipo de auditoría necesitan comprender el procesamiento de datos. De ser necesario, se pueden contratar consultores externos. Asimismo, una solución de automatización efectiva requiere una infraestructura que pueda actualizarse continuamente a medida que los datos cambian debido a, por ejemplo, regulaciones o mercados.

Las implementaciones en firmas que ya cuentan con procedimientos sólidos de gestión de datos, junto con un personal capacitado, tienden a proceder de manera más fluida que aquellas que carecen de estos atributos. Los auditores también necesitan comprender las suposiciones y los algoritmos detrás de las aplicaciones. Por ejemplo, en una aplicación que analiza una línea de gastos de inventario se identifica cuándo se compró un artículo incorrecto y luego tuvo que ser devuelto, movido o cancelado. El auditor querría saber con qué frecuencia ocurren este tipo de eventos.

De la misma manera, las firmas deben desarrollar medidas claras del éxito de la automatización. Esto incluye evaluar con qué precisión el aplicativo puede identificar problemas: demasiados falsos positivos generalmente indican problemas. Una es la falta de diversidad de datos, es decir, datos de diferentes fuentes, como imágenes y correos electrónicos. La otra es la falta de datos externos a la organización. Por ejemplo, una aplicación que procese gastos de los empleados, al incorporar datos externos, puede ayudar a determinar si hay gastos que violen políticas de la organización.

Por todo lo anterior, tanto las firmas, los auditores como las organizaciones clientes necesitan desarrollar una cultura de automatización, que combine educación y procedimientos. Los líderes deben proporcionar visión y orientación para los proyectos de automatización al tiempo que fomentan un entorno de experimentación en el que el fracaso no solo se tolera, sino que se fomenta. Los miembros del equipo de auditoría deben ser conscientes de las preocupaciones sobre la privacidad de los datos y estar abiertos a redefinir los problemas que están investigando.

Se habló mucho durante la pandemia sobre cómo volver a la nueva normalidad sin caer en los malos hábitos. Anteriormente, el estrés en el lugar de trabajo causaba agotamiento en los empleados, originado en plazos o expectativas de resultados poco realistas. Así, las soluciones automatizadas solo tienen éxito una vez que los auditores las ven como herramientas con las que pueden trabajar de manera más inteligente, no más difícil, para hacer el trabajo. La automatización es una oportunidad para reducir costos, crear prácticas de trabajo más eficientes y menos estresantes, y ayudar a los equipos a tomar un enfoque más proactivo en beneficio del cliente y del trabajo.

CP Iván Rodríguez

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia