Por: C.P. Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool
En las actuales circunstancias de pandemia originada por covid-19, una preocupación de las empresas es el funcionamiento de la cadena de suministros, pues algunos de sus componentes pueden no estar en operación. Por ello, es necesario hacer una revisión integral del tema. Lo primero que hay que hacer es determinar la criticidad. Esto es, qué terceros y qué bienes y servicios son absolutamente críticos para el funcionamiento del negocio y centrar la atención en ellos.
Las cadenas de suministro se construyen a lo largo del tiempo y en ellas son importantes las relaciones de confianza. En muchos casos los proveedores han demostrado ser confiables durante muchos años, y han actuado de buena fe. Hay que aprovechar esta circunstancia para que las partes de la cadena de suministros y el cliente puedan mantener una negociación abierta, flexible y busquen en conjunto algunas soluciones.
Es importante reconocer que los temas críticos pueden variar a medida que la pandemia se fortalece o disminuye. Un tema crítico hoy en día podría no ser crítico en uno o dos meses, O bien, podría ser más crítico a medida que las economías de diferentes regiones se reabren.
Las empresas deben determinar en que partes de la cadena ocasionan más gastos o se hacen más pagos. Esto puede ser una señal de importancia. Otro factor que debe tenerse en cuenta es la ubicación geográfica del proveedor puesto que introduce riesgos adicionales. Un proveedor puede tener problemas para efectuar sus entregas debido a los cierres y las órdenes de permanecer en casa. Tener demasiados proveedores ubicados en la misma área es otro problema, pues todos están teniendo las mismas limitaciones.
Algunas de las empresas de la cadena de suministros pueden tener riesgos, por ejemplo, el riesgo de un fracaso financiero será más pronunciado durante la pandemia. Los proveedores que tenían riesgos antes de la pandemia probablemente están en grandes problemas, pero muchos terceros confiables podrían también estarlo.
Una de las claves para navegar por estos nuevos riesgos es encontrar proveedores alternativos y poder aumentar rápidamente a los proveedores subutilizados. Las empresas deben tener debida diligencia al incorporar nuevos proveedores, teniendo presente que la ubicación adquiere una importancia significativa. Hay que ser cuidadosos, pues la incorporación de nuevos proveedores externos sin un examen adecuado puede crearle nuevos riesgos a la empresa.
En una situación como la actual, muchos proveedores podrían estar dispuestos a relajar sus controles y disminuir su calidad. Podrían empezar a utilizar un material de origen diferente sin notificación, aceptar productos falsificados o de calidad inferior, o utilizar el soborno para adquirir materiales difíciles de obtener, entre otros ejemplos.
Hay que recordar que los proveedores están pasando por las mismas dificultades que la empresa cliente. Es importante entonces que haya un diálogo regular con los proveedores más vitales. La falta de comunicación podría ser una bandera roja que valga la pena cuidar. Los procedimientos operativos estándar pueden no estar funcionando.
Las empresas deben ser organizadas y disciplinadas en todas las conversaciones con los proveedores. Un área o departamento no debería decirle a un tercero una cosa, mientras que otro departamento está diciendo otra cosa. Así mismo, hay que ser precavido. Las conversaciones con terceros deberían documentarse (llamadas, videollamadas, correos electrónicos, mensajes de texto, mensajes de voz y más) y en lo posible, esos contactos entre todas las divisiones y departamentos de la empresa deben almacenarse en una ubicación central. Es posible que estos registros se requieran más adelante para prevenir litigios comerciales y demandas.
Los auditores juegan un papel vital, al evaluar si las empresas han tomado en cuenta acciones como las descritas anteriormente o algunas equivalentes. En caso de no ser así, la recomendación natural es la respectiva implementación, conforme a las circunstancias.
Una evaluación de la cadena productiva, con énfasis en las condiciones actuales de los proveedores puede ser la diferencia entre una operación relativamente normal en un entorno difícil y una situación caótica que impida adelantar operaciones. Si se toman las previsiones necesarias, una vez se superen las circunstancias más complejas, la vuelta a un proceso de reapertura o reactivación económica es más sencillo. Los riesgos que se consideren ahora podrán gestionarse de una manera más racional y eficiente y se habrá mitigado su ocurrencia.
El auditor debe prestar todo su concurso, desde la órbita de su competencia, en buscar el logro de los objetivos de la empresa o del cliente y para ello, requiere una revisión de las evaluaciones efectuadas y las recomendaciones ofrecidas frente a las actuales circunstancias.
C.P. Iván Rodríguez
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá D.C, Colombia
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