Auditoría Interna

El presente artículo es una introducción de los controles relevantes que deben ser tenidos en cuenta al momento de auditar el Ciclo de Compras dentro de SAP.

Cada vez se hace más indispensable conocer los sistemas que soportan una compañía. Es casi imposible administrar las operaciones de empresas medianas y grandes sin utilizar alguno de los sistemas de gestión, mejor conocidos como ERP (Entreprice Resource Planning) existentes. 

Uno de los ciclos más soportados por este tipo de sistemas es el ciclo de compras, así como el ciclo de ventas tiene la importancia estratégica de asegurar los recursos a la compañía, el ciclo de compras tiene la importancia estratégica de administrar los egresos que se producen en la misma. Por esta razón, es un ciclo de suma importancia para cualquier tipo de empresa.

Uno de los atractivos fundamentales del ciclo de compras es que es más fácil de incluir en un paquete estándar a diferencia del ciclo de ventas. Las empresas generalmente tienen un ciclo de ventas impactado por el tipo de negocio e bien por la propia impronta que le da la compañía, en el caso del ciclo de compras, los procesos son más estandarizables lo que lo hace más permeable a un ERP.

De los sistemas existentes en el mercado, existe uno que se destaca y que actualmente es líder en el mercado, SAP, por esta razón el análisis se hará sobre el mismo.

SAP tiene definidos dos documentos principales la “Solicitud de Compra” y el “Pedido”. La “Solicitud de Compra” es un documento interno que un área de la empresa utiliza para realizar pedido al área de compras. Es un documento interno, no obstante ello tiene definidas estrategias de liberación. El “Pedido” es una Orden de Compra, generada por el área de compras y que trasciende el ámbito de la compañía es decir que va al Proveedor, también se le puede definir una estrategia de liberación.

El “Pedido” como tal, es el documento en donde se articula la relación entre la Recepción de las Mercaderías y las Facturas Recibidas del Proveedor. Es decir, que a través del “Pedido” se relacionan las mercaderías solicitadas con las mercaderías recibidas y con las mercaderías efectivamente facturadas. Esto en SAP es denominado “Three Way Matching” y constituye uno de los controles fundamentales existentes en SAP dentro del Ciclo de Compras.

El otro control relevante son las propias estrategias de liberación que pueden ser configuradas, y como ya hemos mencionado pueden ser definidas tanto para la “Solicitud de Compra” como para el “Pedido”. Estas estrategias son perfectamente configurables y permiten definir qué personas dentro de la organización tendrán la función de autorizar el documento. Las estrategias pueden ser definidas como un Workflow, es decir que una determinada personas deberá aprobar el documento de forma previa a que otro autorizante pueda realizar dicha aprobación, entre otras opciones que el sistema permite. Esto garantiza que todas las compras sean aprobadas y por lo tanto asegurando la exactitud y validez de las compras que estamos realizando.

Con respecto al control de “3 Way Matching” que mencionamos anteriormente, en dicho control se pueden estar definiendo tolerancias, tanto en cantidad o en precio. Esto permite cierta flexibilidad a la hora de recibir una factura, dado que no siempre recibimos la factura por el importe total, ya que puede ser un anticipo o bien facturas periódicas, por ejemplo. Estas tolerancias permiten esta discrecionalidad y flexibilidad en la operatoria pero también la convierte en un aspecto fundamental a auditar, básicamente que esas tolerancias se encuentran bien definidas.

En consonancia con las tolerancias que se pueden establecer a la hora de recibir una factura, existen otras tolerancias que pueden ser definidas al momento de recibir las mercaderías. También esta configuración permite una relativa flexibilidad en la operatoria de recepción de mercaderías, dado que no siempre se recibe la totalidad de la mercadería, de hecho para ciertos bienes que no son medibles a través de unidades (por ejemplo televisores, autos, etc.) es muy difícil que se reciba exactamente la cantidad solicitadas (en la operatoria de granos no siempre se recibe la cantidad exacta, cuando se compra carbón muchas veces el grado de humedad ambiente o una lluvia previa, determinan que el mismo pese más o menos), por lo tanto es necesario tener una cierta flexibilidad. El secreto es que dicha flexibilidad sea acorde con el bien que manejamos y sea ante todo razonable. Un análisis de las tolerancias definidas es un aspecto importante que el auditor deberá tener en consideración.

De lo visto anteriormente podemos estar definiendo tres controles claves que debemos tener en consideración al momento de evaluar el ciclo de compras dentro de SAP:

1. Las estrategias de liberación definidas en el sistema. Básicamente el control se centra en que las mismas estén bien definidas, lo que implica contrastar lo definido en el sistema con lo oportunamente autorizado por la empresa,
2. El control de 3WM definido, teniendo en consideración que las tolerancias tanto en cantidad como en precio sean las correctas y razonables en función de la realidad y las operaciones de la compañía,
3. Que las tolerancias definidas al momento de recibir las mercaderías, sean acordes con el tipo de productos que estamos manejando. Por ejemplo tener definido una tolerancia superior al 50% o una tolerancia ilimitada, no es razonable en una primera instancia de análisis y debería ser muy bien justificado y controlado por la compañía.

En un segundo artículo estaremos viendo más controles relevantes que deben ser tenidos en consideración al momento de realizar una auditoría en un Ciclo de Compras soportado por SAP.

Javier Fernando Klus

Buenos Aires – Argentina

Licenciado en Administración de Empresas – MBA - CIA

Red Asociada: http://www.portalcontar.com.ar/