Analizar y supervisar las transacciones de viajes y gastos en las empresas no es fácil. Sin embargo, al trabajar para una compañía que examina billones de dólares de las transacciones de gastos, las tendencias comienzan a surgir, así como las vulnerabilidades recurrentes. Al abordar las vulnerabilidades y aplicar la estrategia correcta ―combinada con tecnología― la empresa puede ahorrar fácilmente entre el dos y cinco por ciento de su presupuesto de viajes gracias a la prevención del desperdicio accidental y el abuso premeditado, que incluye el fraude directo.

VULNERABILIDADES A CONSIDERAR

Aunque la siguiente lista no es exhaustiva, sí incluye algunas de las vulnerabilidades más comunes que si se supervisan y modifican, pueden ofrecer mayores ahorros en los costos mientras disminuyen el desperdicio y el fraude:

1. La eficacia de la aprobación del administrador - Una vez que un empleado envía un informe de gastos, en la mayoría de los sistemas de gestión, su superior recibe una notificación por correo electrónico que puede procesar rápidamente con un solo clic. En un entorno empresarial agitado y con limitaciones de tiempo, a menudo es más fácil tomar el camino más fácil y hacer clic en “aceptar” en lugar de tomarse el tiempo para revisar los detalles del informe. Pero, incluso para los gerentes más cuidadosos, es imposible recordar todos los reportes anteriores para detectar tendencias de comportamientos riesgosos. La mayoría reconoce que la aprobación del administrador es un control ineficaz.
2. Los riesgos al revisar y auditar las muestras - Las técnicas tradicionales de auditoría se centran en la revisión de una muestra de los informes de gastos. Esta muestra puede ser aleatoria o estar basada en reglas de alto nivel. Por lo general, las empresas revisan del 10 al 20% de sus reportes de gastos. El propósito del muestreo en auditoría es generalizar una conclusión sobre el total de las transacciones con base en el examen de una muestra. En el reembolso de gastos y viajes el objetivo es encontrar problemas en las transacciones, no sacar una conclusión generalizada. Es difícil detectar problemas utilizando un enfoque basado en el muestreo, a menos que se tenga suerte y la muestra se tope con actividades sospechosas. Sin embargo, las probabilidades de que esto no pase son del 80 al 90%.
3. Los riesgos de revisar los informes de gastos de una sola fecha - Al revisar las transacciones de informes de gastos en una sola fecha, usted no obtiene mucha visibilidad ni contexto sobre la conducta de un empleado; y como resultado, no es capaz de abordar con eficacia la causa de muchas violaciones. Usted tampoco sabe cuáles son los parámetros de normalidad de este trabajador u otros en el caso de un único gasto inusual. Además, puede que no sea capaz de acceder fácilmente a todos los registros de gasto anteriores del empleado.
4. La revisión es un trabajo intensivo - Cuando el proceso de revisión se basa en la búsqueda manual en los informes de gastos, se convierte en un trabajo intensivo y se incrementa la probabilidad de ser víctima de un sesgo hacia la confirmación positiva. Cuando se está acostumbrado a revisar documentos que parecen correctos la mayor parte del tiempo, se hace más difícil de detectar anomalías y se pueden fácilmente pasar por alto problemas evidentes. Cuando el 98% de decenas de miles de transacciones están bien, es difícil encontrar la aguja en el pajar.
5. Pasar más tiempo en encontrar que en solucionar - Bien sea que usted revise manualmente las transacciones o que tenga un proceso semi-automatizado de análisis, he encontrado que la mayoría de las organizaciones gastan más tiempo buscando problemas que resolviéndolos; a menudo en una proporción de 90/10.
6. La ausencia de un proceso para resolver los problemas - Debido a un enfoque que prioriza la búsqueda frente a la solución; es común observar la carencia de un proceso de flujo de trabajo y de una infraestructura para la resolución de los problemas. Como se mencionó anteriormente, del dos a cinco por ciento de los presupuestos de viaje son consumidos por el desperdicio y el abuso. ¿Qué estrategias pueden contribuir a abordar estas vulnerabilidades? Primero y ante todo, el objetivo general para las empresas debe ser crear una cultura de cumplimiento concerniente a los viajes y gastos (T&E 1 ) que permita que sus empleados entiendan las políticas y tengan presente que les van a ser recordadas cuando inadvertidamente se desvíen de ellas. Con base en la experiencia, los siguientes son los componentes de las mejores prácticas que contribuyen a lograr este objetivo.

ABORDANDO LAS VULNERABILIDADES EN LA GESTIÓN DE LOS GASTOS DE VIAJE

Automatización – Debe utilizarse un software de vigilancia analítica para evaluar automáticamente y de forma global todas las transacciones de gastos. El sistema debe asignar automáticamente una prioridad para cada irregularidad potencial con el objeto de que los analistas puedan trabajar primero en los problemas más importantes. La automatización se debe utilizar para hacerse cargo del trabajo intensivo de detección de irregularidades para que los analistas puedan dedicar más tiempo a la investigación y resolución de problemas.

Optimización de procesos - Algunas optimizaciones a nivel de procesos de gestión de viajes y gastos pueden hacerse después de que el software de seguimiento analítico automatizado haya sido implementado. Por ejemplo, en lugar de tener a los gerentes revisado todos los informes de gastos, ellos se pueden enfocar en analizar la aprobación de las categorías de alto riesgo o alto costo. De esta manera se ahorra tiempo y se obtiene un control mucho más fuerte gracias a la utilización del seguimiento automatizado. Las normas de auditoría dentro de los sistemas de gestión de gastos se pueden simplificar para identificar los problemas evidentes, lo que facilita el mantenimiento de estas normas y también agiliza el proceso de envío. El control automático se encarga de las áreas “grises” de manera más eficaz ya que cuenta con un contexto comportamental y con análisis profundos para proporcionar un control más fuerte.

Buscar más allá de los informes individuales de gastos - Es difícil sacar conclusiones sobre el comportamiento de gasto de un empleado y sobre su conocimiento de las políticas al respecto si se revisa solo uno de sus informes de gastos. Se puede obtener una mejor comprensión si se analizan los gastos pasados para determinar si el problema actual es un hecho aislado relacionado con un buen empleado o si es parte de un patrón más amplio de abuso intencional. La detección y comprensión de tendencias y patrones solo puede lograrse examinando los informes de gastos a lo largo de un período prolongado.

Análisis contrastivo de los comportamientos de los empleados - Con el fin de comprender sus patrones de comportamiento, es importante comparar a cada empleado con el resto en el marco de una perspectiva temporal prolongada.

Comunicación de los empleados - Es muy importante comunicarse de manera proactiva con los empleados y con sus directores mediante correo electrónico sobre los posibles problemas de T&E y su posterior resolución. También, es importante que los analistas utilicen un conjunto de plantillas de correo electrónico para comunicar un mensaje coherente a todos los empleados. Todas las comunicaciones de correo electrónico deben ser almacenadas en un sistema centralizado y no en el computador de cada analista.

Proceso de trabajo de resolución de problemas - Todos los analistas deben utilizar de manera consistente un proceso de trabajo de investigación y resolución de problemas. Este debe incluir etapas tales como “problema detectado”, “en revisión”, “correo electrónico enviado”, “correo electrónico recibido”, “resuelto” con hallazgo, y “resuelto” y desestimado. Deben asignarse códigos de resolución para identificar los problemas específicos de manera que se puedan determinar las causas y se hagan los ajustes prescritos en la política de T&E o se inicie la capacitación de los empleados.

Minería de datos de los informes de gastos- Un sistema de monitoreo de transacciones automatizado capaz de almacenar todos los datos actuales, así como las transacciones de gastos anteriores es un requisito importante. La minería de datos permitirá el análisis exhaustivo de los gastos y el manejo de los casos que aquí se describen.

Sistema integral centralizado - Los métodos tradicionales de detección de errores de manejo de gastos y resolución de problemas típicamente se encuentran fragmentados en sistemas separados, incluyendo el correo electrónico y los discos duros de los empleados. El uso de un sistema integral y centralizado permite la automatización, el análisis multidimensional, la comunicación de los empleados, el proceso de trabajo, el envío de archivos adjuntos, y la conservación de los registros de auditoría y de todas las actividades para investigar y resolver problemas.

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Por: Nathanael L'heureux: Es vicepresidente de gestión de productos de sistemas de supervisión. Cuenta con más de 25 años de experiencia en gestión de ingeniería de software, arquitectura de sistemas y desarrollo.

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