De acuerdo con la NICC 1, la Firma debe establecer un proceso de vigilancia diseñado para darle seguridad razonable de que las políticas y procedimientos relativos al Sistema de Control de Calidad son relevantes, adecuados y están operando de manera efectiva.

Este proceso debe ser enfocado a la revisión de los trabajos finalizados, con el propósito de verificar el adecuado cumplimiento de las políticas de calidad implementadas por la Firma.

Las políticas y procedimientos de control de calidad son parte fundamental del Sistema de Control Interno de la firma de auditoría. El seguimiento consiste principalmente en conocer este sistema de control y determinar -mediante entrevistas, pruebas de revisión a fondo e inspección de archivos del encargo y de otra documentación que sea relevante- si el sistema de control está diseñado y opera de manera eficaz (y en qué medida). También incluye dar recomendaciones para mejorar el sistema, particularmente si se detectan debilidades o si han cambiado las normas y prácticas profesionales.

Normalmente las revisiones deben ser ejecutadas por personas que no han participado en el trabajo. En firmas medianas y grandes, la revisión puede ser realizada por personal de otras oficinas miembros de la Firma.

Este proceso debe incluir estas acciones:

• Considerar y evaluar continuamente el Sistema de Control de Calidad de la Firma, incluyendo, de manera cíclica, la inspección de, por lo menos, un compromiso terminado de cada socio del compromiso.
• Determinar qué socio(s), u otras personas que cuenten con experiencia y autoridad suficientes y adecuadas en la Firma, tendrá(n) las responsabilidad del proceso de vigilancia; y
• Determinar que quienes lleven a cabo la revisión de control de calidad del compromiso no participen en la inspección del mismo.

Procedimiento de inspección

Las políticas y procedimientos que debe incluir el Sistema de Control de Calidad están relacionadas con lo siguiente:

• Nombrar a un responsable del monitoreo del Sistema de Control de Calidad.
• Definir procedimientos para obtener una evaluación respecto al cumplimiento de las normas profesionales y el cumplimiento de las leyes y reglamentos que afecten la actuación de auditoría.
• Evaluar periódicamente el diseño e implementación del Sistema de Control de Calidad.
• Reportar el resultado de la revisión del Sistema de Control de Calidad a todos los miembros de la Firma. Esto con el fin de que los temas de mejora sean conocidos por el personal que no fue revisado.
• Se deben definir los responsables de preparar los planes de acción para subsanar las debilidades identificadas.
• Definir quién y con qué periodicidad debe dar seguimiento a los planes de acción diseñados para subsanar las debilidades.
• Definir cuáles son las consecuencias del incumplimiento con los planes de acción.
• Definir cuál es el alcance que se le dará a la revisión en términos de trabajos, socios y gerentes revisados.
• Definir cuáles son los criterios para la sección de revisores.
• Definir cómo se deben documentar las revisiones.
• Definir guías o procedimientos para que los resultados del monitoreo del Sistema de Control de Calidad formen parte de los procesos de evaluación, desarrollo profesional y compensación del personal.
• Definir cuáles son los procedimientos a seguir cuando existen quejas de terceros o del personal por incumplimiento con normas profesionales, leyes o reglamentos que afectan la actuación profesional.

El diseño de la inspección puede verse afectado por muchos factores. La planificación del proceso de inspección generalmente incluye factores como los siguientes:

• Dimensión de la Firma;
• Naturaleza y complejidad de la actividad de la Firma;
• Riesgos asociados con la base de clientes y tipos de servicios que se prestan en los encargos;
• Número de oficinas y ubicación geográfica de las mismas;
• Evaluación general del funcionamiento y cumplimiento de cada oficina (si procede);
• Resultados de inspecciones anteriores y de inspecciones externas realizadas por organismos profesionales o entidades reguladoras; y
• Grado de autoridad otorgado a los miembros, divisiones y oficinas de la Firma.

La documentación de las inspecciones puede incluir los siguientes elementos:

• Una evaluación de la observancia de normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales aplicables;
• Los resultados de la evaluación de los elementos del Sistema de Control de Calidad;
• Una evaluación acerca de si la Firma ha aplicado adecuadamente las políticas y procedimientos de control de calidad;
• Una evaluación acerca de si el informe del encargo es adecuado a las circunstancias;
• Identificación de deficiencias, las razones subyacentes por las que surgieron, su efecto y la decisión de si se requiere tomar más medidas, describiéndolas en detalle; y
• Un resumen de los resultados y conclusiones alcanzadas (que se entregue a la firma de auditoría), con recomendaciones para tomar medidas correctivas o realizar los cambios necesarios.

Las evaluaciones efectuadas deben comprender temas como los siguientes:

• El grado de cumplimiento con las políticas y procedimientos de control de calidad y la observancia de normas profesionales y requerimientos reglamentarios y legales;
• La relevancia y adecuación de las políticas y procedimientos de control de calidad;
• En qué medida las políticas y procedimientos están actualizados y son congruentes respecto de los últimos pronunciamientos de la profesión;
• El control de calidad y la cultura de ética de la firma de auditoría (incluyendo la confirmación por escrito del cumplimiento con políticas y procedimientos relacionados con la independencia);
• La efectividad de las actividades de educación y desarrollo profesional;
• La adecuación de los materiales de guía y los recursos técnicos que se ofrecen;
• Los procesos de inspección interna de la firma de auditoría;
• El contenido, oportunidad y efectividad de las comunicaciones relativas a los problemas de control de calidad dirigidas al personal de la firma de auditoría; y
• Determinación de la efectividad del seguimiento posterior a la terminación del proceso (por ejemplo, si se realizan oportunamente las modificaciones necesarias).

Los mecanismos de seguimiento que la firma de auditoría puede usar incluyen los siguientes:

• Programas de educación y formación práctica internos y externos;
• El requerimiento de que los socios y empleados conozcan, entiendan y hagan cumplir las políticas y procedimientos de la firma de auditoría;
• Una política que instruya a socios y empleados a no emitir ninguna información sobre los estados financieros del encargo a menos que se hayan obtenido todas las aprobaciones necesarias;
• Un sistema estándar de control de finalización de los encargos y emisión de informes de la firma de auditoría, que indique todas las aprobaciones necesarias por tipo de encargo, función y persona responsable;
• Instrucciones al socio del encargo y al revisor de control de calidad del encargo para que realicen seguimiento continuado de las aprobaciones debidas;
• Instrucciones a todos los socios y empleados para que avisen a la Alta Dirección de la firma de auditoría cuando observen incumplimientos insignificantes o incumplimientos menores reiterados de las políticas o protocolos de la Firma.

La decisión de contratar a un tercero independiente, o de establecer un sistema interno de seguimiento, y sus términos de referencia, variará de una firma de auditoría a otra y dependerá del nivel de los recursos con que cuente la Firma en el momento de la inspección y de su habilidad para llevar a cabo el programa de manera efectiva.

En el caso de firmas de auditoría de reducida dimensión, esta función de seguimiento la pueden realizar profesionales externos, siempre que estén debidamente cualificados, o la Firma puede optar por contratar a otra firma de auditoría con la que tenga una alianza.

Equipo Auditool