Sector Gobierno

"Proceso que bajo la responsabilidad del representante legal o máximo directivo de la entidad contable pública, así como de los directivos de primer nivel responsable de las áreas contables, se adelanta en las entidades y organismos públicos, con el fin de lograr la existencia y efectividad de los procedimientos de control y verificación de las actividades propias del proceso contable, asequible que la información financiera, económica, social y ambiental, cumpla con las características de confiabilidad, relevancia y comprensibilidad". (CGN)

El área contable, el lugar donde las entidades dependientes se encuentran en un segundo nivel, donde su protagonismo dentro de la organización se limitaba a registrar operaciones que en nada contribuye a la información confiable sobre las operaciones de la entidad y más se presenta como una función figurativa dentro de la estructura, pero sin la culpa básica en términos financieros, económicos y sociales; hay que recordar que no hace una década, muchas entidades públicas no llevaban contabilidad.

Sin embargo, la ley 87 de 1993, en el inciso "e) En el ámbito de sus objetivos establecidos: Asegurar la oportunidad y la confiabilidad de la información de sus registros. Instrucción que se caracterizó en la misma ley en el artículo 3, que establece" Son Características del Control Interno las siguientes: "a) El Sistema de Control Interno forma parte integrante de los sistemas contables, financieros, de planeación, de información operacional de la relación entidad".

A partir de este precepto la información contable comienza a observar como un instrumento necesario y vital como indicador para tomar decisiones gerenciales en aras de propiciar una labor de proyección organizacional y coherente con los objetivos y metas institucionales.

Según los informes de la Contraloría General de la República, la opinión sobre la razonabilidad de los estados financieros de las entidades públicas consolidados y reflejados en el Balance General de la Nación, ha mejorado ostensiblemente al pasar de los dictámenes negativos de muchos años a los dictámenes con salvedades, considerando la gran proporción de entidades que presentan dictámenes limpios; indicador positivo ante la tarea de concientización emprendida en torno a la cultura contable ya programas de saneamiento y depuración sobre la información, que tiene mayor certeza sobre las finanzas del estado. 

“Cada seis (6) meses después de concluido el año fiscal, el Gobierno Nacional enviará al Congreso el Balance de la Hacienda auditado por la Contraloría General de la República, para su conocimiento y análisis”. (Art. 354 C.N.). 

Producto de las evaluaciones al sistema de control interno contable, se pudo determinar cómo las entidades presentaron debilidades que una vez monitoreada y puesta a través de planes de mejoramiento han proporcionado mayor confiabilidad y razonabilidad sobre  las cifras en los estados financieros.  

Hallazgos:

Por cuenta de registros. 

• Excesivas notas debito y crédito en el disponible sin conciliar y depurar (partidas de vieja data).
• Inversiones temporales sin la debida actualización contable.
• Deudores varios, sin una gestión de cobro suficiente y sin provisión de acuerdo con la edad.
• Avances y anticipos antiguos sin legalizar.
• Inventarios para la venta vencidos y sin provisión.
• Bienes recibidos en dación en pago inservibles.
• Muebles y equipo obsoletos sin procesos de baja.  
• Registro de propiedades, planta y equipo sin documentos legalizados, (Títulos, escrituras etc.).
• Depreciaciones globalizadas.
• Propiedades sin valorización o sin avalúos técnicamente realizados.
• Cuentas por pagar sin soportes.   
• Carencia de conciliación y confirmación con áreas fuente y/o usuario, (cuentas por cobrar y por pagar).
• Saldos contrarios a la naturaleza de la cuenta.
• Partidas antiguas sin depurar.
• Diferencia de saldos entre el área fuente y contabilidad.
• Registros sin soportes.
• Inoportunidad en el pago de aportes parafiscales.
• Utilización de la contabilidad de caja y no de causación. 
• Contabilización acelerada de venta a largo plazo, con impacto en la utilidad del ejercicio. 
• Afectación del resultado del ejercicio sin contabilizar apropiadamente los diferidos.
• Sin catalogo de cuentas unificado.
• Notas a los estados financieros incompletas.   

Por cuenta del control interno: 

• Falta de rigor en el calendario de entrega de información a contabilidad para su consolidación.
• Exagerados procesos manuales de captura de información contable, aumentando la posibilidad de error.
• Profesionales de contaduría dedicados a la captura de información, desplazando la labor de análisis de cifras.
• Limitada cultura contable en las áreas fuentes de información.
• Limitada capacitación y socialización.
• Talento Humano limitado, sin perfil e inestable.
• Equipos desactualizados y limitados.
•  Archivos desorganizados.
• Manuales desactualizados y poco socializados.
• Débil programación en el reporte de informes oficiales.
• Mapas de riesgo sin concebir.
• Limitada comunicación entre contabilidad y áreas usuarias internas y externas.
• Normatividad dispersa y poco socializada.

A manera de guía, anexo encuesta para evaluar el sistema de control interno contable, propuesta por la Contaduría General de la Nación para las entidades del estado.

Fuente: CNG

Hasta pronto,  

 Marco Hernando Bonilla Martínez

Consultor y Asesor en los procesos de Auditoría con enfoque integral, Auditoría Interna de Calidad, ISO 9001 de 2008 y NTCGP 1000: 2009, con más de 20 años de experiencia. Conferencista nacional, consultor internacional en procesos de Control Interno orientados al mejoramiento de las organizaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá DC, Colombia