Control Interno

La ética y los códigos de conducta deben  ser parte fundamental dentro de cualquier  ámbito del ser humano, y con más razón  en el ambiente de los negocios.

Difícilmente, se puede trascender en los negocios  sin  aplicar  valores  éticos  y  manteniendo  una  disciplina  que permita mantener el rumbo que se ha trazado  dentro de la organización, motivo por el cual es necesario identificar y definir el propósito de un código de conducta.

Los códigos de conducta contribuyen a crear una mejor imagen  de la compañía y facilitan la comunicación con los interesados  en la información financiera de la empresa (denominados comúnmente como stakeholders), ya que sirven para difundir la forma en que la compañía trabaja. Pero ¿cómo definir un código  de conducta? y ¿cómo podemos cerciorarnos de que funciona de forma adecuada?

El Código de Conducta es un mecanismo mediante el cual  se dejan en claro los principios y valores éticos y de actuación  de los miembros de una compañías, mediante reglas claras de comportamiento que reflejan el compromiso que una compañía ha tomado para sostener sus valores (integridad, honestidad,  transparencia, etcétera).

Una empresa con un Código de Conducta sólido y  funcional, promueve que sus relaciones internas y  externas, se lleven a cabo con valores éticos y con  integridad.

Dentro de este marco teórico, ¿cuáles son los beneficios de  tener un código de conducta? ¿Por qué una compañía debe invertir  en el desarrollo de su código de conducta? A continuación  se listan algunos de los principales beneficios:

• Facilita  la  toma de decisiones  y  una mejor conducta profesional.
• Fortalece  la  lealtad  a la organización  y  mejora  su  rentabilidad.
• Establece  guías de actuación  que  promueven el respeto, la   tolerancia  y  el compañerismo.
• Define  comportamientos  basados  en  la  ética  y  la  integridad.
• Es un documento que promueve la confianza entre las personas  que buscan un lugar de trabajo acorde a sus necesidades  y  expectativas.
• Ayuda a minimizar  riesgos para la compañía.
• Mejora el acatamiento a las leyes y a las normas sociales  de conducta.
• Disminuye el riesgo de una investigación externa, litigio  y  prensa negativa.
• Integra  y  encamina  esfuerzos  hacia  el  objetivo  común.
• Mejora las relaciones con stakeholders, gobierno y funcionarios.
• Define las sanciones que se van a adoptar en caso de incumplimiento.

Por un compromiso de convertir las palabras en hechos, los valores en acciones y la unidad laboral en productividad.

Los comportamientos que se desean prevenir deben ser acciones  observables y evaluables, que puedan llegar a suceder, pero  que se desean evitar. El Código de Conducta debe ser elaborado a la medida de acuerdo a las necesidades, giro y valores de la compañía.

Se debe observar que lo que se propone en el código vaya en línea con la filosofía de la compañía, sin llegar a ser como una “amenaza por adelantado”, sino más bien como una herramienta  para lograr un ambiente de trabajo adecuado.

Cuando el empleado tiene la seguridad de trabajar en una  empresa que promueve valores éticos, que se maneja con altos estándares de conducta, y que promueve el compañerismo con respeto, ese empleado se vuelve una persona más productiva en  comparación con alguien que no cuente con esta herramienta.

Los siguientes pasos son las actividades básicas a seguir para  la elaboración de un código de conducta:

• Constituir un equipo multidisciplinario encargado de coordinar  el proceso.
• Definir  la  misión, visión  y  los  valores a los que estarán  sujetos.
• Identificar  áreas  de  riesgo  para  poder  mitigarlos.
• Definir las conductas que el Código deba prevenir.
• El Código debe ser un documento formal que forme parte de  los manuales de políticas y procedimientos de la compañía.
• Promoción extensa y continua del Código (vía e-mail, intranet, comunicados de la gerencia, cursos internos etcétera).
• Establecer un sistema de asesoría y cumplimiento del Código.
• El monitoreo y la verificación del Código de Conducta  sin establecer un plan de acción correctiva, le otorga poca utilidad a la compañía. La implementación eficaz requiere establecer un plan de acción correctiva para las violaciones  e incumplimientos.

Los cambios sólo pueden ocurrir a través de la gente

La alta gerencia debe recibir anualmente una confirmación  de conocimiento y cumplimiento del Código de Conducta de parte de todos los empleados. Esta confirmación debe incluir un apartado donde el individuo especifique el entendimiento de las  expectativas de la compañía, que ha cumplido con el Código, y  que no ha tenido conocimiento de alguna violación al mismo.

Esta confirmación debe volverse un documento útil, no sólo  por cumplir con el requisito. Si logramos que la gente se convenza  de lo que se promueve, el cambio se da muy fácil. Pero si no le damos la importancia y peso específico adecuados, puede  volverse una “carga más de burocracia interna”.

En la actualidad las grandes empresas se están dirigiendo a terceros (asesores externos) para que éstos se encarguen del monitoreo  y  la  verificación  de  la  implementación  de  sus códigos de conducta.

Beneficios del Código de Conducta como  herramienta para la veracidad en la información Financiera.

Las compañías están obligadas a generar resultados que satisfagan  a los inversionistas, a los interesados en la información  financiera y al público en general. Esto no, necesariamente, implica generación de utilidades, pero sí debe contener la verdad  completa del panorama en el que se encuentran.

El impacto de escándalos en los que algunas compañías se  han visto involucradas, y que durante años publicaron estados  financieros supuestamente veraces, de repente resultaron estar  en una situación  que, de todos es sabido, las llevó a la desaparición.

Recientemente, los aspectos éticos de la publicación de información  financiera han sido muy discutidos; sin embargo, ninguna  empresa está exenta de conductas ilícitas o de alteración o manipulación de la información con la finalidad de obtener  beneficios e intereses particulares, antepuestos a los de la compañía  y/o en su caso para alcanzar objetivos mediante medios  no adecuados que den como resultado condiciones  y  posturas  favorables para la compañía.

La mayor parte de estas acciones pueden prevenirse por medio  de principios claros de actuación en un adecuado Código de Conducta  que incluya normas éticas específicas relacionadas con:

• Cumplimiento con leyes y reglamentos aplicables.
• Relación con clientes y proveedores.
• Conflictos de interés.
• Información privilegiada.
• Revelación de reportes financieros confiables.

A raíz de situaciones de malversación de la información financiera, se promueven leyes como la Ley Sarbanes-Oxley, la cual surgió en los Estados Unidos de Norteamérica como respuesta  a los escándalos por el mal manejo de información financiera, misma que busca alinear de raíz a las empresas y tratar de homologar  criterios, utilizando al control interno como herramienta fundamental, así como también el vigilar que exista un código  de actuación que transparente el accionar de los funcionarios  y empleados; asimismo, que promueva la legalidad de las operaciones, provocando una mayor sensibilización en los aspectos relacionados con el gobierno corporativo de las compañías, tema  que con la emisión, entre otros, de la Nueva Ley del Mercado de Valores en México promueve lo que está considerado como parte del Código de Mejores Prácticas Corporativas referente  a los principios de actuación de consejeros y altos directivos en una compañía.

“No basta con planear y contar con un Código de Conducta, hay que promoverlo y hacer que funcione”.

La existencia de una “línea ética” (hotline/whistleblower) es un  programa que permite a los miembros de una compañía comunicar  de forma anónima, asuntos relacionados a violaciones al Código de Conducta, incluyendo comportamientos inadecuados  como violencia, acosos, y situaciones de fraude o faltas al  control interno de la compañía, con la finalidad de detectarlas, eliminarlas  y  sancionarlas.

El Comité de Auditoría es responsable de vigilar el funcionamiento de este programa, así como la revisión del seguimiento  que se le da a los casos que son reportados en esta línea.

Convierta ahora su compañía y gobierno corporativo en una cultura corporativa y ética en toda la organización.

Conclusión

La distinción entre lo moralmente bueno y malo, lo correcto e incorrecto dentro de una organización puede ser un asunto en  muchos casos subjetivo; sin embargo, no se puede delimitar la libertad del hombre y la manera en que la utiliza. Un código de  conducta permite guiar y fomentar los valores y principios éticos  en una compañía previniendo y evitando comportamientos que puedan llegar a perjudicar a la misma.

C.P. Héctor Macías Noriega. Socio de PWC

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx  del Instituto Mexicano de Contadores Públicos www.imcp.org.mx