Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Los conceptos de auditoría y evaluación comparativa (Benchmarking) son clave en la gestión de la calidad y la mejora continua al interior de las organizaciones. La auditoría es un examen sistemático y objetivo (que puede ser interno o externo) de las actividades y procesos de una organización, cuyo propósito es evaluar su conformidad frente a ciertos estándares, regulaciones, y políticas internas. Por su parte, el benchmarking es un proceso continuo de medición y comparación de productos, servicios y prácticas de una organización frente a aquellos de las mejores empresas de la industria o con las mejores prácticas reconocidas a nivel global. Puede ser interno cuando la comparación dentro de la misma organización, entre diferentes departamentos y unidades de negocio o externo cuando la comparación se efectúa con competidores directos.

Algunos de los principales objetivos al efectuar una evaluación comparativa, son los siguientes:

• Identificar las mejores prácticas.
• Mejorar procesos y eficiencia.
• Aumentar la satisfacción del cliente.
• Reducir costos.
• Aumentar la competitividad.

Estos objetivos presentan semejanzas con aquellos propios de la auditoría. Por ello, es posible establecer una estrecha relación toda vez que hay actividades comunes para alcanzar los resultados de estos procesos. Tanto el benchmarking como la auditoría buscan identificar áreas de mejora y para lograrlo, se apoyan en la comparación, bien sea con los mejores de la industria o con los estándares normativos. Requieren recopilación y análisis de datos con el propósito de tomar decisiones informadas.

Ahora bien, la evaluación comparativa le permite a un auditor agregar valor al ir más allá de verificar el cumplimiento de las políticas y procedimientos existentes. Normalmente las pruebas de auditoría típicas confirman que la práctica cumple con los requisitos mínimos de los criterios. El benchmarking, por su parte, evalúa el rendimiento en función de su potencial, ya que suele implicar la identificación de las mejores organizaciones de la industria, o de otra industria con procesos similares, y la comparación de los resultados con los propios. Acá se busca aprender qué tan bien se desempeñan las organizaciones líderes y qué las hace exitosas. Sobre esta base, se puede preparar un plan para adoptar o adaptar las mejores prácticas con el propósito de introducir cambios y mejorar el rendimiento. Si bien la evaluación comparativa se puede realizar como un evento aislado (es decir, una sola vez), es mejor si se trata como una práctica continua dentro de un proceso general de mejora del rendimiento.

Algunas de las métricas típicas de benchmarking son las siguientes:

• Costo por unidad
• Tiempo de ciclo para producir el producto X o prestar el servicio Y
• Número de unidades producidas por medida de tiempo
• Número de defectos por unidad de medida (por ejemplo, volumen, tiempo) producidos
• Número de accidentes por unidad de medida (por ejemplo, volumen, tiempo)

Una precaución que no debe pasarse por alto, aunque parece obvia, es que al efectuar cualquier tipo de evaluación comparativa, es comparar cifras, procesos, áreas o temas que sean efectivamente comparables. Hay que evitar cometer el error de efectuar la comparación de elementos que no pueden compararse porque no están relacionados o son diferentes. A veces se pasa por alto que las organizaciones están en diferentes industrias, o incluso dentro de la misma industria, las organizaciones pueden ser de tamaños muy diferentes u operar en diferentes geografías con diferentes requisitos. Puede darse el caso de cometer el error de no usar medidas comparables, por ejemplo medidas del sistema métrico y medidas del sistema inglés.

Dentro de las semejanzas o puntos en común que es posible advertir entre la auditoría y el benchmarking, está el identificar y comparar los resultados relacionados con los costos, la eficiencia y la productividad como una de las maneras de mejorar las áreas operativas y los procesos administrativos tales como Recursos Humanos, Contabilidad y Finanzas. Un buen auditor puede aprovechar los beneficios del benchmarking puesto que aporta una perspectiva que puede ser útil para evaluar y mejorar los procesos al interior de una organización. Algunas de las maneras en que se puede aprovechar el benchmarking en la auditoría, son las siguientes:

Establecer metas y objetivos:

El benchmarking puede ayudar a la organización a establecer metas alcanzables, basadas en estándares de la industria y en el desempeño de las mejores organizaciones. Con esta referencia, los auditores pueden utilizar estas metas establecidas con el propósito de evaluar la planificación estratégica y operativa de la organización, determinando si los objetivos son realistas y están alineados con las mejores prácticas del mercado.

Identificar oportunidades de innovación

Un buen auditor puede identificar áreas donde la organización está rezagada y recomendar iniciativas de innovación basadas en las tendencias y mejores prácticas observadas en la industria, surgidas al efectuar las comparaciones con organizaciones líderes; de esta manera se pueden identificar oportunidades para innovar y lograr diferenciarse en el mercado.

Fomentar la cultura de mejora continua

Los auditores pueden aprovechar los resultados del benchmarking para fomentar una cultura de mejora continua, al recomendar la implementación de prácticas identificadas a través del trabajo de comparación. Es una oportunidad, no solo de mejorar los procesos, sino que motiva a los empleados y colaboradores a buscar, de manera constante, oportunidades de mejora al exponer a la organización, nuevas ideas y prácticas innovadoras.

Fortalecer la transparencia en las recomendaciones

Toda vez que el benchmarking proporciona una base objetiva y externa para evaluar el desempeño de una organización, la auditoría al incorporar sus resultados aumenta la transparencia y fortalece la credibilidad de los hallazgos y recomendaciones, ya que están basados en datos comparativos y prácticas reconocidas a nivel global.

Como se aprecia, al integrar el benchmarking en el proceso de auditoría se contribuye a mejorar la evaluación de los procesos internos, a la vez que se proporciona una perspectiva externa valiosa e interesante que puede impulsar la innovación y la mejora continua, lo cual fortalece a las organizaciones, logrando que se mantengan competitivas y se facilite alcanzar los estándares más altos de la industria.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.