Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.
El ejercicio de la auditoría adolece, todavía, de algunos estereotipos bastante negativos. En muchas organizaciones o unidades de negocios, los auditores internos no son recibidos con los brazos abiertos. Existen clientes que ven a la auditoría con sospecha y se sienten bajo una incómoda vigilancia. Si bien esta opinión de los clientes es inmerecida y, de alguna manera, tiene relación con el trabajo del auditor, también es cierto que los mismos auditores pueden estar perpetuando estos puntos de vista negativos con las palabras empleadas, en particular en los informes de auditoría. Las palabras y frases que los auditores consideran solo una parte normal del vocabulario de su profesión, pueden llegar a desencadenar reacciones negativas en los clientes, sin que esto sea percibido fácilmente.
Las palabras importan y los buenos auditores las eligen cuidadosamente. Pero, al igual que otros profesionales, también son propensos a usar una jerga profesional como cualquiera. Es así como algunas palabras que se han vuelto tan comunes en el lenguaje de los auditores, pueden tener un significado diferente para los demás, y podrían interpretarse de una manera diferente a la pretendida. A continuación, algunos ejemplos para tener en cuenta y ser más cuidadosos al emplearlas o usar otros términos más acertados[1].
Hallazgo
La mayoría de los auditores llaman a una situación que deben reportar, ya sea por escrito y/o verbalmente, un hallazgo. Sin embargo, esto pareciera mostrar que la gran mayoría de las observaciones de auditoría estuvieran escondidas en algún lugar difícil de descubrir, oscuro y premonitorio, de modo que el auditor, como un experto explorador, usó sus habilidades para desenterrarlas. Hay que ponerse en el lugar del cliente de auditoría, pues se le comentan todos los hallazgos como si no estuvieran haciendo su trabajo y se presentan como si se hubieran encontrado tesoros. Incluso, a menudo, se informan como hallazgos lo que los clientes de auditoría le dijeron directamente al auditor.
En su lugar, es aconsejable usar palabras tales como "observaciones", "conclusiones" o "condiciones", en lugar de "hallazgos", así es posible que se obtenga una mejor actitud por parte del auditado. Los clientes de auditoría sentirán en menor medida que están siendo acusados de ocultar información o que no vieron algo que los auditores descubrieron más tarde.
Debilidad
Cuando se advierte un problema, los auditores a veces también lo expresan usando otra palabra preocupante: debilidad. Puede no ser sencillo usar los términos debilidades de control, si los controles no funcionan como deberían, pero debería evitarse, si es posible. Al decirle al cliente que le dedique algún tiempo a revisar algunas debilidades que le han llamado la atención al auditor, probablemente habrá una actitud defensiva inmediata. La palabra implica algún tipo de ineptitud física y puede afectar el ego de cualquier gerente.
Al igual que el término debilidad, deficiencia no es mejor por las mismas razones. Entonces, tal vez, términos tales como oportunidades o asuntos para llamar la atención, en lugar de debilidades pueden dar mejor resultado. Incluso, "desafíos" o "dificultades" son palabras que posiblemente obtendrán una mejor respuesta en los clientes de auditoría.
Material
Si bien el término material ha sido parte del lenguaje de auditoría desde siempre, y aunque es difícil de cuantificar realmente, es una palabra importante y significativa. Si una cifra o asunto no es material, ¿por qué mirarlo o considerarlo en absoluto? Sin embargo, cuando el auditor le dice al cliente que desea hablar con el sobre un asunto que es material, ¿cuál sería la reacción natural de la persona? La incredulidad, la negación y la defensiva absoluta son reacciones humanas naturales cuando se les dice que algo es material, de mala manera, lo que los afecta a ellos o a sus responsabilidades. La palabra transmite una urgencia que quizás el auditor no pretenda lograr.
Hay que tener en cuenta que el término material tiene un contexto legal importante. La Comisión de Bolsa y Valores (SEC) en EE UU define materialidad como cualquier asunto que un inversor razonable consideraría relevante para sus decisiones sobre si invertir y cómo. Si bien es importante usar esta palabra con cuidado en este entorno legal, también es fácil usarla con descuido y hacer un mal uso de ella. Otro problema con el término material es que implica que todo lo demás no es importante, o que otros aspectos del trabajo de un cliente de auditoría no tienen la debida importancia, lo cual es inconveniente transmitir. Mientras no sea realmente necesario, usar la palabra material (o significativo, para el caso) en consulta o por escrito, vale la pena considerar algún lenguaje diferente.
Satisfactorio
A menudo, los auditores, no desean comprometerse demasiado y usan palabras para reflejar este deseo. Puesto que hay bastantes cifras y procesos por evaluar, y luego obtener una conclusión para seguir adelante, se emplean términos como satisfactorio, incluso si los asuntos evaluados son notablemente mejores de lo que la palabra implica. Desde una perspectiva de auditoría, se está buscando cubrimiento. Normalmente, los auditores no hacen elogios y simplemente concluyen que algo es satisfactorio, necesita mejorar o sencillamente es insatisfactorio.
Pero qué sucede si el auditor se ubica en el lugar del cliente. Ha trabajado duro en ciertos asuntos, ha hecho un esfuerzo adicional para procurar que todo funciones bien y que los resultados sean excepcionales. Pero llega alguien (el auditor), lo revisa y decide que las cosas parecen satisfactorias. El gran esfuerzo parece no ser muy visible. Es como el estudiante que, en una escala de 1 a 10 espera la mejor nota y recibe un 7, se desanima.
No hay que olvidar que la palabra satisfactorio significa aceptable o lo suficientemente bueno, pero no sobresaliente. Si bien el auditor suele colocar su calificación más alta en algún asunto como satisfactorio, quizás valdría la panea concluir luego de unos buenos resultados y si la evidencia así lo indica, que algo es excepcional, excelente, funciona bien o excede el requisito.
Ahora bien, los auditores saben que hay una larga lista de buenas razones, justificaciones y racionalizaciones de porqué se usan ciertas palabras en el trabajo. Muchas de ellas han resistido la prueba del tiempo, aún están en uso y todavía existen, pues el auditor percibe su entorno a través de sus propios sentidos y no desde los sentidos de los clientes.
Sin embargo, esto no es impedimento para que los auditores se detengan por un momento y consideren cómo suenan estas palabras, qué significan realmente y qué impresiones pueden dejar en los ojos y oídos de los clientes que las leen y las escuchan. Es posible que sean las mejores palabras para usar.
Seguramente, las palabras citadas no son las únicas, pero sí ejemplifican esta situación. Por ello, es aconsejable que al conversar con el cliente y al escribir los informes, haya claridad en el lenguaje y se busque en la riqueza del idioma los términos más acertados. La lectura y la capacitación son buenas aliadas para este propósito.
[1] Basado en: https://internalaudit360.com/the-seven-worst-words-internal-auditors-use/
CP Iván Rodríguez - CIE AF
Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.
Bogotá D.C., Colombia