Desarrollo Profesional

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Un buen profesional (por supuesto, esto incluye al auditor) sabe que, para ser más efectivo debe trabajar ya mismo en su negocio, no trabajar después o en un momento cualquiera sin planificación alguna. El tiempo es un recurso muy valioso y escaso. Por ello, aprovechar al máximo el tiempo disponible, independientemente del esfuerzo, siempre es inteligente. Es así como todos tratan de equilibrar el tiempo de trabajo y de la familia, el tiempo personal y otros intereses. La literatura sobre este tema es amplia e incluye diferentes estrategias y tácticas para maximizar la eficiencia del tiempo en el trabajo, que funcionan bien y son fáciles de implementar. Así, una vez liberado algo de tiempo, se puede pensar de manera estratégica. Algunas de estas estrategias son las siguientes:

• Planear y trabajar en los objetivos más importantes del día

Es aconsejable bloquear la agenda en un horario determinado al iniciar la mañana, excepto por razones de fuerza mayor. Este espacio permite planificar el día. Es la ocasión de hacer o actualizar una lista priorizada de actividades que deben ejecutarse en el día, en la próxima semana y decidir qué se debe delegar.

Una vez se ha actualizado la lista, se debe invertir el tiempo en que se bloqueó la agenda en trabajar en las principales prioridades de la lista. No se debe dedicar tiempo a atender reuniones, leer o responder correos electrónicos, ni ser un participante pasivo en temas operativos y administrativos: es la ocasión de atender las tareas más importantes del día.

• Delegar y externalizar

No es necesario que el auditor o el líder del equipo de auditoría tenga que hacerlo todo. En ocasiones, lo mejor que se puede hacer es delegar tareas específicas a otros auditores o expertos que puedan hacer las tareas más rápido o mejor. Si no hay en el equipo alguien que pueda adelantar ciertas tareas, puede ser conveniente contratar a un profesional independiente para que las realice sin ocupar tiempo valioso.

• Usar herramientas: la matriz urgente/importante de Eisenhower

Una herramienta conocida en la administración del tiempo es la matriz urgente/importante[1], que facilita priorizar y ordenar las tareas de una lista de actividades pendientes.

La matriz está conformada de la siguiente manera:

Como se puede observar, la matriz de Eisenhower es una cuadrícula con cuatro cuadrantes. En la parte superior, se ubica el término "Urgente" sobre el cuadrante uno y el "No Urgente" sobre el cuadrante dos. En el extremo superior izquierdo de la cuadrícula, al lado izquierdo de "HACER" se ubica "Importante" y, debajo de este se halla "No Importante".

Ahora bien, para cada tarea debe decidirse si es importante y urgente al tiempo; sobre esa base, se ubican en el cuadro las tareas que coincidan con la respuesta. Una vez decididas las tareas importantes y urgentes, estas se ejecutan primero (cuadrante uno "HACER"). Por su parte, las actividades del cuadrante "DECIDIR" (cuadrante dos), que son importantes, pero no urgentes, se programan para ejecutarse más adelante. En seguida, las tareas urgentes, pero no importantes, pueden ser agregadas en el cuadrante "DELEGAR" (cuadrante tres). Por último, las tareas restantes, que se ubican en el cuadrante "BORRAR" (cuadrante cuatro), se pueden eliminar de su lista hasta que se vuelvan urgentes o importantes.

• Aplicar la regla 80/20

El auditor debe determinar si las actividades que está ejecutando son o no productivas. La regla 80/20, también llamada "Principio de Pareto", dice que el 80% de los resultados provienen del 20% del trabajo.  Este principio puede aplicarse a la gestión del tiempo.  Eso significa que se puede trabajar de manera más inteligente y hacer más al identificar el 20% de las actividades que conducen a la mayoría de los resultados. Luego se amplían aquellas tareas que están proporcionando el mayor valor para el tiempo.

• Tratar el correo electrónico como una tarea en sí misma

Un auditor, como profesional ocupado, tiene demandas casi ilimitadas en su tiempo y gran parte de esa demanda llega por correo electrónico debido a su bajo costo y facilidad de manejo. No obstante, es importante que la interacción con el correo electrónico se trate como un evento programado en sí mismo. Una buena práctica es revisar, leer y enviar correos electrónicos en dos momentos del día, unos cuantos minutos por sesión. Esta tarea se puede realizar a media mañana y, de nuevo, al final de la tarde, excepto que se esté esperando algo importante de un cliente, lo que implica revisarlo alrededor del momento en que se está esperando, sin atender nada más.

El correo electrónico es conveniente y eficiente para los remitentes; pero, a menudo, es una carga para el receptor (el auditor). Muy rápidamente, las personas que tradicionalmente envían asuntos de relativa baja prioridad, aprenderán a filtrar su comunicación por correo electrónico a solo información relevante. Así,encontrarán otros medios, como una llamada telefónica o "cara a cara", para comunicar elementos críticos o sensibles al tiempo.

• Pensar estratégicamente

Una vez se ha liberado tiempo y se actúa con eficiencia, hay algo de tiempo para pensar estratégicamente en el negocio: qué se puede delegar, dónde se necesita capacitación, qué tipo de profesionales deben contratarse o qué debe replantearse en el trabajo.

Es una ocasión para decidir qué actividades podrían dejarse de hacer, replantear los informes que se elaboran y definir unas pocas métricas para evaluar asuntos importantes. También, se puede determinar, qué se hace solamente porque siempre se ha hecho y revisar las actividades ineficientes.

De la misma manera, es una ocasión para dedicar tiempo a asesorar y entrenar a su equipo en persona. El correo electrónico, las redes sociales e internet han reducido los costos y mejorado la eficiencia de las comunicaciones, pero no necesariamente la calidad. Así mismo, está la oportunidad de pensar en el equipo, los clientes y la competencia: trabajar en cómo se puede mejorar la eficiencia y hacer un mejor uso del tiempo.

[1] Fuente: https://luxafor.com/the-eisenhower-matrix/

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia