Desarrollo Profesional

Por: Equipo Auditool

Las reuniones de cierre en auditoría son momentos decisivos. Es cuando se presentan los hallazgos y recomendaciones, y a menudo, surgen desacuerdos que pueden poner en riesgo la aceptación de las observaciones. ¿Cómo manejar estas situaciones de manera profesional y constructiva? En este artículo, descubrirás técnicas efectivas para abordar objeciones, promover el diálogo y alcanzar acuerdos que beneficien a todas las partes.

1. Prepárate para las objeciones: conoce el terreno antes de entrar

La preparación es tu mejor aliada. Antes de la reunión:

• Anticipa posibles objeciones: Piensa en preguntas o críticas que podrían surgir, como: “No tenemos presupuesto para implementar esto” o “Este hallazgo no aplica a nuestra operación”.
• Revisa tus evidencias: Asegúrate de que los datos sean sólidos, verificables y claros.
• Conoce a tu audiencia: Identifica las prioridades, preocupaciones y estilos de comunicación de los participantes. Esto te permitirá adaptar tu enfoque y ser más persuasivo.

Tip práctico: Prepara un documento de respaldo con datos clave y ejemplos específicos que puedan reforzar tus hallazgos si son cuestionados.

2. Escucha activa y empatía: la base de una discusión constructiva

Cuando alguien presenta una objeción, tu primera reacción debe ser escuchar:

• Escucha sin interrupciones: Déjalos expresar sus preocupaciones completamente antes de responder.
• Valida sus emociones: Usa frases como: “Entiendo que esto puede ser una preocupación importante para su equipo”.
• Parafrasea para confirmar entendimiento: “Si entiendo bien, su preocupación principal es el impacto en los recursos, ¿correcto?”

Beneficio: Escuchar con empatía crea un ambiente de respeto mutuo y reduce la tensión, facilitando el diálogo.

3. Mantén la calma y profesionalismo: sé el ancla en aguas turbulentas

Las objeciones pueden venir cargadas de emociones. Mantén tu compostura con estas estrategias:

• Controla tus emociones: Practica respiración profunda o haz una breve pausa si sientes que la conversación se intensifica.
• Responde, no reacciones: En lugar de defenderte, muestra curiosidad por entender su perspectiva. Por ejemplo: “Agradezco que comparta esta inquietud; me gustaría profundizar más en su perspectiva para llegar a un entendimiento común.”

Tip práctico: Usa un tono neutral y evita lenguaje que pueda percibirse como confrontacional.

4. Pregunta para entender mejor: despeja la neblina

A veces, las objeciones surgen de malentendidos o información incompleta. Pregunta para aclarar:

• “¿Puede explicarme más a fondo por qué considera que este hallazgo no aplica?”
• “¿Qué información adicional cree que deberíamos considerar para ajustar esta recomendación?”

Consejo clave: Reformula el enfoque hacia soluciones, como: “Si ajustáramos esta recomendación de esta manera, ¿cree que sería más factible para su equipo?”

5. Ofrece evidencia clara y objetiva: la claridad es poder

Cuando respondas a una objeción:

• Presenta evidencia sólida: Utiliza datos específicos, gráficos o ejemplos para reforzar tus puntos.
• Adapta tu mensaje al público: Si hablas con técnicos, profundiza en los detalles; si es con la alta dirección, enfócate en el impacto estratégico.

Ejemplo: En lugar de decir: “Esta es una falla en el control”, enmarca la observación como: “Esta mejora puede reducir significativamente el riesgo de errores y aumentar la eficiencia del proceso.”

6. Busca un terreno común: construye puentes, no muros

Cuando las posiciones parecen opuestas, enfócate en los objetivos compartidos:

• Encuentra áreas de acuerdo: “Parece que ambos coincidimos en la importancia de fortalecer los controles en esta área.”
• Propón soluciones conjuntas: “¿Qué ajustes podríamos hacer para implementar esta recomendación sin afectar sus operaciones actuales?”

Ventaja: Al centrarte en metas comunes, reduces la resistencia y facilitas el diálogo colaborativo.

7. Maneja desacuerdos irresolubles: documenta y avanza

No todos los desacuerdos pueden resolverse en la reunión. En esos casos:

• Documenta las objeciones: Incluye las perspectivas del auditado en el informe de cierre para que sean consideradas en niveles superiores.
• Propón un plan de acción: “Podemos incluir esta preocupación en el informe final y proponer una reunión con la alta dirección para revisarla a fondo.”

Nota clave: Asegúrate de que el auditado sienta que su opinión fue escuchada y respetada, incluso si no hay un consenso inmediato.

8. Cierra con una nota positiva: deja la puerta abierta al progreso

Finaliza la reunión destacando los puntos de acuerdo y agradeciendo la disposición del equipo para colaborar:

• Agradece su participación: “Apreciamos mucho el tiempo y los valiosos aportes de su equipo durante esta auditoría.”
• Reafirma el propósito común: “Nuestro objetivo siempre es trabajar juntos para fortalecer los procesos y alcanzar los objetivos de la organización.”

Llamado a la acción: Define claramente los próximos pasos y plazos para dar seguimiento a las recomendaciones y objeciones.

Manejar objeciones en las reuniones de cierre no es un obstáculo, sino una oportunidad para construir confianza, demostrar profesionalismo y reforzar tu rol como un asesor estratégico.

Recuerda:

• Escucha con empatía.
• Responde con datos claros y objetivos.
• Busca soluciones que beneficien a ambas partes.

Al aplicar estas técnicas, estarás mejor preparado para transformar desacuerdos en acuerdos efectivos, logrando que tus recomendaciones tengan un impacto positivo en la organización.

¿Estás listo para liderar tu próxima reunión de cierre con confianza? ¡El éxito está en tus manos!