Control Interno

Las organizaciones sin  fines de lucro han existido desde que el ser humano se percató de que algunos de sus semejantes, con sus propios medios, no  lograban alcanzar mínimos razonables de realización en los terrenos de la asistencia, la educación, la investigación, la  protección  y conservación  del  medio  ambiente, los derechos humanos, etcétera.

Era necesario que quienes habían sido favorecidos con medios  económicos suficientes, educación y conocimientos científicos echaran mano de sus privilegios, su generosidad  y su conciencia para subsidiar  de  manera  desinteresada  a  los  menos  favorecidos.

Los gobiernos de todo el mundo han demostrado que sus recursos  son insuficientes -por decir lo menos- para cubrir dichas necesidades. De hecho, en muchas ocasiones han logrado  lo contrario: la destrucción  del  ser  humano   en  lo físico, lo  psicológico, lo moral  y lo económico.

A raíz de acontecimientos terribles brotaron personajes heroicos como Henry Dunant, fundador de la Cruz Roja, Florence  Nightingale  y otros  más.

Los esfuerzos personales particulares fueron evolucionando con el fin de lograr mayor eficiencia y alcance en su propósito de ayuda desinteresada, hasta  lograr  constituirse  en  las  actuales organizaciones  sin  fines  de  lucro.

Pero también todos conocen que muchas organizaciones de  este  tipo  no  logran  comunicar plena  confianza   ante  el  público  que es, en última instancia, el que soporta a las mismas con su peculio  y, a veces, con su tiempo y esfuerzo personal voluntario. ¿En dónde está entonces la médula, el secreto  de  una  trayectoria  sólida, sana  y confiable? En  los  objetivos.

Es ya sabido que el cerebro funciona y se desarrolla, es decir, evoluciona  sí  y sólo  si   tiene instalado un sistema de objetivos. De igual manera, las organizaciones requieren  del establecimiento de objetivos  que se plasman en un plan.

Para las personas morales, las leyes sabiamente  lo reglamentan: todos los estatutos  deben contener lo que se denomina  el “objeto social”. Y es precisamente  la  fidelidad  con que se sigue  y se cumple dicho  objeto social  lo que permite juzgar el buen comportamiento ético de la persona moral.

Y puesto que la ética va más allá de las meras restricciones, el comportamiento ético  no  consiste sólo en “evitar desviaciones”, sino en el decidido  y dinámico  desarrollo  de  acciones  que garanticen  la consecución de los fines de la organización.

Si a las empresas lucrativas se les recomienda instalar las Mejores Prácticas Administrativas, cuánta mayor  razón  hay para que las organizaciones no  lucrativas se ocupen de lo mismo.

Ahora bien, una vez  sentadas las bases  teóricas, conviene asomarse objetivamente  a esas mejores prácticas, para lo cual  tomaremos  como  ejemplo  una  fundación:

Objeto social

El primer paso consistirá en definir los fines, objetivos y las metas. Nada tan valioso como tener  y mantener claro en qué consiste la misión, la razón de ser de la organización. Tal definición quedará plasmada  en el estatuto social como base  y  punto de referencia para juzgar la actuación  de los encargados  de  la  marcha  de  la  entidad.

Plan de negocios

Definida la misión, es necesario pensar en cómo se llevará a cabo. Para ello, es recomendable contar con ese valioso  instrumento  que  se  denomina  plan  de  negocios.

Es frecuente escuchar el comentario de que una institución sin fines de lucro “no  debería  hacer negocio”. Pero se debe hacer  una distinción: una cosa es no tener  fines de lucro y otra distinta es no hacer  negocio. Las asociaciones  y sociedades civiles también existen en el sistema económico y  forman parte de él. Las  leyes  así  lo  prevén   y  lo  reglamentan, porque  si  no  fuera  así,  no  existirían,  por  ejemplo, los  despachos  de  profesionistas.

Etimológicamente, nec-otium significa  la negación del ocio; es decir, tener una  ocupación, por lo tanto, hacer neg-ocio  es una obligación ética. Esto nos lleva a  la filosofía del manejo del flujo del dinero  y de otros bienes que se pueden recibir  en la fundación  y  también  los  que  ésta  puede entregar  a  sus  beneficiarios.

En lo que respecta al recurso dinero, la meta de la fundación consiste en obtener  todo el efectivo que sea posible, para  realizar el mayor  y  mejor  cumplimiento  de  sus fines  en  beneficio  de terceros.

Control

Los  administradores  y  el  consejo  deben  tener  conocimiento  de:

La operación, para estar en posibilidad de comparar la actividad  y  el  desempeño  contra  el  objeto  social.

La contabilidad, para ejercer la indispensable rendición de cuentas. Al respecto, las normas de información financiera  han venido evolucionando en los últimos años. La información mensual debería contener como mínimo:

       +  El  balance  general.

       +  Anexo  con  integración  de  los  principales  saldos.

       +  El estado  de  actividades.

       +  El estado  de  cambios  en  la  situación  financiera.

       +  Notas relevantes que reflejen la opinión  del  administrador, su  visión  y  juicio  sobre  la marcha  de  la empresa, así  como  su opinión  de  los  problemas pendientes.

La  tesorería

En una empresa mercantil se mira con agrado y aun se premia  la obtención de excedentes de efectivo. En la institución  no lucrativa, los excedentes temporales tienen  sentido  sólo  si  existen en paralelo proyectos para la aplicación de dichos  fondos; en caso contrario, pueden  ser  indicadores  de  ineficiencia  o de retraso. Los administradores  podrían  no  ser  premiados  cuando  sobra  demasiado.

La  fórmula  ideal  de  flujo  de  efectivo  en  la  empresa  mercantil  es:

Entradas-salidas=máximo  remanente  para  propósitos  de  accionistas.

La fórmula ideal de flujo de efectivo en Institución no Lucrativa   es:

Entradas-salidas=cero  remanente  para  asociados.

La relación con autoridades y cumplimiento de las leyes.

Sin duda alguna, el lector habrá detectado ya que los puntos  mencionados no son otra cosa que los  pasos  clásicos  del  proceso  administrativo:

• Planeación.
• Organización.
• Integración.
• Dirección.
• Control.

En otras palabras, para lograr una buena interpretación  de  la  pieza  que  se  nos  ha  encomendado, alguna  vez  será  válida  la  improvisación  genial, pero  mayormente  será recomendable  tocar  “por nota”,  es  decir, con  la  pauta  a  la  vista, para  no  correr  el  riesgo  de desafinar.

C.P.C. Vinicio González Castillo. Administrador de la Fundación Clínica Médica Sur, A.C.

Director General del Despacho Vinicio  González  Castillo

Fuente: Revista Contaduría Pública www.contaduriapublica.org.mx del Instituto Mexicano de Contadores Públicos www.imcp.org.m