Hay un principio básico. No es lo mismo ser efectivo que ser eficiente en el trabajo. Estos términos a menudo se confunden. Los miembros de una organización se esfuerzan en ser eficientes en lo que hacen, tratan de cumplir sus metas y estar al día con sus funciones.
La pregunta básica es: ¿cuánto valor tiene lo que hago, aunque esto no necesariamente esté ligado a los objetivos del departamento? ¿Cuántas tareas que se realizan, por ejemplo reportes e informes, se preparan y nadie los ve o simplemente se han elaborado de esa forma porque la persona que estaba a cargo anteriormente los desarrollaba y nadie sabe realmente para qué? En ese sentido, estamos ante un problema de efectividad.
La efectividad es la relación entre lo que se hace en el trabajo, el cumplimiento de objetivos y la misión de la empresa. La eficiencia es muy importante pues es cumplir con las responsabilidades en el tiempo asignado y de la forma correcta, pero no puede divorciarse de la efectividad. Los gerentes y los líderes tienen la responsabilidad de revisar lo que sus colaboradores hacen diariamente y cuestionarse si lo que hacen tiene sentido.
Una vez tuve la oportunidad de participar en un proyecto en una empresa del área financiera fuera de Costa Rica, y como parte de un estudio de análisis de productividad se realizó un inventario de todos los informes que varios departamentos elaboraban y presentaban a sus respectivas jefaturas. La sorpresa fue que más del 50% de esos informes nadie los leía, se usaban parcialmente o del todo no se utilizaban. Esto llamó mucho la atención y, por eso, luego se redefinieron roles y responsabilidades mejorando la calidad de vida de los empleados y su efectividad. Se eliminaron muchos de estos reportes y esto permitió a los empleados concentrase en aspectos estratégicos y realmente importantes.
Todos tenemos la tarea de cuestionarnos sanamente si lo que hacemos tiene sentido. Esta labor no solo es de los líderes sino de todos los colaboradores que trabajan en una organización.
Otto Stecher
Costa Rica
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