Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool
En una situación de contingencia y aislamiento como la que se está viviendo actualmente, hay grandes desafíos para las empresas en diferentes áreas. El caso de la auditoría de cumplimiento es una de ellas. Las compañías han debido hacer ajustes en las actividades de supervisión, en las cuales la tecnología es una gran ayuda. Esta es una interesante oportunidad para hacer una transformación en la manera como se han venido realizando las tareas y es posible que conduzcan a una integración más inteligente de la tecnología de la información y las obligaciones derivadas de las normas de cumplimiento en las empresas.
Muchos de los protocolos, políticas y prácticas existentes relativas al tema del cumplimiento normativo supone un alto nivel de interacción personal. Ahora las empresas deben pensar en cómo adaptar esa infraestructura a un entorno de distanciamiento social, trabajo remoto y con alta dependencia de las conexiones tecnológicas. Una preocupación latente es como mantener y fortalecer la cultura de cumplimiento y los esquemas de supervisión para que las normas se sigan correctamente. Si bien la manera de ejecutar el trabajo varía, ciertas leyes y normas permanecen constantes.
El aprendizaje al interior de las compañías, en las actuales circunstancias, se ha llevado a cabo mediante observación, interpretación de organismos gremiales y profesionales e incluso de las sanciones originadas en el incumplimiento. Las prácticas y reglas antiguas pueden requerir nuevos entendimientos en su aplicación, actividades como las capacitaciones y evaluaciones han tenido que replantearse en su ejecución. Todos los empleados deben seguir las leyes, las normas regulatorias y las políticas internas a pesar de los inconvenientes y dificultades para hacerlo.
La respuesta de diferentes gobiernos bien sea locales, regionales o nacionales, ante situaciones de crisis e incertidumbre es en muchos casos crear regulaciones y disposiciones que procuran que las empresas se ajusten de la mejor manera a las nuevas circunstancias. En un caso como el de la actual pandemia, en diferentes jurisdicciones se han emitido normas para otorgar ayudas que pretenden mitigar las consecuencias económicas, así como normas que procuran la preservación de la salud de los empleados de las compañías, por citar un par de ejemplos.
Muchas empresas, que en desarrollo de sus negocios operan internacionalmente se encuentran con un nuevo desafío. A nivel internacional, los países de diferentes partes del mundo han tomado medidas significativas para hacer frente a los desafíos –económicos y de otro tipo– de la pandemia. Como resultado de estas acciones, muchas empresas se enfrentan a una necesidad sin precedentes y urgente de entender, capitalizar y cumplir con una gran cantidad de regulaciones y leyes. Esta tarea es difícil sin los recursos apropiados. Al llegar una nueva normalidad, es probable que las investigaciones posteriores y las acciones de cumplimiento de la ley revelen muchas conductas y deficiencias corporativas en relación con estas nuevas reglas y programas surgidas en el difícil entorno actual.
Una de las herramientas con que cuentan las compañías para enfrentar este desafío regulatorio es la tecnología. En las actuales circunstancias, mediante los aplicativos y programas apropiados, empresas de diferentes industrias han logrado operar, aunque algunas de sus instalaciones se encuentren cerradas. Esa misma tecnología, con las implementaciones y ajustes necesarios, pueden facilitar el cumplimiento de las cambiantes normas y contribuir a su entendimiento. En el mercado existen herramientas para el tema de gobierno, riesgo y cumplimiento (GRC) que permiten automatizar y analizar grandes volúmenes de información relacionada con la gestión de riesgos y la presentación de informes regulatorios de manera oportuna y eficiente; esto se constituye en una gran ayuda para empresas que operan en diferentes jurisdicciones. Las labores de monitoreo y evaluación, propias de la auditoría de cumplimiento también pueden apoyarse en las tecnologías de información en un entorno incierto y dinámico, ya que se requiere un gran trabajo de análisis y procesamiento de datos.
Ahora bien, hay que tener presente que el empleo de la tecnología entraña riesgos. Los sistemas y aplicativos eventualmente presentan fallas y deficiencias en su funcionamiento y en tanto haya mayor dependencia de ellos, habrá mayores posibilidades de fallas, con consecuencias más nocivas. Temas como los de ciberseguridad, fraudes electrónicos y delitos cibernéticos adquieren una especial relevancia. Las debilidades de seguridad en los sistemas pueden detectarse de manera intencional o accidental y en la medida en que haya más trabajadores que operen de forma remota desde sus casas, con equipos y aplicativos que no sean muy robustos ni seguros, hay mayores riesgos de ciberseguridad.
Toda vez que el lugar de trabajo para muchas personas será remoto, la supervisión deberá adaptarse y en esa medida, la auditoría de cumplimiento debe integrar de manera inteligente la tecnología. El empleo de recursos en la nube facilita el trabajo, superando las barreras geográficas, dando una nueva dinámica a la interacción entre personas y áreas. Esta transición e integración no será fácil ni conveniente, pero será necesario que muchas empresas sean funcionales y eficaces. Esto requerirá de los auditores, abordar un nuevo desafío en la ejecución del trabajo, para el cual hay que prepararse decididamente.
CP Iván Rodríguez
Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool
Bogotá DC, Colombia
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