Por: Equipo Auditool

El fraude representa uno de los mayores riesgos para las organizaciones, con costos significativos que pueden amenazar su sostenibilidad. Según el informe Occupational Fraud 2024 de la ACFE, más del 50 % de los casos de fraude ocurren debido a la ausencia de controles internos efectivos o a la capacidad de los perpetradores para anularlos. Esto subraya la importancia de diseñar, implementar y mantener controles sólidos en las áreas más vulnerables de la organización, como contabilidad, nómina y compras.

Aunque la auditoría interna juega un papel crucial al evaluar la efectividad de los controles internos, no debe considerarse un control en sí misma, sino una función independiente que promueve la mejora continua de la gobernanza, la gestión de riesgos y los controles.

Identificación de las debilidades en los controles internos

Para reducir la incidencia del fraude, es vital identificar las debilidades en los controles internos que pueden facilitarlo. Algunas de las más comunes incluyen:

1. Falta de segregación de funciones

Permitir que una sola persona tenga control sobre varias etapas de un proceso crítico (por ejemplo, autorizar, registrar y realizar pagos) incrementa el riesgo de manipulación y apropiación indebida.

2. Controles de acceso inadecuados

La falta de restricciones en el acceso físico y digital a activos, sistemas o información sensible facilita la manipulación fraudulenta.

3. Procesos manuales sin supervisión adecuada

Los procesos manuales no monitoreados son propensos a errores intencionales o no intencionales que pueden pasar desapercibidos durante largos periodos.

4. Falta de capacitación y sensibilización

La falta de conocimiento sobre los riesgos de fraude y cómo detectarlos puede resultar en la omisión de señales de alerta clave.

5. Supervisión débil o inexistente

Una supervisión deficiente por parte de la alta dirección y el consejo puede generar un ambiente de laxitud donde el fraude se perpetúe.

Mejores prácticas para reforzar los controles internos

1. Contabilidad: transparencia y rigor en los procesos financieros

  • Segregación de funciones: Asigne roles específicos para garantizar que ninguna persona tenga control total sobre los procesos financieros.
  • Revisiones periódicas: Implemente revisiones regulares de los estados financieros por un equipo independiente.
  • Conciliaciones automáticas: Utilice software de contabilidad para comparar automáticamente registros internos con estados bancarios.
  • Autorización de transacciones: Asegúrese de que todas las transacciones, especialmente las de alto valor, requieran la aprobación de múltiples responsables.

2. Nómina: salvaguardando los recursos humanos y financieros

  • Auditorías de nómina: Realice auditorías periódicas para detectar empleados ficticios (ghost employees) y pagos indebidos.
  • Acceso restringido: Limite el acceso a los sistemas de nómina y asigne contraseñas únicas que se cambien periódicamente.
  • Validación de horas y pagos: Establezca controles automatizados para comparar las horas trabajadas con los pagos efectuados.
  • Política de rotación: Rotar tareas dentro del equipo de nómina para reducir riesgos relacionados con familiaridad y complacencia.

3. Compras: protección contra abusos en la adquisición de bienes y servicios

  • Licitaciones transparentes: Adopte procesos de licitación abiertos y documentados para evitar conflictos de interés y sobornos.
  • Validación de proveedores: Evalúe y valide a los proveedores antes de registrarlos en el sistema.
  • Supervisión de pagos: Requiere aprobaciones múltiples para procesar pagos y verificar la correspondencia con las órdenes de compra y los bienes recibidos.
  • Separación de roles: Separe las funciones de solicitud, aprobación y pago dentro del proceso de compras.

El rol de la auditoría interna en el fortalecimiento de los controles

Aunque la auditoría interna no debe considerarse un control, desempeña un papel esencial al:

  • Evaluar la eficacia de los controles implementados y recomendar mejoras.
  • Monitorear áreas críticas para identificar brechas de control y posibles fraudes.
  • Promover una cultura organizacional basada en la ética y el cumplimiento.

Además, la auditoría interna puede realizar evaluaciones de riesgo específicas para identificar las áreas con mayor vulnerabilidad al fraude y priorizar la implementación de controles en estas.

Conclusión

El fortalecimiento de los controles internos es una responsabilidad compartida entre todos los niveles de la organización. Diseñar e implementar controles efectivos en áreas críticas como contabilidad, nómina y compras no solo reduce el riesgo de fraude, sino que también genera confianza entre las partes interesadas y refuerza la sostenibilidad operativa.

Para lograr estos objetivos, es esencial que los equipos de auditoría interna trabajen en colaboración con la dirección y otras funciones clave, asegurando que los controles estén alineados con las mejores prácticas internacionales y las necesidades específicas de la organización.

 

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