Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

La auditoría operativa, como herramienta de gestión, contribuye de manera significativa al mejoramiento y evolución de las operaciones comerciales de las organizaciones; mediante un examen que permite detectar deficiencias en las actividades ejecutadas, haciendo posible encontrar recomendaciones que aumenten la eficiencia y la efectividad, lo que redunda en resultados rentables y el logro de los objetivos previstos.

Ahora bien, como toda actividad de evaluación y análisis, la auditoría operativa puede ejecutarse siguiendo prácticas que garanticen buenos resultados. Para el efecto, es conveniente revisar los principales objetivos de este tipo de auditoría^[1].

• Mejorar las operaciones del negocio al analizar aspectos gerenciales, administrativos y operativos y ver que se ejecutan las modificaciones recomendadas de manera oportuna.
• Apoyar los procesos que requieren modificaciones, de manera que se alcancen mejoras y reducción de costos.
• Identificar faltantes de recursos y así sugerir los cambios que permitan transformar las actividades en procesos rentables.

Ahora bien, teniendo en cuenta los anteriores objetivos, algunas de las mejores prácticas que es conveniente seguir por parte de los auditores para alcanzar los mejores resultados en un marco de calidad son las siguientes:

a. Establecer objetivos específicos:

Si bien se acaban de plantear los objetivos generales de una auditoría operativa, es necesario tener un mayor nivel de precisión y detalle al ejecutar el trabajo. Sin embargo, antes de plantear objetivos específicos, vale la pena recordar los objetivos de las organizaciones y de esta manera orientar mejor el trabajo de auditoría. En general, las empresas buscan rentabilidad, productividad, innovación, aumento de la cuota de mercado, eficiencia en la alta dirección y en los empleados, bienestar social, ambiental y cumplimiento normativo.

Teniendo esto claro, la auditoría operativa debe evaluar aquellos asuntos que mayor preocupación generan en la alta dirección, de manera que estén alineados con los objetivos empresariales antes mencionados. Por ejemplo, temas relacionados con:

• Recursos humanos
• Procesos de producción o ventas
• Procesos administrativos o contables
• Publicidad y marketing
• Cumplimiento normativo
• Satisfacción del cliente
• Certificaciones en calidad, ambiente, seguridad, etc.

Así, la auditoría operativa puede contribuir de una mejor manera a alcanzar los objetivos previstos, mediante la evaluación de los objetivos, planes y políticas de la empresa, su estructura organizacional, los controles vigentes, el rendimiento de los empleados y las responsabilidades sociales.

b. Seguir los principios de auditoría:

Al ejecutar una auditoría operativa (y en general cualquier auditoría) es conveniente seguir los siguientes principios:

Gráfico adaptado de: Operational Audit: Best Practices Used by the Experts

Estos principios se explican así:

• Integridad: Se debe actuar ajeno a las presiones externas
• Objetividad: Los resultados deben presentarse de manera justa
• Debida diligencia: Se debe aplicar en todo momento.
• Confidencialidad: La información debe mantenerse segura.
• Independencia: Se deba mantener la imparcialidad.
• Basado en la evidencia: Las conclusiones se basan en hechos ciertos

c. Considerar la auditoría operativa como una herramienta para la mejora continua:

La auditoría operativa puede verse como una herramienta para la mejora continua. Esto es útil toda vez que los negocios son variables al igual que el mercado, las necesidades y deseos de los clientes son dinámicos, la normativa se actualiza con alguna frecuencia. El cambio es continuo. Frente a esa realidad, el aplicar el ciclo de Deming (planificar-hacer-verificar-actuar) hace que haya un proceso de mejora que permanece en el tiempo.

Las auditorías apoyadas en una planeación dinámica, con un alcance claramente definido y un equipo competente, puede advertir y priorizar riesgos presentes y anticipar riesgos futuros. Para el efecto, se requiere una recolección de información precisa, completa y relevante que se analice apropiadamente mediante indicadores de desempeño clave y comparaciones de procesos (benchmarking). Al presentar los resultados mediante Informes claros y concisos, en los que se relacionen las posibles mejoras y las recomendaciones clave, junto con un proceso de retroalimentación constructiva, se logra mantener un proceso de evolución constante que fomenta una cultura de calidad en la organización.

De esta manera, si los auditores y sus equipos implementan estas prácticas, contribuyen a maximizar los resultados y la importancia de la auditoría operativa, en virtud de su capacidad de revisar con detalle procesos, áreas y resultados a la vez que logra una comprensión clara de los principales problemas que deben abordarse. De esta forma, pueden proporcionar recomendaciones estructurales para mejorar las operaciones y contribuir al éxito general de la organización.

^[1] Basado en: Operational Audit: Best Practices Used by the Experts

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.