Por: CP Iván Rodriguez. Colaborador de Auditool 

La actividad profesional remota requiere que las firmas y los auditores tengan en cuenta ciertas recomendaciones para hacer más ágil y productivo el trabajo. Además de la innovación y el reto de abordar las nuevas tecnologías, hay unas sencillas líneas de acción que contribuyen a un mejor desempeño. A continuación, algunas de ellas:

Tecnología

• Contratar un buen proveedor de internet, que garantice la velocidad y capacidad requerida para el trabajo.
• Contar con un servicio de alojamiento en red con la capacidad suficiente para recibir, almacenar y compartir documentación con los clientes.
• Aplicar las medidas de seguridad cibernética, privacidad y confidencialidad de la misma manera que se le exige a los clientes que la cumplan.
• Evaluar la necesidad de usar una firma digital para ciertos documentos.
• Tener dispositivos de internet móviles, como una medida de respaldo y no perder la conexión en momentos inapropiados.
• El uso de aplicativos en la nube, con las debidas medidas de seguridad, es una buena alternativa.
• Los computadores y programas deben estar debidamente configurados y contar con las seguridades respectivas.
• Es aconsejable invertir en un buen escáner para procesar documentos físicos.

Comunicaciones

• Deben mantenerse comunicaciones oportunas y eficaces con los clientes, aprovechando plataformas para reuniones virtuales. Hay que actuar con empatía.
• Es conveniente emplear opciones pagas de los programas para videoconferencias, de manera que haya disponibilidad de tiempo y posibilidad de varios usuarios, así como de compartir documentos.
• El correo debe estar bien configurado, con opciones de respuesta y de clasificación. De ser necesario, es buena idea delegar el manejo del correo electrónico en un miembro del equipo.
• Los boletines de noticias en la página web o vía correo electrónico contribuyen a atender consultas y actualización de información.
• Mantenerse informado y conectado con las comunidades y organizaciones profesionales

Equipo de trabajo

• Los diferentes miembros del equipo deben contar con buen acceso a internet, equipos y procesos para que puedan trabajar de forma segura, productiva y colaborativa desde sus hogares
• Los computadores personales deben estar debidamente protegidos y asegurados.
• Es aconsejable efectuar reuniones (al menos semanales) para planificar metas de trabajo y revisar ejecuciones. Los plazos y las expectativas y resultados esperados deben ser claros.
• Hay que programar reuniones de equipo para tener, además de interacciones técnicas, actividades sociales y de bienestar
• Un seguimiento individual por parte del líder del equipo es conveniente.
• En ocasiones, hay que evitar demasiado formalismo en las reuniones virtuales, puede haber espacio para comentarios sociales.
• Las llamadas telefónicas y videollamadas son útiles para asuntos prioritarios.
• No hay que olvidar los reconocimientos y bonos por resultados y buena gestión.

Bienestar

• En el trabajo virtual, deben programarse descansos regulares. Si es posible, algunas actividades al aire libre contribuyen a hacer más productiva la labor.
• Monitorear al personal en cuanto al número efectivo de horas trabajadas y evite agotamientos. En el trabajo desde casa las jornadas pueden volverse extenuantes si no hay control.
• Establecer límites entre el trabajo y el tiempo de hogar.
• En ocasiones, puede haber una pérdida de productividad; trabajar a distancia puede tomar más tiempo a pesar de la tecnología
• Hay que evitar obsesionarse con la incertidumbre. Las actualizaciones continuas de noticias pueden inhibir el enfoque y alimentar la ansiedad

Estas sencillas medidas, junto con otras que se consideren convenientes de acuerdo con las circunstancias, favorecen el trabajo a distancia y permiten conservar resultados profesionales. 

CP Iván Rodríguez 

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia