Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

Algunas medidas que las firmas deben adoptar para el año 2021

En un reciente artículo[1], Chris Stark, presidente y CEO de Cetrom, un proveedor de soluciones de alojamiento en la nube para empresas de contadores plantea algunas acciones que las firmas deben adoptar para el año 2021. En las actuales circunstancias, nadie sabe realmente cómo será el final de 2020 y el comienzo de 2021. Sin embargo, las firmas que sobrevivieron al caos pandémico han aprendido valiosas lecciones sobre cómo adaptar los procesos de trabajo en una crisis, lo que contribuye a estar preparados para un desafío similar.

En ese sentido, Stark plantea algunas acciones críticas que las firmas deben tomar en 2021, para enfrentar un nuevo año que podría estar lleno de incertidumbre y de circunstancias inesperadas.

Seguir construyendo, seguir mejorando, seguir preparándose

De acuerdo con Stark, cuando se trata de capacidad de trabajo remoto, infraestructura de tecnología de la información, seguridad de datos y continuidad del negocio, no hay que descansar en los laureles. Si la firma hizo grandes avances en actualizaciones de trabajo remoto como la integración de escritorios virtuales[2] en las operaciones, o el aprovechamiento de herramientas de inteligencia artificial para mejorar la seguridad, eso es bueno, pero no es un final. La planificación de la continuidad del negocio debe ser continua y debe incluir TI, seguridad y planificación de desastres, incluida la mejora de los despidos y los planes de copia de seguridad de datos de su empresa.

Si en algún momento se deja de invertir en infraestructura de TI, protocolos de seguridad y software, o se deja el esfuerzo para empoderar al equipo y ayudar a los clientes con actualizaciones, ya sean grandes o pequeñas, la firma se quedará atrás y creará riesgos.

Por lo tanto, las firmas necesitan tener un plan para solidificar los sistemas de TI que están en su lugar, actualizar la tecnología, el software y el hardware donde sea necesario e incorporar estos cambios en un plan de continuidad del negocio revisado para un 2021 incierto.

Adoptar la automatización

Este es otro tema relevante, de acuerdo con Stark.  Es posible que la firma haya introducido algún software de automatización como respuesta a la pandemia y la necesidad de trabajo casi 100% remoto. Se pudieron automatizar tareas rutinarias que requieren mucha mano de obra, pero hay que seguir avanzando.

La automatización de las tareas manuales seguirá como actividad permanente, toda vez que se requiere procesar grandes cantidades de datos de forma rápida y eficiente, lo que permite a los equipos de auditoría el espacio y el tiempo para centrarse más en el análisis que en la agregación. Con la automatización manejando tareas que consumen mucho tiempo, los equipos de auditores tendrán más tiempo para pensar estratégicamente, ser innovadores y quizás lo más importante de todo, pasar más tiempo frente a los clientes y responder a sus necesidades.

Migrar a la tecnología (o actualizar su infraestructura) en la nube

La tecnología en la nube permite el trabajo remoto, seguridad más fuerte, automatización, mayor colaboración, productividad mejorada. Si la firma no ha migrado a la nube, se está rezagando. Ahora bien, si la firma fue proactiva en la migración a la tecnología en la nube, hay pasos que puede tomar para actualizar sus capacidades en la nube para mejorar no solo la satisfacción y la productividad de los empleados, sino también para mejorar su experiencia de cliente. Actualmente la contabilidad en la nube es ahora la mejor práctica de la industria, lo cual debe ser entendido por los auditores, por lo que se requiere mejorar la infraestructura en la nube que la firma haya adoptado para funcionar mejor.

Asociarse con proveedores de servicios en la nube que conozcan la industria

Para una firma, esta acción es simple pero absolutamente esencial. Para navegar por las posibles incógnitas de 2021, las firmas necesitan asociarse con un proveedor de servicios en la nube, que tenga buena experiencia y conozca el tema de la contabilidad y la auditoría con profundidad. La combinación de conocimientos de TI, monitoreo 24/7/365, centros de datos geográficamente dispersos, altamente seguros, y el último software de seguridad, IA y herramientas de automatización, es parte de lo que las firmas necesitan para mantenerse enfocadas en ofrecer la mejor experiencia de servicio posible al cliente.

Un proveedor de TI debe convertirse en otro miembro experimentado del equipo en su firma, trabajando en segundo plano para mantener su empresa operando sin problemas y protegiendo sus datos. 

[1] Ver: https://www.cpapracticeadvisor.com/firm-management/news/21164097/four-critical-actions-cpa-firms-must-take-in-2021

[2] La Infraestructura de escritorio virtual (VDI) es la tecnología utilizada para crear un entorno de escritorio virtualizado.  El VDI segmenta los servidores en varios escritorios virtuales a los que los usuarios pueden acceder de forma remota a través de sus dispositivos.

CP Iván Rodríguez -

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia