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ISSN IMPRESO: 2665-1696 - ISSN ONLINE: 2665-3508

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Por: Marco Bonilla. Colaborador de Auditool

“En la actualidad, las empresas tienen que enfrentarse a un nivel tan alto de competencia que para poder crecer y desarrollarse, y a veces incluso para lograr su propia supervivencia, han de mejorar continuamente, evolucionar y renovarse de forma fluida y constante. El ciclo PHVA de mejora continua es una herramienta de gestión presentada en los años 50 por el estadístico estadounidense Edward Deming”.

Las siglas del ciclo PHVA corresponden a las iniciales de las palabras Planificar, Hacer Verificar y Actuar.

Cada uno de estos 4 conceptos corresponde a una fase o etapa del ciclo, veamos entonces para el caso del proceso de Auditoria cuales serían los parametros de medición por ciclos:

PLANIFICAR (P): En la etapa de planificación se establecen objetivos y se identifican los procesos necesarios para lograr unos determinados resultados de acuerdo a las políticas de la organización Auditora. En esta etapa se determinan también los parámetros de medición que se van a utilizar para controlar y seguir el proceso:.

  1. Elaboracion de programas de auditoria
  2. Iniciar la auditoria.
  3. Definir los objetivos alcance y los criterios
  4. Definir los recursos.
  5. Revisar el procedimiento
  6. Designar el auditor lider.
  7. Determinar la viabilidad
  8. Conformar el equipo
  9. Revisar documentos.
  10. Preparar la auditoria de campo
  11. Prepaarar los papeles de trabajo, documentos, plan de auditoria, lista de verificación y solicitud de acciones correctivas,.
  12. Asignar trabajo al equipo auditor.

HACER (H): Consiste en la implementación de lo planificado para lograr los objetivos planteados:

  1. Realizar la auditoria de campo.
  2. Efectuar las reunión de apertura
  3. Definir los canales de comunicación.
  4. Recolectar y verificar la información.
  5. Generar los hallazgos de auditoria.
  6. Preparar las concluusiones de la auditoria
  7. Realizar las reuniones de cierre

VERIFICAR (V):  Una vez se ha puesto en marcha el plan de mejoras, se establece un periodo de prueba para medir y valorar la efectividad de los cambios. Se trata de una fase de regulación y ajuste:

  1. Preparar, aprobar y distribuir el informe.
  2. Terminar la auditoria
  3. Seguimmiento y revisión
  4. Identificar la necesidad de acciones correctivas, preventivas y/o planes de mejoramiento
  5. Identificar las oportunidades de mejora.

ACTUAR (A):  Realizadas las mediciones, en el caso de que los resultados no se ajusten a las expectativas y objetivos predefinidos, se realizan las correcciones y modificaciones necesarias. Por otro lado, se toman las decisiones y acciones pertinentes para mejorar continuamente el desarrollo de los procesos.

  1. Realizar actividades complementarias
  2. Realizar mejoras al programa de auditoria

 

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