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De acuerdo con la Norma Internacional de Auditoría 230, el objetivo del auditor es preparar la documentación que proporcione:

a) Un registro suficiente y apropiado de las bases para el dictamen del auditor; y

b) Evidencia de que la auditoría se planeó y realizó de acuerdo con las Normas Internacionales de Auditoría y con los requisitos legales y regulatorios que sean aplicables

Requisitos según la NIA 230

Preparación oportuna de la documentación de la auditoria: El auditor debe preparar oportunamente la documentación de la auditoria. Documentación suficiente y apropiada que facilite la revisión y evaluación de la evidencia y conclusiones antes de la presentación del dictamen del auditor; y mejora la calidad de la auditoria.

Documentación de los procedimientos realizados durante la auditoria y evidencia obtenida: El auditor debe preparar la documentación suficiente y apropiada para que un auditor con experiencia pueda entender la naturaleza y extensión de los procedimientos de la auditoria llevados a cabo, los resultados y evidencia obtenida en la auditoria, asuntos importantes, conclusiones y juicios profesionales alcanzados; debido a que la documentación puede estar sujeta a revisiones externas, para cumplir con las normas internacionales de auditoria, y demás normas y requisitos legales relevantes. Dicha documentación debe presentar la información relacionada a el profesional que desarrolló la auditoria, fecha en que se terminó el trabajo, revisor del trabajo de auditoria y fecha en que se realizó la revisión, asuntos importantes que se presentaron en el transcurso de la auditoria y sus acciones a seguir.

Compilación del archivo final de auditoria: El auditor debe completar y compilar el archivo final de la documentación de la auditoria de manera oportuna después del dictamen del auditor. El tiempo establecido para la compilación de acuerdo con la NICC 1, y normas relevantes, es de 60 días después del dictamen del auditor. Este es un proceso administrativo, que no implica procedimientos de auditoria. De la misma manera se requiere que la firma retenga la documentación del trabajo, por un periodo minino de 5 años a partir de la fecha del dictamen del auditor.

A continuación comparto algunos puntos a tener en cuenta en la documentación de nuestros trabajos de auditoría:

Beneficios de una buena documentación

  • Soporta las opiniones y conclusiones expuestas en el informe.
  • Acumulación de conocimiento del cliente
  • Fácil transición en caso de realizar algún cambio en el equipo de trabajo
  • Puede proporcionar evidencia suficiente y adecuada en caso que el trabajo del Auditor sea cuestionado por terceros
  • Permite documentar aquellos aspectos clave a los que el Auditor debe realizar seguimiento continuo
  • Ahorro de tiempo en la ejecución de la auditoría del año siguiente
  • Permite la supervisión y revisión continua del trabajo
  • Verificar el cumplimiento de los programas de auditoría y la aplicación de las normas vigentes
  • Permite realización de auditorías de calidad por parte de miembros internos o externos
  • Permite al auditor realizar su trabajo con mayor organización obteniendo mayor eficiencia en el mismo
  • Facilita y mejora el control de calidad en la firma
  • Refleja la capacidad y preparación del auditor.

Buenas prácticas en la documentación de la Auditoría

  • Cada papel de trabajo debe contener como mínimo, objetivo, procedimientos, resultados y conclusiones
  • Se debe indicar la fecha o periodo de tiempo del trabajo de auditoría
  • La documentación debe responder a los procedimientos y objetivos planteados
  • Cada papel de trabajo debe contener la fuente de los datos revisados
  • La conclusión debe estar de acuerdo con los objetivos planteados
  • La documentación debe quedar totalmente amarrada con sumarias, anexos u otros papeles
  • La documentación debe ser completa, concreta, fácil de entender y no redundante
  • En caso de un litigio ese papel puede ser utilizado como defensa nuestra
  • Cualquier persona la puede entender. (Ejemplo: un abogado). ―"los papeles de trabajo deben hablar"
  • Los papeles de trabajo en cada fase de auditoría son finalizados y revisados de forma oportuna
  • Es recomendable la existencia de políticas para efectuar revisiones de calidad del trabajo efectuado antes de que se entreguen los reportes
  • La documentación debe quedar firmada por la persona que la elabora y la persona que la revisa con la fecha en la que se completó cada trabajo
  • Todos los temas deben quedar totalmente cerrados
  • El papel de trabajo debe permitir reconstruir la prueba
  • Los papeles que anexamos deben ser realmente relevantes
  • En la documentación no es necesario incluir los borradores de papeles de trabajo y de estados financieros, notas que reflejen razonamientos incompletos o preliminares.
  • Los hallazgos deben quedar en los respectivos papeles de trabajo (diferencias de auditoría, recomendaciones, temas críticos, etc.)
  • La evidencia de revisión de impuestos, certificaciones, y otros requerimientos es archivada y está disponible en caso de que surjan reclamaciones
  • La documentación del auditor debe quedar almacenada en medios electrónicos o papel
  • Deben existir políticas de archivo y retención de los papeles de trabajo que se utilizaron para documentar el reporte emitido
  • Los papeles de trabajo, en lo posible, deben ser preparados y revisados durante el transcurso de la visita con el fin de evitar que queden incompletos
  • La extensión de los papeles de trabajo va de acuerdo al juicio profesional de cada auditor.

 

Vladimir Martínez R.

 

 

 

 

Contador Público (Universidad Santo Tomás), Especialista en Administración de Empresas (Universidad del Rosario), con más de 15 años de experiencia en consultoría de negocios y auditoría financiera, adquirida en firmas de auditoría internacionales, KPMG y PWC. Director de www.auditool.org , una Red Global de Conocimientos de Auditoría y Control Interno.

Bogotá D.C., Colombia


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