Por: Equipo Auditool

El fraude ocupacional sigue siendo una de las amenazas más grandes para las empresas a nivel mundial. De acuerdo con el Reporte a las Naciones 2024 de la Asociación de Examinadores Certificados de Fraude (ACFE), este tipo de fraude puede dividirse en tres categorías principales: apropiación indebida de activos, corrupción y fraude en los estados financieros. Aunque cada una de estas categorías tiene sus propios métodos y patrones de ocurrencia, todas pueden tener un impacto devastador en las organizaciones. A continuación, exploramos cada tipo de fraude, cómo ocurre y las mejores estrategias para prevenirlo.

1. Apropiación indebida de activos

Definición: Este tipo de fraude se refiere al robo o mal uso de los recursos de la empresa por parte de un empleado. Es el tipo más común de fraude ocupacional, representando el 89% de los casos según el Reporte a las Naciones 2024​.

Cómo Ocurre: La apropiación indebida de activos puede tomar diversas formas. Los empleados encuentran formas de sustraer o malversar recursos en pequeñas cantidades a lo largo del tiempo o incluso en un solo golpe significativo. Algunos subesquemas comunes incluyen:

• Skimming: Robar dinero antes de que se registre en los libros de contabilidad. Esto ocurre en cajeros, tiendas o áreas de ventas donde hay transacciones en efectivo.
• Manipulación de pagos: Alterar cheques, facturas o pagos electrónicos para beneficiar al defraudador, como en el caso de falsificación de endosos o creación de proveedores ficticios.
• Fraude de reembolsos: Presentar recibos falsos o inflados para obtener reembolsos por gastos que no fueron incurridos legítimamente.
• Robo de inventario: Los empleados sustraen bienes de la empresa, ya sea para uso personal o para venderlos en el mercado.

Impacto en las empresas: Aunque es la forma más común de fraude, la apropiación indebida de activos tiende a ser la menos costosa en términos individuales, con una pérdida mediana de $120,000 por caso​. Sin embargo, la acumulación de pequeños robos puede resultar en grandes pérdidas si no se detecta a tiempo.

Cómo prevenirla:

• Segregación de funciones: Este es uno de los controles más efectivos. Separar tareas críticas entre varios empleados (por ejemplo, quien autoriza pagos no debe ser quien los procesa) reduce la oportunidad de fraude.
• Revisiones periódicas y auditorías internas: Las auditorías sorpresivas y revisiones frecuentes de inventario y activos pueden identificar rápidamente cualquier anomalía.
• Uso de tecnología: Implementar sistemas de control de inventario, gestión de activos y análisis de datos en tiempo real ayuda a detectar patrones irregulares que podrían indicar fraude.

2. Corrupción

Definición: La corrupción involucra el abuso de poder por parte de los empleados para obtener beneficios personales, normalmente a través de sobornos, comisiones ilegales o conflictos de interés. Este tipo de fraude afecta al 48% de las organizaciones​.

Cómo Ocurre: La corrupción puede adoptar diversas formas, desde sobornos hasta la manipulación de decisiones en el proceso de licitación. Entre los subesquemas más comunes están:

• Sobornos: Cuando un empleado recibe pagos o regalos a cambio de influir en decisiones comerciales, como otorgar contratos a proveedores específicos.
• Comisiones ocultas: Empleados reciben una comisión secreta por facilitar negocios para una empresa o persona en particular, generando un conflicto de intereses.
• Conflictos de interés: Un empleado favorece a una empresa con la que tiene una relación personal o financiera, comprometiendo la imparcialidad en decisiones comerciales.
• Extorsión: Un empleado exige pagos o favores bajo amenaza de perjudicar a la empresa si no se cumplen sus demandas.

Impacto en las empresas: La corrupción tiende a causar mayores pérdidas que la apropiación indebida de activos, con una pérdida mediana de $200,000 por incidente​. Además, los casos de corrupción pueden tener consecuencias legales severas y dañar gravemente la reputación de la empresa, especialmente si se trata de contratos públicos o implican a directivos de alto nivel.

Cómo prevenirla:

• Políticas claras de ética y conducta: Implementar códigos de conducta estrictos que incluyan políticas anticorrupción y exigir que los empleados las firmen es crucial. Además, se debe fomentar una cultura organizacional ética desde los niveles más altos de la gerencia.
• Declaraciones de conflictos de interés: Los empleados deben declarar cualquier relación financiera o personal que pudiera influir en sus decisiones. Estas declaraciones deben revisarse regularmente.
• Canales de denuncia anónima: Establecer líneas de denuncia seguras y anónimas puede ser una herramienta clave para detectar corrupción antes de que cause daños mayores. El Reporte a las Naciones indica que el 43% de los fraudes fueron descubiertos gracias a denuncias, siendo este el mecanismo más eficaz​.

3. Fraude en los estados financieros

Definición: El fraude en los estados financieros ocurre cuando los empleados manipulan los informes financieros de la empresa para crear una imagen falsa de su situación financiera. Este tipo de fraude es el menos común (solo el 5% de los casos), pero también es el más costoso, con pérdidas medianas de $766,000​.

Cómo ocurre: Este fraude suele involucrar a altos directivos o empleados que tienen acceso a la contabilidad y a los sistemas de presentación de informes financieros. Algunos ejemplos de cómo ocurre incluyen:

• Sobreestimación de ingresos: Inflar las cifras de ingresos para hacer parecer que la empresa está generando más dinero del que realmente está, con el fin de atraer inversionistas o asegurar préstamos.
• Ocultación de pasivos: No registrar deudas o pasivos, lo que crea una falsa impresión de solidez financiera.
• Manipulación de activos: Sobrevalorar activos o subestimar gastos para mejorar los balances financieros.

Impacto en las empresas: Aunque menos frecuente, el fraude en los estados financieros puede tener consecuencias devastadoras para una empresa. No solo implica grandes pérdidas financieras, sino que también puede provocar demandas judiciales, sanciones regulatorias y la quiebra de la empresa.

Cómo prevenirla:

• Auditorías externas rigurosas: Las auditorías independientes y externas son esenciales para garantizar la exactitud de los estados financieros. Además, los auditores deben mantenerse imparciales y ser diligentes en sus revisiones.
• Supervisión del comité de auditoría: Un comité de auditoría activo y comprometido en el consejo de administración es fundamental para asegurar que los informes financieros sean precisos y cumplir con los controles internos.
• Controles financieros internos robustos: Las conciliaciones de cuentas, revisiones periódicas y la separación de las responsabilidades de contabilidad y presentación de informes son medidas clave para prevenir la manipulación financiera.

Las tres categorías principales de fraude ocupacional —apropiación indebida de activos, corrupción y fraude en los estados financieros— presentan diferentes riesgos y desafíos para las empresas. Para los auditores y responsables de control, es fundamental no solo comprender cómo ocurre cada tipo de fraude, sino también implementar controles internos específicos y efectivos. La creación de una cultura ética sólida, apoyada por políticas claras, auditorías rigurosas y tecnología de detección, puede ayudar a las organizaciones a prevenir fraudes y mitigar sus efectos devastadores.

La prevención del fraude debe ser una prioridad en todas las organizaciones, y los auditores están en una posición clave para liderar estos esfuerzos y proteger a las empresas de las amenazas financieras internas.