Desarrollo Profesional

Por: Equipo Auditool

El Poder de las Preguntas Abiertas

En auditoría, las entrevistas con los responsables de procesos y actividades son esenciales para descubrir información detallada y veraz. Aun cuando las respuestas verbales pueden brindar información básica, las preguntas abiertas permiten obtener un conocimiento mucho más profundo. Estas preguntas no solo ayudan al entrevistador a comprender mejor los procesos, sino que también fomentan una conversación fluida y genuina que puede revelar aspectos críticos y detalles que los entrevistados podrían no compartir espontáneamente.

En este artículo, exploraremos el poder de las preguntas abiertas en el contexto de auditoría, sus beneficios específicos y consejos prácticos para formularlas de manera efectiva. Al final, sabrás cómo integrar esta técnica para llevar tus entrevistas de auditoría a un nivel más profundo y enriquecedor.

¿Qué son las preguntas abiertas y por qué Son eficaces en auditoría?

Las preguntas abiertas son aquellas que invitan al entrevistado a proporcionar respuestas detalladas y contextuales, en lugar de limitarse a un simple “sí” o “no”. En auditoría, estas preguntas son esenciales para:

• Facilitar un diálogo fluido: Al permitir respuestas amplias, las preguntas abiertas alientan a los entrevistados a expresar sus puntos de vista y compartir experiencias, brindando así un contexto más completo.
• Revelar detalles críticos: Las respuestas abiertas suelen incluir matices y antecedentes que permiten al auditor comprender mejor los motivos y las dinámicas detrás de cada proceso.
• Identificar señales de inconsistencia o duda: El modo en que los entrevistados responden a preguntas abiertas puede dar pistas sobre su nivel de comodidad o su conocimiento real de los procedimientos, facilitando así la detección de posibles áreas de riesgo o incumplimientos.

Ventajas de usar preguntas abiertas en entrevistas de auditoría

1. Promueven la transparencia y confianza Las preguntas abiertas ayudan a que el entrevistado se sienta en un ambiente menos restrictivo y menos formal, reduciendo la percepción de “interrogatorio” y favoreciendo un entorno de confianza. Esto permite que los entrevistados se expresen con mayor naturalidad, revelando información que quizás no compartirían en un contexto más cerrado.

   • Ejemplo de pregunta abierta: “¿Podría describirme el enfoque de su equipo para garantizar la exactitud de los datos en este proceso?”
   • Propósito: Esta pregunta no solo pide una descripción, sino que abre la puerta a que el entrevistado explique los controles implementados y los pasos específicos que se toman para garantizar la precisión.

2. Permiten detectar inconsistencias Las respuestas detalladas a preguntas abiertas permiten al auditor comparar la información con otros datos o procedimientos conocidos, ayudando a descubrir posibles contradicciones o áreas de duda. Esto es útil para señalar temas que requieren investigación adicional.

   • Ejemplo de pregunta abierta: “¿Cómo ha evolucionado el proceso de supervisión en el último año?”
   • Propósito: Esta pregunta invita al entrevistado a hablar sobre cambios en el proceso y los motivos detrás de estas modificaciones, lo que puede ayudar a detectar incongruencias entre lo que se espera y lo que realmente ocurre.

3. Generan información crítica y contexto específico Las respuestas amplias obtenidas a través de preguntas abiertas suelen incluir referencias a documentos específicos, procedimientos y detalles que el auditor puede validar después. Además, estas respuestas ayudan a obtener un contexto más amplio, que es vital para entender las implicaciones de cada respuesta.

   • Ejemplo de pregunta abierta: “¿Qué considera más importante al realizar la verificación de [procedimiento específico]?”
   • Propósito: Esta pregunta permite que el entrevistado hable sobre los factores críticos y su visión de los riesgos, lo cual proporciona una perspectiva directa de sus prioridades y el nivel de detalle con que aborda el proceso.

Consejos para formular preguntas abiertas en entrevistas de auditoría

Para aprovechar al máximo el potencial de las preguntas abiertas, es importante formularlas de forma estratégica y adaptarlas al contexto de auditoría. A continuación, presentamos algunas técnicas para lograrlo.

1. Utilizar palabras clave que inviten a la explicación Usar palabras como “cómo”, “qué” y “por qué” fomenta respuestas que exploran el tema a fondo. Estas palabras son efectivas para indagar en procesos complejos o decisiones específicas.

   • Ejemplo de pregunta abierta: “¿Cómo describiría el proceso que sigue su equipo para asegurar la precisión en esta tarea?”
   • Error común a evitar: Evitar formular preguntas demasiado generales, ya que pueden confundir al entrevistado o llevar a respuestas vagas.

2. Realizar preguntas basadas en situaciones concretas Al pedirle al entrevistado que describa una experiencia o situación específica, es más probable que proporcione detalles útiles y contexto sobre la aplicación real de los procedimientos.

   • Ejemplo de pregunta abierta: “¿Puede contarme sobre una situación reciente en la que su equipo enfrentó un desafío en este proceso? ¿Cómo lo manejaron?”
   • Propósito: Este tipo de pregunta permite observar cómo se aplica el proceso en la práctica y proporciona una visión realista de sus desafíos y soluciones.

3. Indagar en el ‘Cómo’ y el ‘Por Qué’ de las decisiones operativas Este tipo de preguntas permite al entrevistador explorar los criterios y motivaciones detrás de cada acción, lo cual es crucial en auditoría para comprender el “razonamiento” de los procesos.

   • Ejemplo de pregunta abierta: “¿Cómo se decide quién participa en la revisión de este procedimiento y por qué es importante?”
   • Error común a evitar: Evitar preguntas cerradas que puedan ser respondidas con “sí” o “no”, lo cual limita la respuesta y deja poco espacio para el detalle.

Ejemplos prácticos de preguntas abiertas para diferentes objetivos de auditoría

1. Evaluación de procedimientos de control interno

   • Pregunta: “¿Qué controles internos específicos implementa su equipo para asegurar la confiabilidad de este proceso?”
   • Propósito: Esta pregunta permite observar si el entrevistado comprende y aplica los controles internos adecuados. Una respuesta vaga podría indicar una falta de familiaridad o un enfoque deficiente en la implementación de controles.

2. Identificación de riesgos y vulnerabilidades

   • Pregunta: “¿Cuáles considera que son los riesgos más importantes asociados a este proceso y cómo los gestiona su equipo?”
   • Propósito: Permitir al entrevistado señalar posibles riesgos y explicar sus estrategias para mitigarlos. Esto puede ayudar a detectar áreas que requieran revisión adicional.

3. Validación de cumplimiento normativo

   • Pregunta: “¿Cómo asegura que este procedimiento cumpla con las políticas de la empresa y las normativas vigentes?”
   • Propósito: Evaluar si el entrevistado tiene claridad sobre el cumplimiento y los mecanismos de control que respaldan su conformidad.

Técnicas para mejorar la efectividad de las preguntas abiertas

1. Practicar la escucha activa y paciente: La escucha activa permite al auditor captar la totalidad del mensaje del entrevistado y observar cómo reacciona ante cada pregunta. Es importante evitar interrumpir y permitir que el entrevistado termine sus ideas.

   • Ejemplo: Si el entrevistado menciona una actualización reciente en el proceso, el auditor puede anotar este detalle y luego preguntar: “¿Podría explicar un poco más sobre esta actualización?”

2. Tomar Notas de las palabras clave y los términos específicos: Registrar términos específicos permite al auditor hacer preguntas de seguimiento más precisas y evitar perder detalles importantes.

3. Mantener una actitud neutral y objetiva: Formular las preguntas de manera imparcial y sin juicios implícitos es clave para una entrevista efectiva. Esto ayuda a construir confianza y asegura que el entrevistado se sienta cómodo compartiendo información.

4. Adaptar las preguntas al nivel de conocimiento del entrevistado: Ajustar la complejidad y especificidad de las preguntas ayuda a evitar que el entrevistado se sienta incómodo o fuera de su área de conocimiento, lo cual es importante para obtener respuestas útiles y detalladas.

5. Utilizar la información obtenida como base para documentación y validación: Las respuestas a preguntas abiertas a menudo incluyen menciones de documentos específicos o detalles que pueden validarse posteriormente. Aprovechar esta oportunidad para confirmar la información ayuda a reforzar la precisión de los datos recopilados.

Errores comunes al usar preguntas abiertas y cómo evitarlos

1. Formular preguntas demasiado amplias: Preguntas como “¿Qué piensa del proceso en general?” pueden resultar abrumadoras para el entrevistado. Es mejor especificar un área concreta del proceso para facilitar una respuesta precisa.

2. Interrumpir al Entrevistado: Esto puede cortar el flujo de información y desviar el curso de la conversación. Es importante dejar que el entrevistado hable libremente y luego formular preguntas de seguimiento.

El uso estratégico de preguntas abiertas permite al auditor obtener respuestas completas, descubrir riesgos y fomentar un ambiente de transparencia. Al formular estas preguntas con cuidado y aplicar técnicas de escucha activa, el auditor puede maximizar el valor de la entrevista y obtener una comprensión integral de los procesos. Esta técnica, aplicada con empatía y neutralidad, transforma las entrevistas en una herramienta fundamental para el éxito del proceso de auditoría.