Los controles son aquellas actividades que se establecen como una respuesta a los riesgos inherentes de cualquier organización, ya que estos últimos pueden afectar la consecución de los objetivos. Debe existir un alineamiento entre los objetivos, riesgos y controles de la organización.
Los controles se clasifican en tres tipos:
- Automático: lo realiza de principio a fin un sistema de información.
- Semiautomático: es ejecutado de manera parcial por una persona, pero con la colaboración de un sistema de información.
- Manual: lo ejerce en su totalidad una persona, sin la colaboración de un sistema de información.
A menudo existe la creencia de que el establecimiento de controles entorpece las actividades diarias de la organización, ya que las retrasa o las vuelve ineficientes. Esto es un concepto erróneo y se debe a que algunas organizaciones cuentan con controles con errores de diseño o en algunos casos, recurren en exceso a los controles manuales. En muchas oportunidades, pequeños cambios en la programación de los sistemas de información, pueden lograr de manera efectiva, la ejecución de un control en su totalidad y con esto sustituir muchas horas de trabajo, que antes eran destinadas a la ejecución de este, por medio de una o más personas.
Un ejemplo de un control automático utilizado con frecuencia en las organizaciones es el uso del control presupuestario en la realización de compras por cada departamento. Al presupuesto inicial aprobado por la Junta Directiva, se le establece una distribución trimestral o mensual para cada área y para cada partida presupuestaria. Cuando una partida presupuestaria de un determinado departamento haya alcanzado el monto total aprobado inicialmente, el sistema no permite confeccionar más solicitudes de compras.
Para poder confeccionar otra solicitud, se deberá contar con una aprobación adicional por parte del nivel de autoridad previamente establecido y luego de haberse analizado los motivos que generaron el incremento con respecto a lo que se tenía inicialmente presupuestado. Esta aprobación y el análisis de los motivos que la generaron, deberán quedar documentados de manera electrónica o física.
Un control bien diseñado debe responder a las siguientes preguntas:
- ¿Qué?: lo que se está controlando, es importante que se indique si consiste en una aprobación, verificación, conciliación o de otro tipo.
- ¿Cómo?: se debe detallar la manera en que este control se va realizar.
- ¿Cuándo?: la periodicidad en que se va a ejecutar el mismo (semanal, quincenal, mensual, cuando se concluya con una determinada actividad, entre otras)
- ¿Dónde?: ubicación dentro del proceso, en donde se efectúa el control.
- ¿Quién?: persona o sistema de información responsable de ejecutar el control. En el caso de que sea una persona, se debe referir a un cargo en específico y no al nombre de la persona.
Los controles deben ser incorporados en las políticas y procedimientos de las áreas en las que intervienen.
Es conveniente que se establezcan controles claves dentro de la organización y que se contraten los servicios de una firma o despacho externo, para que por lo menos de manera anual, realice una revisión de los controles de la organización. En esta evaluación de controles, se deberá revisar que el diseño del control sea congruente con lo que establecen las Mejores Prácticas y si el mismo puede automatizarse o en caso de que ya lo esté, revisar si el mismo es susceptible de mejora. También se debe evaluar que el control esté implementado y funcionando de acuerdo al diseño del mismo. Por último se efectúa un muestreo dependiendo de la periodicidad en que se practica el control, para verificar que el mismo se está ejecutando de manera correcta (prueba de eficacia operativa).
El uso de controles no debe circunscribirse al ámbito empresarial, estos pueden ser incluidos en la vida diaria de cada persona. Por ejemplo para un estudiante de escuela, el objetivo primordial además de acumular conocimientos, debe ser obtener el título a este nivel. Algunos controles efectivos que pueden ser utilizados por los padres del menor pueden ser:
- Analizar cada cierto tiempo la calidad de las tareas que está entregando al maestro.
- Tener claro las materias a las que debe presentar los exámenes, las fechas de estos y solicitar los mismos para verificar las notas de estos.
- Realizar reuniones periódicas con los maestros (as) para obtener retroalimentación sobre el desempeño de este.
- Con base en el desempeño que se vaya observando, ir tomando medidas, para que se vaya garantizando el objetivo del año que es pasar al siguiente grado y con esto ir avanzando hacia el logro del objetivo principal que es alcanzar el título a nivel escolar.
Los controles diseñados de la manera indicada, nos acercan a que se alcancen de manera satisfactoria, los objetivos iniciales programados.
Establezca de manera regular controles, realice un seguimiento adecuado de los mismos y alcance el éxito en cada actividad en la que esté involucrado.
Por: Alonso Ramírez
Fuente: revistaitnow.com
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