Compliance

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Las organizaciones de diferentes industrias normalmente están sometidas al cumplimiento de diferentes leyes, normas y reglamentos que son aplicables en las jurisdicciones donde operan. En ese sentido, la alta dirección de las empresas debe crear o mantener un apropiado programa de cumplimiento que busque, mediante un conjunto de políticas y procedimientos internos, que se cumplan las leyes, normas y reglamentos, lo que a su vez permite mantener la reputación de la empresa. Para el efecto, el área de cumplimiento debe examinar las reglas establecidas por diferentes organismos gubernamentales, determina su aplicabilidad y sobre esa base, crea un programa de cumplimiento, lo implementa y procura su aplicación.

Ahora bien, un programa de cumplimiento suele ser una guía que describe un conjunto de pautas y mejores prácticas que garantizan que los empleados de una empresa cumplan con todas las leyes y regulaciones relevantes. Los principales elementos constitutivos de un programa de cumplimiento, de acuerdo con la experiencia del autor, son:

Políticas, procedimientos y normas de conducta escritas

Un programa de cumplimiento inicia con políticas y expectativas claramente definidas. Debe incluir los procedimientos y normas relevantes que son aplicables. Es aconsejable contar con una copia escrita, que esté disponible para todos los empleados. Debe actualizarse y revisarse regularmente, labor que normalmente ejerce el oficial de cumplimiento o un comité delegado para el efecto.

Capacitación y educación

La ejecución de un programa de cumplimiento implica que todos los empleados estén debidamente capacitados. Es conveniente la realización de reuniones periódicas en la medida en que sea necesario actualizar el programa. Así mismo, debe garantizarse que los nuevos colaboradores adelanten la capacitación en sus primeros meses de empleo.

Líneas de comunicación

Es recomendable que los colaboradores y empleados de todos los niveles cuenten con una vía abierta para expresar sus inquietudes sobre el programa de cumplimiento. Del mismo modo, se debe permitir la denuncia de infracciones a través de una plataforma, preferiblemente anónima. A ello, debe sumarse la disponibilidad del oficial de cumplimiento.

Monitoreo

De manera similar a otros programas, debe medirse la efectividad del programa de cumplimiento, procurar el cumplimiento de las regulaciones aplicables e identificar los riesgos de cumplimiento. Esto puede lograrse mediante un sistema de auditoría y monitoreo. También pueden incluirse medidas disciplinarias que se apliquen a quienes incumplan con el programa. En caso de advertirse algún riesgo o vulnerabilidad significativa deben adoptarse medidas de mitigación.

Ahora bien, con relación al tema del monitoreo o auditoría a un programa de cumplimiento, una vez conocido su contenido, la evaluación debe versar sobre su efectividad en el cumplimiento de los objetivos y en la contribución al logro de las metas organizacionales. Las principales consideraciones que deben tenerse en cuenta al evaluar la efectividad de un programa de cumplimiento son:

• Definición de objetivos claros: como en toda auditoría, es importante que el programa de auditoría de cumplimiento cuente con objetivos claros y medibles desde el principio. Es recomendable que estos objetivos estén alineados con los objetivos más amplios de la organización, en cuanto sea pertinente.
• Criterios de cumplimiento: deben definirse los criterios de cumplimiento que se utilizarán para evaluar el desempeño o nivel de ejecución del programa de cumplimiento. Allí deben relacionarse las leyes y regulaciones aplicables, así como las normativas de la industria.
• Recopilación de datos: para efectos de ser eficientes en el procesamiento de datos, es conveniente emplear tecnologías y herramientas que faciliten la recolección, almacenamiento y análisis de datos y enfocarse en la información relevante para los propósitos de la auditoría.
• Participación de las partes interesadas: al ejecutar una auditoría, pueden obtenerse mejores resultados si se involucra a las partes interesadas clave en el proceso de evaluación. Dentro de las personas que es conveniente consultar, están los responsables de la toma de decisiones, equipos de gestión de riesgos y personal operativo, entre otros.
• Indicadores clave de rendimiento: con el propósito de contar con herramientas de medición apropiadas, es conveniente el desarrollo e implementación de indicadores clave de rendimiento (KPI - Key Performance Indicators, por sus siglas en inglés). Estos indicadores pueden incluir conceptos y valores tales como la tasa de cumplimiento, el tiempo de cierre de hallazgos y la satisfacción del cliente interno, lo cual facilita evaluar la eficacia del programa de cumplimiento.
• Comunicación transparente y oportuna: en la medida en que se adviertan debilidades, fallas y oportunidades de mejora, es necesario que el auditor mantenga una comunicación transparente con la alta dirección y otras personas relevantes, respecto de las situaciones evidenciadas, con el propósito de abordarlas proactivamente. Una vez implementados las acciones correctivas planteadas para subsanar los hallazgos de auditoría, se debe establecer un sistema que permita su seguimiento y que contribuya a garantizar que las mejoras previstas se adopten de manera oportuna.

Otras consideraciones que deben tenerse en cuenta al evaluar la efectividad de un programa de cumplimiento son:

1. La frecuencia con la que se realizan las auditorías, frecuencia que debe estar en función de la complejidad de las operaciones, los cambios en el entorno empresarial y los riesgos potenciales
2. La revisión periódica de las actividades de auditoría, para evaluar su eficacia y hacer ajustes según sea necesario. Estas revisiones regulares garantizan que el programa esté alineado con los cambios en la operación normal de la organización.

La evaluación de la efectividad de un programa de auditoría de cumplimiento debe ser un proceso continuo que requiere atención constante y ajustes para adaptarse a los cambios que se presenten. Las consideraciones planteadas en este artículo no constituyen un paso a paso exhaustivo, pero sí son un punto de partida para futuras evaluaciones, a cargo de los auditores responsables de estos temas.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.