Compliance

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

Las organizaciones de diferentes industrias se enfrentan, de manera permanente, al desafío de mantener actos éticos y ajustados a la normatividad vigente, pues no siempre los terceros con los que se interactúa mantienen líneas de conducta correctas, incluso, al interior de las organizaciones puede haber empleados o directivos deshonestos. Por tal razón, la alta dirección y los auditores deben estimular en los empleados ciertos compromisos y actitudes para que se mantenga y fortalezca el comportamiento ético.

Es necesario tener en cuenta que la ética y el cumplimiento normativo se entrelazan para garantizar que las organizaciones operen de manera responsable. Algunas consideraciones al respecto, recogidas de la experiencia del autor del artículo, son las siguientes:

• Valores organizacionales: es conveniente que las organizaciones establezcan y comuniquen claramente sus valores éticos. Hay que tener presente que los valores se constituyen en principios rectores que influyen en el comportamiento de los empleados y en las decisiones empresariales. Ciertos documentos como la visión, misión y objetivos organizacionales deben estar en relación directa con los principios y valores que la alta administración ha considerado necesarios para llevar a cabo los objetivos sociales establecidos.

• Código de ética: una medida sencilla y efectiva consiste en desarrollar y promover un código de ética, en que se describan las normas y expectativas éticas para los miembros de la organización. Normalmente este documento se usa como guía en la toma de decisiones éticas y en las relaciones con terceros, que deben llevarse de manera responsable.

• Conocimiento (y aplicación) de las leyes y regulaciones: las organizaciones deben conocer las leyes y regulaciones que afectan a su industria y que aplican en su ubicación geográfica. Esto incluye leyes laborales, ambientales, de privacidad de datos y cualquier otra normativa relacionada con el desarrollo de los objetivos sociales establecidos. Su desconocimiento puede dar lugar a conductas inapropiadas. También es recomendable mantener un registro actualizado de los cambios en la legislación que puedan afectar a la organización, para evitar incumplimientos.

• Capacitación: de manera semejante a la forma de proceder con otros temas importantes para la organización, es conveniente implementar programas de capacitación periódicos que permitan a los empleados conocer y aplicar las políticas y procedimientos relativos al cumplimiento normativo y su efecto en el comportamiento ético.

• Fomentar la cultura ética: el fomento de la cultura ética debe tener como valores fundamentales a la integridad, transparencia y responsabilidad para que sea una medida que contribuya a fortalecer el programa de cumplimiento. Esto implica, por parte de la alta dirección, un liderazgo ético, comunicación abierta y un ambiente que respalde la toma de decisiones éticas. Para los colaboradores de diferentes niveles, debe reforzarse la importancia del cumplimiento normativo en toda la organización, así como proporcionar formación continua sobre ética empresarial y, en ese sentido, que sepan cómo abordar dilemas éticos.

• Responsabilidad social corporativa: la responsabilidad social corporativa, también conocida como responsabilidad social empresarial (RSE), es un enfoque que deben adoptar las empresas para gestionar sus impactos en la sociedad y el medio ambiente. Para el efecto, es necesario integrar las preocupaciones sociales y ambientales en las operaciones comerciales, así como en las interacciones con todas las partes interesadas.

Dentro de los aspectos clave de la RSE están, entre otros, los siguientes:

• La adhesión a prácticas éticas y valores morales en todas las operaciones y decisiones de la empresa.

• La implementación de estructuras y procesos de toma de decisiones que garanticen la transparencia, la rendición de cuentas y la equidad.

• La gestión y reducción de los impactos negativos de las operaciones comerciales en el medio ambiente, así como el fomento de prácticas sostenibles.

• El compromiso con el bienestar de los empleados, incluyendo prácticas laborales justas, seguridad y salud en el trabajo, y desarrollo profesional.

La RSE, además de constituirse como un compromiso ético, es también una estrategia empresarial que puede tener beneficios a largo plazo, pues hay una mejora en la reputación, la lealtad de los clientes, así como en la atracción y retención de talento.

Adicionalmente, hay algunas otras líneas de acción que pueden fortalecer el compromiso ético y de cumplimiento de una organización, además de fortalecer el sistema de control interno, para el logro de los objetivos previstos por la alta dirección. Entre ellas se cuentan:

• Auditorías: realizar auditorías periódicas para evaluar el cumplimiento normativo contribuye a identificar posibles problemas y a tomar medidas, tanto preventivas como correctivas antes de que surjan problemas legales.

• Gestión de riesgos: mantener y fortalecer un sistema efectivo de gestión de riesgos permite identificar y mitigar posibles amenazas legales y éticas en el desarrollo de las actividades administrativas y operativas que realiza la organización de manera rutinaria.

• Canal de denuncia: establecer un canal de denuncia anónimo para que los empleados y/o terceros puedan informar sobre prácticas indebidas sin temor a represalias. Esto contribuye a fortalecer el comportamiento ético y el cumplimiento normativo de la organización.

• Régimen sancionatorio: establecer consecuencias claras para el incumplimiento normativo o conductas antiéticas, entre las que se cuentan medidas disciplinarias o legales según la gravedad de la violación. Tales medidas contribuyen a la organización a que su programa de cumplimiento sea más robusto.

La implementación exitosa de un programa de cumplimiento requiere la participación y el compromiso de toda la organización. En ese sentido, es fundamental adaptar el programa a las necesidades y características específicas de cada empresa. En caso de requerirse, es conveniente consultar con expertos legales para asegurar que el programa esté alineado con las leyes y regulaciones aplicables.

No hay que olvidar que una combinación efectiva de ética y cumplimiento normativo contribuye a la sostenibilidad a largo plazo de una organización, al tiempo que protege su reputación y relaciones con las partes interesadas. Ambos aspectos son esenciales para construir una cultura empresarial basada en la integridad y la responsabilidad.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.