Auditoría Interna

Según los grupos gerenciales más importantes del mundo, estas son las maneras de lograr el mejoramiento de las organizaciones:

• Poseer estándares de calidad altos tanto para sus productos como para sus empleados
• Ser un verdadero líder, comprometido e impulsador de su empresa
• El proceso debe ser económico
• Afianzar las fortalezas y mejorar las debilidades
• Ser más competitivos y productivos en el mercado
• Concebir al cliente o usuario como la persona más importante para la organización
• Obtener el compromiso de la alta dirección
• Establecer un consejo directivo de mejoramiento
• Conseguir la participación de toda la administración
• Asegurar el concurso de grupos de trabajo
• Propiciar el compromiso de todos los que hacen parte de la organización, sin excepción
• Establecer equipos de mejoramiento por procesos
• Tener en cuenta en estos procesos a los proveedores y clientes
• Establecer actividades de mejoramiento que aseguren la calidad
• Establecer planes de mejoramiento a corto y largo plazo
• Certificar los procesos
• Adoptar las recomendaciones de los grupos de auditoría y control
• Entre otros.

Entonces, digamos que los planes de mejoramiento conciben el inicio y el final de los ciclos con el propósito de obtener los mejores resultados de las organizaciones, de tal suerte que es en su estructuración y en la adopción de compromisos donde se gesta el camino en busca de corregir las debilidades y fortalecer el actuar de las organizaciones. 

Si bien existen diversas metodologías para formular los planes de mejoramiento, a continuación, me permito listar parámetros que, mediante una matriz, posibilite la adopción de tareas de mejoramiento y, a su vez, permita realizar un seguimiento oportuno a través de metas, porcentajes e indicadores: 

1. Código o clasificación del hallazgo
2. Descripción del hallazgo
3. Causa del hallazgo
4. Efecto del hallazgo
5. Acciones de mejoramiento
6. Propósito de la acción de mejoramiento
7. Descripción de actividades
8. Cantidad de medida de la actividad
9. Fecha inicial de la actividad
10. Fecha de finalización de la actividad
11. Avance físico de ejecución de las actividades
12. Porcentaje de avance de la ejecución de actividades
13. Indicador logrado por las actividades
14. Área o responsable de las acciones de mejoramiento
15. Observaciones y ajustes.

Para lograr emplear esta fase del ciclo de mejoramiento, es necesario que se produzca la etapa anterior, es decir, la verificación o mejor autoevaluación de cada una de las áreas de gestión teniendo en cuenta los criterios de inclusión.

Hasta Pronto,

Marcbon/007  

La evaluación independiente que la auditoria realiza como un rigor de sus actuaciones  frente a la organización, es tal vez la etapa más importante dentro de sus roles, dado que es a través de este mecanismo, se concibe y se logra establecer las debilidades, oportunidades, fortalezas y amenazas de la administración en su conjunto,  áreas, procesos  y actividades.

Estos hallazgos traducido en recomendaciones a la administración propician en caso de ser atendidas, mejoramiento  continuo; blindando a las organizaciones en sus proceso y actividades de errores de todo tipo.

La evaluación independiente, obedece como cualquier proceso a evaluar de operaciones especificas con seguridad razonable en tres principales categorías: Efectividad y eficiencia operacional, confiabilidad de la información financiera y cumplimiento de políticas, leyes y normas.

Para ello la auditoría interna deberá concebir una acción planificada, para que a través de unos cuestionarios o encuestas en consideración de todos los elementos del sistema (Modelo COSO), se apliquen a nivel de entrevistas y cotejación de pruebas según el  objeto y alcance establecido; el cual una vez calificado,  ponderado y evaluado proporcione los resultados materiales y relevantes como resultado de su evaluación independiente.

Esta es sin duda la actuación  más  relevante en materia de control, dado que el grupo por ser un área de actuación directa y permanente de la organización conoce a profundidad y de primera mano, la cultura la organización, actuaciones, propósitos, ambiente y entorno de su razón de ser de las empresas objeto de evaluación. Así mismo de su resultado crea el camino para realizar auditorías con mayor profundidad sobre los temas con falencias en su control interno.

Expresado lo anterior, tenga en cuenta.

1. La encuesta o cuestionario debe incluir en todos los casos los elementos del Sistema (COSO).
2. La encuesta debe ser aplicada a los responsables y gestores de las áreas y procesos, con conocimiento de las actuaciones y antigüedad razonable.
3. Si la organización presenta desconcentración a través de regionales, seccionales o filiales, el proceso deberá repetirse en algunas de ella, mediante una selección.
4. Los encuestadores deben contar con los perfiles y experiencia adecuada en relación con el área proceso y actividad en cuestión.
5. En todos los casos y de manera selectiva, el encuestador solicitara y cotejará pruebas sobre la confiabilidad y certeza de la respuesta.
6. Al realizar la planificación del alcance de la evaluación, cuide de escoger en principio las áreas y procesos más críticos o misionales de la empresa.
7. Las calificaciones obtenidas y confrontadas con la ponderación establecida, permitirá avisar el grado de avance y /o de riesgo que el área, proceso o actividad tiene, y que por supuesto será objeto de comunicación y mejoramiento.
8. El éxito y calidad del informe a presentar y comunicar a la administración estriba en la lectura que sobre la calificación y la ponderación se dé a los resultados.
9. Una vez calificado y frente a la ponderación establecida, están los elementos necesarios para dar construir y presentar un informe de evaluación independiente de la auditoría interna.
10. Los informes de evaluación de auditoría serán referentes de conocimiento y actuación del comité de auditoría respectivo.

Recuerde que el informe de auditoría es la expresión de una opinión profesional, en el que se materializa el resultado del  ejercicio de auditoría. 

 La comunicación de resultados, debe ser: Oral y Escrita

Objetivos del Informe.

• Dar cumplimiento a los objetivos que originaron el ejercicio.
• Dar a conocer los resultados.
• Presentar las observaciones y conclusiones de manera objetiva, así como las recomendaciones.

Es importante que los informes de auditoría, conciba de manera precisa el hallazgo, es decir la detección  física y soportada de lo observado en el proceso; causa,  la fuente de la debilidad o problemática susceptible de mejorar;  efecto, en términos de impacto o materialidad  y recomendación, como insumo o valor agregado como resultado  de la auditoria.

Características de los informes.

Preciso: Sin desviaciones significativas en razón a la naturaleza de la organización y a los objetivos de la Auditoria. 

Conciso: De manera sucinta, donde lo comunicado sea realmente importante y material.

Objetivo: Producto de hechos reales y no estar sujeto a varias interpretaciones.

Soportado: Teniendo como referente las pruebas, documentación e información que valide lo afirmado.  

Hasta Pronto,

Marcbon/007