Auditoría Interna

Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool.

En el entorno actual, donde las transacciones digitales y la globalización han facilitado el intercambio comercial, el riesgo de ser víctima de fraudes ha aumentado considerablemente. Tanto individuos como empresas se encuentran constantemente expuestos a diversas tácticas engañosas empleadas por quienes buscan aprovecharse de la confianza y la falta de conocimiento para obtener beneficios ilícitos. Por ello, es fundamental que los auditores sean capaces de detectar las señales de alerta de un posible fraude, contribuyendo así a la protección de los recursos financieros, la información sensible y a prevenir la materialización de estos actos ilícitos.

Una organización típica puede ejecutar normalmente miles o incluso millones de transacciones al año, en virtud de su tamaño o negocio y por tanto es extremadamente difícil para un auditor examinar a fondo cada transacción y actividad de manera exhaustiva. De allí la importancia de emplear el escepticismo, prestar la debida atención a las irregularidades al entrevistar a los auditados, observar las actividades comerciales, revisar documentos y analizar datos y registros, con el propósito de advertir el potencial de fraude y poder mitigarlo.

Se presentan a continuación algunas de las principales señales de alerta que pueden indicar la presencia de una estafa o actividad fraudulenta. Su conocimiento y entendimiento permite a las organizaciones y a los auditores tomar medidas necesarias frente a posibles amenazas y evitar el impacto de las tácticas fraudulentas.

 Los estafadores suelen evitar las vacaciones por temor a que otra persona que los reemplace pueda descubrir sus acciones o evitan que alguien más tenga acceso a los registros informáticos y al espacio de trabajo físico.

Una excesiva familiaridad con los proveedores puede hacer que los empleados reduzcan el rigor de su responsabilidad de supervisión e incluso, que seas susceptibles a sobornos y regalos inapropiados.

Para un auditor, el tener restricciones en el acceso a los empleados, registros e instalaciones podría ser indicativo de un gerente que quiere ocultar actividades inapropiadas.

Así como una baja o nula rotación puede ser una situación que merezca atención, una alta rotación debe estudiarse, pues podría estar impulsada por gerentes que imponen demandas inapropiadas a los empleados.

Una formación en temas de ética, prevención de fraude y corrupción, que sea de mala calidad o inexistente puede indicar una gestión descuidada, permisiva o cómplice.

La falta de documentación apropiada que demuestre los fundamentos de una decisión o las medidas adoptadas en relación con temas contables puede ser indicativo de prácticas administrativas descuidadas, un esfuerzo por ocultar actividades inapropiadas o evidencia de un entorno en el que un estafador podría operar con una probabilidad limitada de detección.

Por diversas razones, es común que las organizaciones tengan múltiples cuentas bancarias. Sin embargo, cuando el número de cuentas bancarias excede lo que parece razonable y necesario, podría ser una forma de ocultar fondos o crear un entorno en el que los fondos podrían manejarse sin supervisión frecuente.

De manera semejante a tener varias cuentas bancarias, las organizaciones pueden tener varias entidades asociadas para la protección legal, la organización contable y otros temas. No obstante, una estructura empresarial demasiado compleja que dé lugar al movimiento de dinero, a la propiedad de activos o a la cesión de pasivos entre ellos sin fines razonables, podría indicar esfuerzos por ocultar un comportamiento fraudulento.

Hay casos en que la naturaleza de las quejas puede ser indicativo de una situación de fraude. Por ejemplo, casos de facturación incorrecta, que corresponden a facturas en mora que ya fueron pagadas por el cliente. O pedidos incompletos, con menos artículos de los solicitados, artículos sustituidos o mercancía dañada.

Cuando los empleados se sienten mal pagados, aumenta la probabilidad de que emprendan acciones incorrectas. En ciertas jurisdicciones se ha convertido en una justificación ampliamente aceptada solicitar o exigir directamente, sobornos, comisiones ilegales o el robo y uso personal de los activos de la empresa.

Los proveedores de materias primas o servicios prometen descuentos o precios demasiado bajos en productos o servicios valiosos. Esto puede corresponder a productos de mala calidad, sin pagos de impuestos o que incumplen las normativas a las que están obligados.

Una evaluación deficiente previa a la contratación no permite identificar antecedentes y actividades incompatibles con los valores de la organización y que podrían reflejarse en un comportamiento incorrecto en el futuro.

Si bien la automatización generalmente resulta en una mayor eficiencia, menores costos por transacción, menores tiempos de proceso y menos errores, una ausencia de controles y supervisión integrados adecuados podría dar lugar a que personas sin escrúpulos utilicen estos sistemas informáticos para realizar actividades inapropiadas sin ser detectados.

Si el área o departamento de auditoría carece de personal, recursos, preparación o no se respeta su presencia, no puede desempeñar adecuadamente sus funciones.

Si los gerentes son deshonestos, los empleados podrían concluir que también pueden participar en actividades similares. Y si la administración es demasiado dominante, es posible que los empleados no se sientan cómodos compartiendo su desacuerdo con decisiones o acciones que consideren objetables.

Los auditores deben tener presente que las señales de alerta de fraude son dinámicas (en este artículo se presentaron algunas de ellas, pues la lista puede ser casi interminable), están en permanente crecimiento y se modifican conforme las circunstancias. De ahí la importancia de conocerlas, estudiarlas y recomendar las mejores prácticas y controles para evitar el riesgo de su materialización. Ante la presencia de señales de fraude, los auditores deben ser más diligentes y revisar las transacciones y condiciones relacionadas para determinar si hay motivos adicionales de preocupación e investigación. Así se logran mejores resultados y se actúa de una manera más proactiva en beneficio de la organización.

CP Iván Rodríguez - CIE AF

Auditor y consultor, diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, diplomado en Gerencia de la Calidad. Contador público (CP) de la Pontificia Universidad Javeriana con 20 años de experiencia en diversas empresas. Tiene amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool.

Bogotá D.C., Colombia.

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