En el otoño de 2014, el Centro para la Calidad en Auditoría (CAQ) 1 y el Instituto de Auditores Internos (IIA) 2 copatrocinaron tres mesas redondas en Houston, San Diego, y Kansas. Con la asistencia de auditores internos, externos y presidentes de los comités de auditoría, las mesas redondas proporcionaron a los diferentes grupos la oportunidad de hablar de sus funciones y responsabilidades, sus principales desafíos y las prácticas que lideraban.

Un tema principal en las mesas redondas fue el impacto de la Alerta N°11 Práctica del Personal de Auditoría del PCAOB 3. En una sección titulada “Uso del trabajo de otros”, la alerta discute el uso por parte de los auditores externos del trabajo de los auditores internos en la elaboración de estados financieros 4 . Los asistentes discutieron y debatieron acerca de:

• ¿En qué medida la alerta ha cambiado la forma en que los auditores externos ven el uso del trabajo de los auditores internos?
• ¿Cómo estos cambios han alterado la relación entre los auditores internos y externos?
• ¿Cómo la comunicación entre los dos grupos de auditoría podría mejorarse para lograr una auditoría externa más eficaz y eficiente?

Disminución de la disposición del auditor externo para usar el trabajo del auditor interno

Una parte significativa de los participantes cree que se ha producido un cambio sustancial en la postura del PCAOB sobre el uso del trabajo de auditoría interna. Uno auditor externo dijo: “En lo que se refiere a la dependencia, este otoño parece que la naturaleza y el alcance de las pruebas de auditoría interna se han cuestionado más que nunca”. Otro auditor externo describió la situación de esta manera:

“El PCAOB está buscando una gran cantidad de detalle en los procesos: quienes observan el control, ¿cuándo lo miran? ¿Qué es lo que buscan? ¿Qué tipo de notas toman?... esa clase de información. Para que podamos utilizar el trabajo de auditoría interna, tenemos que asegurarnos de que la empresa cuenta con sistemas fuertes y que existe el nivel de detalle que necesitamos... Creo que el mensaje para los auditores externos aquí es que, solo porque auditoría interna haga algo, no quiere decir que ustedes puedan utilizarlo”.

Varios participantes observaron que el nivel de riesgo asociado a un área es una consideración clave. Algunos auditores externos se han vuelto más reacios a utilizar el trabajo del auditor interno en las áreas de alto riesgo. En efecto, un auditor externo declaró rotundamente: “Voy a ser muy sincero. Si se trata de una zona de alto riesgo, no usamos el trabajo del auditor interno”.

Los auditores externos también percibieron que el PCAOB estaba tomando una posición más estricta con respecto a las evidencias de auditoría externa. Además, algunos auditores externos piensan que el PCAOB asigna demasiada importancia al hecho de que el trabajo haya sido realizado por el auditor externo en sí, y muy poca a la experiencia y calificaciones del auditor, ya sea interno o externo. Un auditor externo comentó que, a veces, parecía que los inspectores del PCAOB se sentían más cómodos aceptando el trabajo de un auditor externo con dos años de experiencia que el de un auditor interno con 12, debido a una percepción de falta de independencia y objetividad por parte del auditor interno.

Una relación más difícil entre auditoría interna y externa

Algunos asistentes expresaron la opinión de que los requisitos del PCAOB estaban aumentando la tensión entre auditoría externa e interna. Uno auditor interno señaló:

“Yo estaba en el equipo de auditoría externa hace 10 años, y vi la relación entre auditoría interna y externa. Era muy, muy buena. Cuando llegué de nuevo a auditoría interna 10 años después, esa relación no era la misma… Yo diría que se volvió una relación tensa”.
Otro auditor interno describió una reciente experiencia sobre el apoyo a los auditores externos:

“[En el pasado] hicimos el trabajo y auditoría externa se basó en él. Pero, ahora, para algunas de esas cosas, auditoría externa tiene que tener el modelo de asistencia directa 5 . Esto es un gran cambio y ha hecho que sea más difícil ayudarlos. También ha causado resentimiento entre nuestros equipos... Necesitamos coordinarnos y comunicarnos mejor”.

Más documentación

Tanto auditores internos, como externos expresaron su percepción de que el PCAOB se ha vuelto más estricto en sus requisitos de documentación. Los auditores externos dijeron que estaban incluyendo mucha más información aportada por los auditores internos en sus documentos de trabajo. Un auditor externo comentó:

“Este año, vamos a tener que ser muy detallados al documentar a nivel de atributos. La documentación se ha convertido en un importante punto de discusión para los equipos de auditoría interna y externa, que procuran que la auditoría de estados financieros sea más eficiente y menos costosa.”

Varios auditores externos señalaron que han compartido plantillas que auditoría interna puede utilizar.

Insatisfacción de las directivas

Ha habido retroceso pues la dirección de la empresa se ha molestado por lo que perciben como cambios en el entorno de auditoría y en los requisitos alrededor de la capacidad del auditor externo para utilizar el trabajo de auditoría interna. Los participantes dijeron que la dirección estaba preocupada por la “fatiga de auditoría”; es decir, el personal de la empresa tiene constantemente un grupo u otro de auditores en sus oficinas, a menudo pidiendo los mismos documentos. Un auditor interno dijo:

“La dirección está teniendo dificultades [con el asunto de la dependencia]. Están pensando ‘auditoría interna estuvo aquí, ahora está auditoría externa... bueno, les di todo lo que necesitaban. Sé que tienen copias de todo eso. ¿Por qué tienen que pedirlo otra vez? ¿Por qué tengo que responder estas preguntas otra vez?’. La administración realmente está rechazando esto”.

Los auditores internos también estaban preocupados porque la dirección no entiende las limitaciones operativas y presupuestales de auditoría externa. Un auditor interno dijo:

“Mi angustia actual es que la dirección comprenda cómo debería ser la dependencia... La relación entre auditoría interna y externa va, cada vez más, en la misma línea. Estamos haciendo progresos allí. Pero hay presiones presupuestales importantes, y existe la falsa concepción de que cualquier aumento [de honorarios] propuesto por el auditor externo puede ser eliminado estableciendo una mayor dependencia de auditoría interna. Simplemente no funciona de esa manera”.

Haciendo eco de esta denuncia, otro auditor interno dijo: “La administración no entiende la cantidad de tiempo que se necesita para elevar la calidad del trabajo de auditoría interna al nivel necesario para que auditoría externa pueda utilizarlo. Asimismo, no entienden el valor que auditoría interna proporciona en la reducción de los honorarios de auditoría, debido a que auditoría externa se apoya mucho en nuestro trabajo. Ha sido una lucha continua y yo he tenido la presión de la dirección para reducir nuestro trabajo de prueba. Pero sé que nuestro equipo de auditoría externa dirá: “Si hacen menos, no podemos utilizarlo”.

Rol del Comité de Auditoría

Los presidentes de los comités de auditoría indicaron que tomaban diferentes rumbos al coordinar las horas de auditoría interna enfocadas a auditoría externa. Un presidente del comité de auditoría dijo que, aunque el Comité de Auditoría presiona a la administración y a auditoría interna para ser más eficientes, depende de ellos decidir con auditoría externa cómo utilizar mejor las horas asignadas. Sin embargo, otro director de comité describió un enfoque diferente: sentarse por separado tanto con auditoría interna como con auditoría externa; y luego reunirlas para pensar qué áreas de responsabilidad de auditoría interna pueden apoyar a los auditores externos, con el fin de evitar la duplicación de trabajo. En última instancia, es el Comité de Auditoría el que decide la cantidad de tiempo y recursos de auditoría interna que se deben dedicar a auditoría externa.

Estrategias para mejorar la eficiencia de la auditoría

Los asistentes estaban explorando ansiosamente posibles soluciones para maximizar la contribución de auditoría interna a auditoría externa. Un auditor interno describió sus esfuerzos para coordinarse con auditoría externa, con el objeto de mejorar la eficiencia de la auditoría:

“Empezamos a hablar temprano y nos reunimos semanalmente. Trabajamos como un solo equipo, y compartimos nuestro plan y nuestros cronogramas. Nos aseguramos de que nuestras muestras y nuestra guía de prueba, estén de acuerdo con su metodología. Hacemos nuestro mejor esfuerzo para asegurarnos, incluso antes de empezar, de que cualquier trabajo que vayamos a generar, satisfaga las necesidades de auditoría externa. Entendemos qué pueden usar y qué no. Sabemos qué áreas de alto riesgo son las que tienen que evaluar y el tipo de trabajo que requieren para hacerlo. Les damos acceso a nuestro SharePoint, en donde almacenamos nuestra documentación; de esta manera, todo fluye eficientemente.”

Empleo de un facilitador para disminuir la fatiga de auditoría

Un auditor interno examinó la utilidad del papel que un facilitador puede desempeñar en administrar la carga de auditoría que el personal de la empresa puede experimentar:

“Lo mejor que hemos hecho es tener un facilitador principal, para que [los trabajadores de la empresa] sientan como si estuvieran tratando con una sola persona. La GRE 6 es un poco diferente en nuestra organización, por cuanto tenemos una persona destinada a facilitarla. De igual manera, la mayor parte de nuestras revisiones externas de cumplimiento se dirigen a través de un único facilitador. La mayor parte de nuestro trabajo de auditoría externa, ya sea interino o de pruebas de fin de año, es gestionado a través de una sola persona también. Creo que eso disminuye la carga”.

Mejora de la coordinación entre auditores internos y externos

Los participantes discutieron varias estrategias concretas, que auditoría interna y externa podrían considerar, para ayudar a mejorar la eficiencia de la auditoría:

• Coordinar las prácticas de auditoría interna y externa para garantizar que no se realicen dos veces.
• En la medida de lo posible, lograr que auditoría interna utilice las mismas plantillas que auditoría externa, para que auditoría externa no tenga que gastar tanto tiempo cambiando de formato.
• Discutir la asignación del trabajo que será realizado por el auditor interno y usado en auditoría externa, y lo que el equipo de auditoría externa hará por sí mismo, al principio del proceso. Esto se hace para evitar que auditoría interna realice un trabajo que tendrá que ser duplicado por el auditor externo, debido al nivel de riesgo asociado o a algún requisito del PCAOB.

Análisis de datos

Como era de esperar, surgieron opiniones variadas sobre la utilidad del análisis de datos. Los participantes consideraron que el principal reto es la descentralización de los datos porque dificulta la fácil recopilación y análisis de los mismos. Algunos auditores internos dijeron que sus esfuerzos en el análisis de datos no habían tenido éxito en llegar al punto en que los resultados de auditoría interna pudieran ser utilizados de forma rutinaria, para identificar excepciones de auditoría. Pero, otros dijeron que sus programas de análisis de datos habían sido fructíferos, sobre todo en las áreas de cuentas de proveedores y recursos humanos.

AUDITORÍA INTERNA: POSIBLES PASOS PARA HACER FRENTE A LOS REQUERIMIENTOS DEL PCAOB

1. Aceptar que habrá cambios que afecten a la organización.
2. Organizarse, conocer la profundidad y amplitud de la documentación de control existente.
3. Supervisar la emisión de informes y comunicados por parte del PCAOB.
4. Comprometerse con los auditores externos.
5. Tener una discusión de planificación que permita determinar los cambios necesarios para cumplir con los requisitos de documentación de los auditores externos.
6. Tener una discusión educativa para comunicarle al personal cómo los cambios en los requisitos de documentación afectarán su trabajo.
7. Trabajar al interior de la organización para hacer los ajustes que sean necesarios en la documentación.
8. Comunicarse activamente para mantener al Comité de Auditoría informado y recibir sus comentarios
   

PULSO NORTEAMERICANO ANUAL DE AUDITORÍA INTERNA 8

La encuesta del Pulso Norteamericano Anual de Auditoría Interna se completó en noviembre de 2014. Los encuestados de las empresas que cotizan en la bolsa y que informaron que experimentaron algunos o muchos incrementos en el escrutinio desde el 2013, señalaron lo siguiente:

También se solicitó a los encuestados evaluar el impacto del aumento en el escrutinio de su trabajo por parte de auditoría externa. Entre los encuestados de las empresas que cotizan en bolsa y que experimentaron un aumento en el escrutinio por parte de auditoría externa desde el 2013, el 55 por ciento dijo que anticipaba un aumento en el número de horas de sus servicios de auditoría interna dedicadas a proporcionar asistencia directa a auditoría externa; mientras que el 38 por ciento esperaba que el número de horas permaneciera igual. De la misma manera, el 65 por ciento de los encuestados indicó que esperaba un aumento en los honorarios de auditoría externa; mientras que el 29 por ciento esperaba que dichas tasas se mantuvieran niveladas.

Si estas proyecciones son verdaderas, en un gran número de funciones de auditoría interna, se invertirá más tiempo trabajando para los auditores externos de la organización y los costos se incrementarán en el proceso.

[1]Center for Audit Quality (CAQ).

[2]The Institute of Internal Auditors (IIA).

[3]Public Company Accounting Oversight Board.Consejo para la Supervisión Contable de las Empresas Públicas (en Estados Unidos).

[4] La medida en la que el auditor externo puede utilizar el trabajo de otros depende de: (1) el riesgo asociado al control que está siendo evaluado; y (2) la competencia y objetividad de las personas cuyo trabajo el auditor planea utilizar (PCAOB Staff Audit Practice Alert No. 11, pp. 29–32, October 2013, https://pcaobus.org/

[5] Ver AU 322.27 Uso de Auditoría Interna para Prestar Asistencia Directa al Auditor (Using Internal Audit to Provide Direct Assistance to the Auditor) en https://pcaobus.org/ AU322.aspx#ps-pcaob_9e866820-079b-43f4-a9be-7298c11eb5da.

[6] Gestión de Riesgo Empresarial. En inglés: ERM Enterprise Risk Managment.

[7] Fuente: Tratando de abordar el cambio: una mirada a los nuevos requisitos del PCAOB, IIA Auditor Executive Center, 2014, https: //www.grantthornton.com/~/media/content-page-files/advisory/pdfs/2014/BAS-CEA-PCAOB-alert.ashx.14

[8] North American Pulse of Internal Audit

Fuente: http://www.thecaq.org/