Por: CP Iván Rodríguez. Colaborador de Auditool 

La auditoría remota

La actual pandemia ha creado dificultades y desafíos para organizaciones de diferentes clases. Al mismo tiempo, también ha logrado que las personas busquen nuevas formas de trabajar, particularmente con usos innovadores de la tecnología. Ahora hay un modelo híbrido entre actividades presenciales y remotas que probablemente se extenderá más allá de la pandemia, lo que implica que los directores de empresas y los líderes de equipos de auditoría deban ajustar sus estrategias para ejecutar el trabajo, interactuar con las partes interesadas, implementar soluciones tecnológicas, fomentar el desarrollo de empleados y promover una cultura positiva.

La sociedad hoy día ha mostrado tanto fortalezas y debilidades en un amplio espectro de temas, como la economía, la geopolítica e incluso el medio ambiente. Ahora bien, para la profesión de la auditoría, ha sido una gran oportunidad de mostrar su notable capacidad de adaptarse a los tiempos de crisis. Las respuestas innovadoras de los profesionales a los nuevos desafíos creados por el trabajo remoto son una prueba positiva de la agilidad y adaptabilidad de la auditoría. La incorporación de la tecnología ha sido vital en este proceso. Son evidencia, desde el creciente uso de drones y soluciones de software en la nube hasta el aprovechamiento de la tecnología para mejorar los procesos de auditoría.

Hace menos de dos años, en los primeros meses de 2020, muchos empleados y trabajadores de oficinas en diferentes partes del mundo debieron llevar sus computadoras, archivos y documentos y se dirigieron a sus casas para trabajar de manera remota. La mayoría de las personas esperaba volver a las operaciones normales en unas cuantas semanas o unos pocos meses. Por su parte, las organizaciones se dedicaron a garantizar que los empleados tuvieran los recursos suficientes para trabajar desde casa, verificar que los protocolos de TI estuvieran en su lugar y elaborar estrategias sobre cómo responder a un panorama empresarial ahora en gran parte virtual.

En el caso de las áreas de auditoría, ha sido necesario modificar la planeación anual o periódica, se suspendieron o redefinieron las visitas in situ y se reinventaron las formas de trabajo. Ahora, lo que se considera operaciones normales o la nueva normalidad consiste en procesos y procedimientos actualizados y adaptados con nuevas tecnologías para responder a un mercado cambiante. El trabajo remoto es ahora algo más allá que una solución temporal para enfrentar la pandemia.

Si bien los auditores ya contaban con experiencia en el trabajo a distancia, el cambio a un entorno híbrido o remoto ha requerido flexibilidad y creatividad para encontrar alternativas al compromiso tradicional frente a frente. Los equipos de auditoría han identificado nuevas formas de acceder a la información y probar nuevos métodos de aseguramiento, y han explorado formas significativas de interactuar con los miembros del equipo, así como para establecer relaciones con las partes interesadas. El nuevo desafío es cómo capitalizar las lecciones aprendidas en los últimos meses para empoderar y apoyar aún más a la fuerza laboral híbrida en el futuro.

Por ejemplo, cambiar los procesos puede requerir una vigilancia adicional en otras áreas, puesto que no se están haciendo las cosas como habitualmente se hacen. Hay que asegurarse que no se pierde información importante, tal como aquella que anteriormente se obtenía en las visitas al sitio. Es importante entender y documentar lo necesario para que las partes interesadas y otros auditores tengan la información pertinente. El caso de los inventarios es ilustrativo. Para las observaciones virtuales, la planificación es clave para evitar los puntos ciegos. En algunas organizaciones, los auditores realizan sesiones de planificación con ubicaciones, realizando recorridos detallados de los espacios donde se guarda el inventario. Los equipos de auditoría identifican y abordan posibles problemas antes del recuento físico, tales como asegurarse de que pueden ver todo el espacio, que la conectividad es confiable y que es posible leer una etiqueta de inventario a través de la cámara y entender su contenido para minimizar la confusión durante la observación del recuento real.

Para que un auditor o una firma de auditoría transiten sin dificultades en el tema de la auditoría remota, es importante que tengan en cuenta lo siguiente:

• Es importante la construcción de relaciones clave con las partes interesadas de la auditoría. Los líderes deben hacer un esfuerzo para programar reuniones informales y formales y fomentar las colaboraciones entre auditores y partes interesadas de auditoría en todos los niveles de la organización.
• La inversión en tecnología para apoyar el entorno de trabajo virtual debe mantenerse. Las áreas o departamentos de auditoría deben utilizar de manera eficiente la tecnología para acceder y compartir mejor la información, trabajar con las partes interesadas, realizar compromisos y probar nuevos métodos de aseguramiento.
• Los líderes de auditoría deben continuar fomentando el desarrollo de sus equipos y deben promover una cultura positiva en un entorno remoto. Las áreas de auditoría pueden aprovechar la tecnología para ciertas actividades sociales tales como reuniones en línea, juegos, clubes virtuales y otras formas de conectar a los compañeros de trabajo.
• Los procesos modificados y adaptados a las nuevas circunstancias requieren una vigilancia adicional, y los auditores deben cultivar una mentalidad más abierta y adaptable.

Adicionalmente, se requiere que los auditores fortalezcan su pensamiento analítico y crítico, junto con las habilidades de comunicación, puesto que ambas habilidades son necesarias para pasar con éxito de la auditoría in situ a la auditoría híbrida o remota. Esto puede implicar repensar los procesos y procedimientos de auditoría.

Toda vez que una parte de las visitas a los clientes se pueden reemplazar por mecanismos remotos, hay ahorros de tiempo y dinero, tanto para el cliente como para los auditores. Hay menos gastos de desplazamientos, hospedajes y demás erogaciones que se requieren cuando hay desplazamientos físicos a las instalaciones.

Algunos auditores se reúnen con los clientes con el propósito de examinar si es necesario modificar procesos, de manera que se asegure mantener el cumplimiento normativo en un entorno remoto. Estas reuniones de colaboración son una interesante oportunidad para encontrar soluciones innovadoras en beneficio de los clientes y socios comerciales.

Teniendo en cuenta que las consecuencias de la pandemia continuarán variando e influyendo en el comportamiento de las personas frente a una gran cantidad de temas, incluido el equilibrio entre el trabajo y la vida, las expectativas de las partes interesadas, la justicia social y la sostenibilidad entre otras, los auditores deben ser receptivos ante las nuevas realidades y aceptar el cambio, con una mentalidad adaptable. Esto requiere fortalecer la preparación en nuevas técnicas y procedimientos, una mayor interacción con la tecnología y una mente disruptiva que le permita el cumplimiento de los objetivos frente a riesgos y circunstancias cambiantes.

CP Iván Rodríguez

Auditor y Consultor, Diplomado en Alta Gerencia de Seguros y Derecho de Seguros. Especialista en Dirección Financiera y Desarrollo Organizacional, Diplomado en Gerencia de la Calidad, Contador Público de la Pontificia Universidad Javeriana, con 20 años de experiencia en diversas empresas. Amplia experiencia en la elaboración y ejecución de auditorías y revisorías fiscales. Dirección y ejecución de asesorías, consultorías y capacitaciones. Colaborador de Auditool

Bogotá DC, Colombia