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Esta guía describe las razones por las cuales las organizaciones necesitan reforzar sus esfuerzos en prevención del fraude, consolidando las mejores prácticas para los gerentes de auditoría y otras áreas de administración de gestión del riesgo. 

En esta guía se presenta una metodología para evaluar el riesgo de ocurrencia de fraude y corrupción, que nos orienta al uso de indicios para ayudar a garantizar que se identifiquen los riesgos, aumentando la eficacia de las estrategias de evaluación y mitigación del riesgo de fraude y de corrupción.

El objetivo de esta guía es ayudar a los auditores a evaluar los controles internos de antifraude, mediante la aplicación del Triángulo del Fraude como herramienta útil.

El fraude en el Estado no se diferencia en su tipología del fraude en organizaciones privadas, configurándose en las tres grandes categorías:

• Apropiación indebida de activos
• Corrupción
• Declaraciones fraudulentas

En la siguiente guía se exponen diferentes aspectos, los cuales se relacionan con fraude en el sector público. 

La Junta Directiva es el máximo nivel gerencial, y se ocupa de establecer y cumplir los planes de negocios coordinados con el Consejo de Administración.

El Comité de Auditoría, por su parte, es un subgrupo del Consejo de Administración que atiende temas como la contratación y remoción de los auditores externos y la selección, evaluación de desempeño y remoción del director de auditoría interna.

En la medida en que trabajar bajo COVID -19 es la nueva normalidad, las organizaciones deben estar atentas a los factores de riesgo de fraude que pueden impactar a la organización en diferentes campos, de tal forma que puedan estar alerta y monitorear los controles existentes.

El propósito de esta guía es proveer una orientación sobre qué criterios y aspectos deben incluirse en un código de conducta, con el fin de crear un mecanismo sobre los valores de la organización, un respaldo para el programa antifraude y una metodología preventiva enfocada en evitar que se corrompan individuos íntegros.

La administración de los riesgos de fraude interno y delito externo tienen aspectos comunes a la gestión general de riesgos de negocios y otros que les son particulares y específicos. En esta guía se inicia por desarrollar los conceptos generales, para luego abordar los desafíos y dificultades que presenta la labor, y finalmente proponer una metodología para llevar a cabo la tarea.

Se debe establecer un programa antifraude para determinar aquellos delitos que se pueden llegar a cometer por parte de algún encargado de la entidad o de algunos privados con intereses opuestos. El siguiente documento es una guía para la elaboración de un programa antifraude.

La Política de Fraude lleva dentro de su implementación la definición de responsabilidades dentro de cada actividad requerida, lo cual es clave dentro del éxito de la gestión de riesgos.

Implementar el Plan Estratégico Antifraude en las organizaciones debe considerar para cada principio las correspondientes acciones y entregables, direccionados hacia cada uno de los puntos críticos que pueden afectar su puesta en marcha. La siguiente guía de implementación tiene como objetivo orientar en cómo gestionar los puntos críticos y cuáles son los potenciales entregables; cada organización lo debe revisar y ajustar de acuerdo con sus objetivos.

La planeación estratégica antifraude debe considerar variables como tiempo, gestión del cambio, operaciones y cultura organizacional, entre otras variables, permitiendo analizar cada principio y sus correspondientes puntos críticos.

Las transacciones de la organización en las diferentes áreas pueden reflejar alertas de factores de fraude, que incluyen la falta de oportunidad en el registro contable, los cambios recurrentes de entidades financieras y las transacciones inusuales en los cierres de período.

La vinculación de proveedores y su contratación recurrente, puede representar un riesgo de fraude continuo para la organización ante la debilidad y/o ausencia de controles, por lo cual la administración deberá estar alerta a diferentes señales para proceder con acciones que permitan su mitigación.

La nómina es un proceso altamente sensible para la ocurrencia de fraudes, por lo cual las organizaciones deben estar alertas a la identificación de señales potenciales de fraude, de tal forma que se implementen oportunamente las acciones correctivas para su mitigación.

El fraude en las organizaciones a nivel internacional ha sido clasificado con varias categorías, de tal forma que las mismas puedan identificar el nivel de exposición que tienen por medio de una matriz para su evaluación.

El Comité de Auditoría debe estar atento a las señales de fraude, esto le permitirá orientar las acciones oportunas para su mitigación o protección de la organización.

El fraude en operaciones financieras puede generarse por medio de la anulación de procedimientos de control y por tanto permitir el registro de transacciones no autorizadas o que no corresponden a la realidad de los hechos económicos, siendo cada alerta información útil para evitar e identificar sucesos similares.

El auditor debe estar atento frente aquellos comportamientos que no debe desarrollar, pues los mismos pueden tener un impacto negativo tanto en su credibilidad como en los resultados de su trabajo.

La herramienta ayuda a las organizaciones a identificar las áreas que requieren mejorar los controles frente al fraude y la corrupción.

Gestionar el riesgo de fraude y corrupción incluye evaluar el programa para afrontar dichos riesgos, de tal forma que las organizaciones puedan identificar las brechas en sus controles y así fortalecer su programa partiendo de la evidencia de cada área.

Los activos fijos son bienes utilizados para apoyar el desarrollo del objeto social de las organizaciones, sin embargo, la adquisición, administración y baja de los mismos, pueden generar alertas de fraude, que van desde el uso con fines personales, pasando por la clasificación incorrecta del activo o la baja no autorizada.

Las organizaciones deben implementar programas de prevención frente a la suplantación de identidad de sus clientes, de tal forma que entre dichos programas se tenga la identificación de alertas.

El fraude en correos electrónicos, llamadas telefónicas o transacciones, es cada día más habitual, situación que demanda conocer aquellas señales que pueden representar un riesgo de fraude desde el punto de vista empresarial y personal.

Las señales de alerta de fraude de TI son indicadores críticos que pueden ayudar a las organizaciones a identificar potenciales actividades fraudulentas dentro de sus sistemas y operaciones de tecnología de la información.

El fraude es considerado en las organizaciones sólo cuando su materialización cuestiona las acciones y el liderazgo de los dueños de los procesos, o cuando el valor del mismo compromete la situación financiera de la organización, pero su naturaleza lo convierte en un enemigo silencioso que se involucra en los diferentes niveles y procesos de la organización.

La verificación de las prácticas que son desarrolladas alrededor de los estados financieros pueden permitir la identificación de deficiencias a lo largo del proceso, que van desde fallas en la estructura del área hasta el registro de operaciones sin los niveles de autorización requeridos.

Los inventarios en las organizaciones pueden representar uno de los activos con mayor participación, así como uno de los elementos más vulnerables a su pérdida, según sea el tipo de inventario, razón por la cual se sugiere que las organizaciones estén atentas a las señales de fraude, pues la implementación oportuna de controles puede reducir su probabilidad de ocurrencia.

La identificación oportuna de los riesgos de fraude en los procesos de la organización permite a sus miembros diseñar e implementar acciones preventivas, así como establecer un plan de respuesta efectivo y acorde a la estructura de la compañía.