La gestión de riesgos de proyectos es un área que me focalizo cuando me convocan a colaborar en proyectos por iniciarse o en proyectos ya iniciados. Estoy convencido que PRM (Project Risk Management) es un factor crítico de éxito del proyecto, por lo tanto es un área que hay que dedicarle el tiempo y los recursos suficientes para incrementar la probabilidad de éxito del proyecto.
No obstante recurrentemente veo que en los proyectos no se dimensiona adecuadamente la importancia de PRM y que los mismos fallan muchas veces debido a una inadecuada gestión de los riesgos.
Entendemos por Riesgo de Proyecto un evento incierto que en caso de tangibilizarse, tiene un efecto positivo o negativo en la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto.
Entendemos por Project Risk Management el conjunto de actividades que el equipo de proyecto o la Compañía lleva adelante para optimizar los riesgos del proyecto. Es el diseño sistemático, implementación y monitoreo de acciones para identificar, priorizar y analizar los riesgos del proyecto y para seleccionar e implementar acciones mitigantes para optimizar los riesgos. PRM busca anticipar problemas y que los mismos no se conviertan en issues del proyecto. La premisa fundamental de Project Risk Management es que es importante obtener entendimiento acerca de la naturaleza de los riesgos antes de que se tangibilicen y proactivamente tomar acciones para influir favorablemente sobre él .
Ahora bien, algunas de las causas (entre otras) que he visto por las cuales muchas veces no se priorizan las actividades de Risk Management en gestión de proyectos son:
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Muchas veces se cree que los riesgos no se van a tangibilizar.
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Falta de tiempo para considerar y gestionar los riesgos.
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Exceso de confianza – Se cree que en caso de efectivizarse el riesgo se va a poder resolver por si mismo
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No es atractivo para el equipo gestionar los riesgos. Los temas operacionales y las urgencias por la ejecución y el cumplimiento de metas, se privilegian sobre las actividades de planificación en cuanto a gestión de riesgos.
Al implementar procesos de gestión de riesgos dentro de la gestión de proyecto tenemos que tener en cuenta entre otros los siguientes aspectos:
- La comunicación es crucial, en particular entre el Project Manager y el equipo de proyecto. Las estadísticas muestran que en muchos casos el miembro del equipo conocen los riesgos con anterioridad a que sucedan pero el Project Manager lo desconocía. Es notorio ver como en los proyectos que han fallado, en general los miembros del equipo conocían con anticipación las razones de la falla, pero no se habían tomado medidas para prevenir los riesgos.
- A partir de la planificación inicial del proyecto se deben asignar tiempos específicos para las actividades de Risk Management.
- Se deben establecer roles y responsabilidades claras para las actividades de PRM.
- Se debe establecer un proceso continuo y que se encuentre operativo dentro del proyecto. Esta actividad no se limita a la evaluación inicial de riesgos, sino que deben evaluarse recurrentemente los riesgos del proyecto y el seguimiento de las acciones mitigantes que se hayan definido. El proceso de identificación, análisis, mitigación, monitoreo y reporting es un proceso continuo y de retroalimentación.
Dimensionar adecuadamente los procesos de PRM, dedicarle el tiempo a evaluar posibles riesgos, su probabilidad e impacto, y planificar acciones preventivas, son medidas que ayudan a el cumplimiento de los compromisos adquiridos, disminuyendo las acciones de “apagar incendios” y de emergencias que se suelen ver en proyectos complejos.
Alejandro Alemany
Nergis Business Consulting (Consultoría - Auditoría - Capacitación - Outsourcing)
Fuente: www.portalcontar.com.ar (Red Asociada de Auditool.org)
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