Control Interno

Ya sea por cuestiones de control interno o bien por temas de administración de los procesos de negocios los manuales de procedimientos son una herramienta indispensable a la hora de documentar y transmitir los alcances y objetivos de éstos. Sin embargo es muy poco el material que puede encontrarse para ayudarnos a elaborar un correcto documento que cumpla con todas las exigencias que requieren. Espero en esta serie de artículos cumplir con ese propósito.

Para una mejor comprensión abarcaremos los aspectos a tener en cuenta para el correcto desarrollo de un Manual de Procedimientos desde dos puntos diferentes:

1. Aspectos Formales
2. Contenidos

Aspectos Formales:

Tenemos que tener en claro que las organizaciones pueden llegar a ser monstruosas corporaciones o bien pequeñas empresas ubicadas en una oficina. Independientemente de ellos distintos sectores pueden estar involucrados en un mismo proceso de negocios. Vamos al ejemplo de un proceso de abastecimientos donde intervienen (como mínimo):

Un sector solicitante de un pedido (por ejemplo Producción)

• El sector de Comprar propiamente dicho que se encarga de realizar la gestión (y efectúa una orden de compra)
• Almacenes que recepciona la o las mercaderías y conforma el Remito del Proveedor.
• El sector de Cuentas a Pagar que recibe la correspondiente factura.
• Contaduría, Tesorería etc, de acuerdo al nivel de detalle podrían estar incluidos en este procedimiento.

Y así como existe este típico proceso “cross-company” cada uno de los sectores desarrollan sus propios procedimientos (que pueden o no conectarse en algún punto con otros departamentos de la organización).

¿Se imaginan cada uno de ellos haciendo sus propios procedimientos como quieran?

Algunos con carátulas, desarrollados en una sola carilla y otros con una descripción maratónica.

Y esto no es culpa de los sectores en particular, esto es un problema mayor ya que no existe una GUIA o EJEMPLO que les permita tomar como referencia para poder documentar sus tareas y funciones.

Es claro el desgaste que puede causar para un analista X que lea, comprenda y transmita lo que quiso escribir el resto de la compañía. Necesitamos urgente alguien que nos ayude y como no tenemos un área de Organización y Métodos (OM) vamos a tener que trabajar en ello.

El primer punto entonces es DESARROLLAR UN MANUAL PARA ESCRIBIR MANUALES

Este Manual deberá contener todas las pautas que deben cumplir el resto de los manuales de cada área de la empresa. De esta forma homogeneizamos y estandarizamos los documentos que circularán por el resto de la compañía y cuando, al analista de compras, le llegue un procedimiento de contabilidad, sabrá como leerlo y donde buscar la información que le compete.

Entre otros aspectos este manual detallará:

• Formato (fuente, tipografía, carátula, anexos obligatorios).
• Estructura de un procedimiento
• Cadena de Revisión
• Contenidos

Como mejor práctica deberíamos numerar en forma interna nuestros manuales de procedimientos, de tal forma llamaremos a este documento Manual 00.

En la próxima entrega detallaremos los contenidos de este procedimiento y, por consiguiente, como llegaremos a obtener el manual que todos estamos buscando...

HASTA LA PRÓXIMA.

Luis M. Romero
Founder / CEO PortalContAr.com.ar
Buenos Aires – Argentina